Sagen Sie Besprechungen im Voraus ab, um nicht wie ein Idiot auszusehen.
Es ist die grundlegende Etikette am virtuellen Arbeitsplatz, Besprechungen im Voraus zu planen. Es gibt den Besprechungsteilnehmern einen Hinweis und sie können ihre Terminpläne für die Besprechung offen halten. Aber so wichtig wie die Planung eines Meetings ist, so wichtig ist es, sie darüber zu informieren, wenn ein Meeting abgesagt wird.
Microsoft Teams macht es unheimlich einfach, Besprechungen abzusagen, die Sie in der App angesetzt haben. Sie können eine Besprechung nur absagen, wenn Sie der Organisator der Besprechung sind. Wenn Sie zu einem Meeting eingeladen wurden, können Sie es nur aus Ihrem Kalender löschen und nicht stornieren.
Jetzt gibt es zwei Arten von geplanten Meetings: eigenständige Meetings und wiederkehrende Meetings. Sehen wir uns an, wie Sie jede Art von Besprechung in Microsoft Teams absagen können.
Notiz: Wenn ein geplantes Meeting keine Teilnehmer hat, gibt es keine Möglichkeit, das Meeting abzusagen. Da es jedoch keine Teilnehmer gibt, müssen Sie niemanden über die Absage informieren. Es macht also keinen Sinn, das Treffen abzusagen.
Abbrechen eines eigenständigen Meetings
Öffnen Sie Microsoft Teams und gehen Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite auf die Registerkarte „Kalender“.
Gehen Sie dann zu dem Meeting, das Sie abbrechen möchten, und klicken Sie darauf.
Ein kurzes Optionsmenü wird angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.
Der Bildschirm mit den Besprechungsdetails wird geöffnet. Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche „Meeting abbrechen“.
Eine Bestätigungsaufforderung wird angezeigt. Sie können den Besprechungsteilnehmern eine Stornierungsnotiz hinzufügen, dies ist jedoch völlig optional. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Meeting abbrechen“.
Dadurch wird die Besprechung aus Ihrem Kalender gelöscht, und Microsoft Teams benachrichtigt auch die Besprechungsteilnehmer über diese Entwicklung.
Notiz: Das Abbrechen eines Meetings in Microsoft Teams funktioniert nur für Microsoft 365-Benutzer. Für kostenlose Microsoft Teams-Benutzer müssen Sie die Personen, denen Sie den Besprechungslink gesendet haben, manuell über die Absage informieren. Löschen Sie außerdem das Ereignis, damit niemand dem Meeting beitreten kann, falls er das Memo nicht erhält. Gehen Sie zur Registerkarte Besprechungen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Weitere Optionen“ (Menü mit drei Punkten) und wählen Sie „Löschen“ aus den Optionen.
Absagen einer wiederkehrenden Besprechung
Sie können auch Besprechungen planen, die sich regelmäßig wiederholen. Bei der Absage dieser Besprechungen sind zwei Dinge zu beachten: Ob Sie ein einzelnes Besprechungsereignis oder die komplette Serie absagen möchten.
Abbrechen eines einzelnen Meetings
Wenn Sie einen einzelnen Termin absagen möchten, gehen Sie zur Registerkarte Kalender und klicken Sie auf den Termin des Meetings, das Sie absagen möchten.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Bearbeiten“. Ein Dropdown-Menü wird erweitert. Wählen Sie „Vorkommen bearbeiten“ aus den Optionen.
Die Besprechungsdetails werden geöffnet. Klicken Sie dann oben links auf die Schaltfläche „Meeting abbrechen“.
Auch hier werden einige Optionen erweitert. Klicken Sie in den Optionen auf "Auftritt abbrechen". Wenn Sie Ihre Meinung zu diesem Zeitpunkt ändern, können Sie auch die gesamte Serie abbrechen, indem Sie auf die Option „Serie abbrechen“ klicken.
Eine Bestätigungsaufforderung wird angezeigt. Fügen Sie eine Stornierungsnotiz hinzu, wenn Sie möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Vorfall abbrechen", um nur diesen einzelnen Besprechungsvorgang abzubrechen, und Microsoft Teams benachrichtigt die beteiligten Teilnehmer.
Absagen der gesamten Meeting-Serie
Wenn Sie stattdessen die gesamte Besprechungsserie absagen möchten, gehen Sie zur Registerkarte Kalender und klicken Sie im Kalender auf eine beliebige Besprechung aus der Serie.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ und wählen Sie „Serie bearbeiten“ aus den Dropdown-Optionen.
Die Besprechungsdetails werden geöffnet. Klicken Sie auf die Option „Meeting abbrechen“. Beim Bearbeiten der Serie wird nicht gefragt, ob Sie das Vorkommen oder die Serie abbrechen möchten. Es wird die Serie mit einem einzigen Klick abbrechen.
Eine Bestätigungsaufforderung wird angezeigt. Fügen Sie eine Absagenotiz für die Besprechungsteilnehmer hinzu, wenn Sie eine personalisierte Nachricht zur Absage hinzufügen möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Serie abbrechen“.
Die gesamte Meeting-Reihe wird abgesagt und die Meeting-Teilnehmer werden über dieses Update informiert.
Das Absagen eines Meetings, damit Sie die Zeit anderer Teilnehmer nicht verschwenden, ist genauso wichtig wie das Planen von Meetings. Glücklicherweise macht es Microsoft Teams wirklich einfach, jede Art von Besprechung abzusagen und benachrichtigt die Teilnehmer dabei auch.