Was ist Google Workspace und wie wird es verwendet?

Der Spickzettel, den Sie für den Einstieg in Google Workspace benötigen

Google ist an dieser Stelle auf die eine oder andere Weise ein Teil des Lebens von fast jedem. Und obwohl Google im alltäglichen Leben die größte Popularität genießt, ist seine Präsenz im geschäftlichen Ökosystem ebenso unbestreitbar.

Aber die jüngsten Ereignisse haben die Arbeitsweise von Unternehmen verändert. Und diese Transformation hat auch ihren Weg in die Produktivitätsdienste von Google gefunden. Google Workspace ist das Endergebnis dieser Metamorphose, die letztes Jahr begann, als die ganze Welt eine beispiellose Veränderung unserer Arbeitsweise erlebte. Schauen wir uns genau an, was dieser Service ist und was er zu bieten hat.

Was ist Google Workspace?

Wenn Sie Google Workspace nicht kennen, kennen Sie vielleicht G Suite – den ehemaligen Spitznamen für Google Workspace. Ein tieferes Eintauchen in die Vergangenheit erinnert Sie auch an Google Apps for Domain, den Ausgangspunkt dieser Reise. Aber all diese Namensänderungen haben auch für Verwirrung gesorgt.

Einfach ausgedrückt ist Google Workspace eine weiterentwickelte Form der G Suite, die selbst eine Weiterentwicklung von Google Apps for Domain war. Betrachten Sie es als den Evolutionsprozess für das Pokémon!

In gleicher Weise bietet Google Workspace ein umfassenderes Erlebnis mit mehr Funktionen als seine vorherigen Iterationen. Die Apps haben jetzt eine tiefere Integration ineinander, anstatt ein eigenständiges Erlebnis zu sein.

Bisher musste auf alle Dienste von Google separat zugegriffen werden, da sie so konzipiert sind. Mit Google Workspace erhalten Sie alles, was Sie brauchen, an einem Ort – Gmail, Chat, Kalender, Drive, Meet, Docs, Tabellen, Aufgaben usw. – Sie bekommen den Punkt. Diese tiefere Integration ermöglicht es Unternehmen, effizienter zusammenzuarbeiten, anstatt ständig zwischen Apps zu wechseln.

Ist Google Workspace kostenlos?

Obwohl die einzelnen Dienste, die Google anbietet, wie Gmail, Meet, Chat, Drive usw., Nutzern mit einem persönlichen Google-Konto kostenlos zur Verfügung stehen, ist Google Workspace insgesamt ein kostenpflichtiger Dienst. Dazu gehört auch die komplette Unternehmenslösung von Google Workspace.

Die Nutzung von Google Workspace für alle ist kostenlos, aber wir kommen gleich dazu. Google Workspace steht im Wesentlichen nur zahlenden Abonnenten oder Bildungseinrichtungen und gemeinnützigen Organisationen kostenlos zur Verfügung.

Es gibt Funktionen, auf die Benutzer nur als Teil von Google Workspace Zugriff haben, wie die tiefere Integration von Meet, die ein Bild-in-Bild der Besprechung in Chat, Docs, Präsentationen und Tabellen ermöglicht. Die Funktion ermöglicht eine effektivere Zusammenarbeit und Präsentation.

Was ist Google Workspace für alle?

Google hat kürzlich bekannt gegeben, dass es Google Workspace für alle verfügbar gemacht hat. Und das sind auch Leute mit einem kostenlosen Google-Konto. Aber was bedeutet das wirklich? Die kostenlose Version von Google Workspace bringt im Moment nicht wirklich viele Änderungen mit sich.

Es beinhaltet im Grunde ein komplettes Rebranding und eine tiefere Integration der Google-Apps, genau wie Google Workspace for Business. Google hat diese Änderungen seit letztem Oktober langsam eingeführt und die Chancen stehen gut, dass Sie sie bereits verwenden. Der einzige Unterschied besteht darin, dass es jetzt offiziell für alle verfügbar ist und nicht im Early Access.

Um dieses Google Workspace-Erlebnis für Ihr Google-Konto zu aktivieren, müssen Sie Google Chat aktivieren. Sobald Sie Google Chat aktivieren, ersetzt es Google Hangouts und der Chat und die Chatrooms werden in Gmail integriert.

Räume bieten Ihnen einen Raum für die Zusammenarbeit, in dem Sie kommunizieren, Ideen austauschen und wichtige Informationen verfolgen können.

Später in diesem Jahr wird Google Räume in Räume mit einer optimierten Benutzeroberfläche verwandeln. Spaces werden für alle verfügbar sein, sowohl für kostenpflichtige als auch für kostenlose Google Workspace-Konten. Spaces bietet außerdem Funktionen wie In-Line-Themen-Threading, Anwesenheitsindikatoren, benutzerdefinierten Status, ausdrucksstarke Reaktionen sowie eine neue Benutzeroberfläche.

Sobald Spaces eintrifft, ändert sich auch die Benutzeroberfläche für Gmail. Das linke Navigationsmenü ähnelt eher den unteren Symbolleisten von Android- und iOS-Apps. Die Seitenleiste wäre kompakter und zusammenklappbar.

Mit Google Workspace können Benutzer wichtige Informationen an einem Ort aufbewahren, den nächsten Familienausflug planen, ihre Fotos und Videos an einem Ort aufbewahren und mit Google Tabellen das Familienbudget im Auge behalten.

Aber das ist alles, was Google Workspace für kostenlose Google Workspace-Konten auf den Tisch bringt. Nun, das und das neue Farbschema, das Teil des Rebrandings ist. Aber anscheinend plant Google im Laufe des Jahres auch weitere Änderungen und Verbesserungen in Form von Smart Canvas in Workspace.

Smart Canvas: Der Arbeitsbereich der Zukunft ist auf dem Weg

Google nimmt es ernst damit, Workspace zu einem Ort zu machen, an dem die Zusammenarbeit gedeiht. Später in diesem Jahr wird Google viele Änderungen an Google Workspace in Form von Smart Canvas vornehmen, die die Zusammenarbeit zwischen Google-Apps verbessern werden.

Smart Canvas wird die Apps wie Google Docs, Sheets und Slides verbessern. Bereits verfügbar, wenn Sie @-Erwähnungen in Google Docs verwenden, wird ein Smart-Chip angezeigt, der zusätzliche Informationen wie empfohlene Personen, Dateien und Besprechungen anzeigt, die Sie in das Dokument einfügen können.

Andere Mitarbeiter im Dokument können dann schnell Besprechungen und Personen überfliegen oder eine Vorschau von Dokumenten anzeigen, ohne die Registerkarten wechseln zu müssen. Smart Chips werden in den kommenden Monaten auch zu Sheets kommen.

In den kommenden Monaten werden diese intelligenten Chips Teil interaktiver Bausteine ​​sein. Die neuen interaktiven Bausteine ​​werden intelligente Chips, Vorlagen und Checklisten enthalten.

Sie können auch anderen Personen aus Google Docs Checklisten-Aktionselemente zuweisen. Diese Aktionselemente werden auch automatisch in Google Tasks angezeigt, sodass Sie Ihre To-Do-Listen einfacher verwalten können.

Eine weitere Änderung im Rahmen des Smart Canvas sind Tabellenvorlagen in Docs. Einige Vorlagentypen umfassen „Themenabstimmung“-Tabellen, um Team-Feedback zu sammeln, und „Projekt-Tracker“-Tabellen, um Meilensteine ​​und Status zu erfassen.

Sheets werden auch einige wichtige Upgrades erhalten. Neben Smart-Chips führt Google auch neue Ansichten in Google Tabellen ein. Die Timeline-Ansicht, eine der Ansichten, die Teil dieses Upgrades sind, ordnet Blätter in einer Ansicht neu an, die das Nachverfolgen von Aufgaben erleichtert.

Um die Zusammenarbeit zu vereinfachen, wird in Docs, Sheets und Slides auch eine Schaltfläche "Google Meet" hinzugefügt. Bereits verfügbar, können Sie mit dieser Schaltfläche das Dokument, an dem Sie bereits arbeiten, direkt in Google Meet präsentieren, ohne dass Sie zum Starten eines Meetings zu Google Meet gehen müssen. Alle Besprechungen in Ihrem Kalender werden automatisch angezeigt.

Man kann mit Sicherheit sagen, dass Google Workspace im Laufe des Jahres mit der Zusammenarbeit in seinem Zentrum zu einer viel besseren Erfahrung werden wird. Und es wird allen Google Workspace-Nutzern kostenlos und kostenpflichtig zur Verfügung stehen.

Plantypen (Editionen) für Google Workspace

Google Workspace ist ein Dienst für Geschäftsinhaber und bietet verschiedene Editionen (Monatspläne) für verschiedene Arten von Unternehmen. Aber als Google Workspace zum ersten Mal auf den Markt kam, war es nur für große Unternehmen und kleine Unternehmen mit mindestens wenigen Mitarbeitern sinnvoll, genau wie die G Suite, da diese Pläne angeboten wurden.

Aber jetzt ist Google Workspace auch perfekt für Kleinunternehmer geeignet, die im Wesentlichen ein Ein-Personen-Team sind. Um Google Workspace zu einem Ort für alle zu machen, hat Google jetzt auch „Google Workspace Individuals“ eingeführt.

Google Workspace-Einzelperson ist für einzelne Unternehmer, die ihre Leidenschaften in Geschäftsideen umsetzen. Aber wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, sind Ihre Anforderungen an ein Produktivitäts- und Kollaborationstool anders als die von Großunternehmen. Google Workspace Individual berücksichtigt dies und wurde speziell für diese Anforderungen entwickelt.

Google Workspace Individual bietet die Premiumfunktionen, die ein Unternehmen benötigt, und hält gleichzeitig die Komplexität fern, die ein Ein-Personen-Betrieb nicht erfordert. Es bietet unbegrenzte Besprechungen, Anrufaufzeichnungen, Geräuschunterdrückung, Umfragen und Fragen und Antworten in Google Meet, einem professionellen Kalender, der Termine einfacher macht, ein benutzerdefiniertes Gmail-Erlebnis mit E-Mail-Listen, Markenlogos und vielem mehr.

Notiz: Google Workspace Individual ist derzeit nur in den USA, Kanada, Mexiko, Brasilien, Japan und demnächst auch in Australien verfügbar.

Hier ist eine Übersicht über alle Pläne oder Editionen, die Google Workspace anbietet.

• Geschäftsstarter – $6 USD/Benutzer/Monat
• Geschäftsstandard – 12 USD/Benutzer/Monat
• Business-Plus – 18 USD/Benutzer/Monat
• Unternehmen – Benutzerdefinierte Preise, die Sie erhalten können, indem Sie sich an das Verkaufsteam von Google wenden. Es ist die teuerste Edition, bietet aber auch die meisten Funktionen.
• Google Workspace-Einzelperson – 9,99 USD pro Monat (7,99 USD pro Monat bis Januar 2022 im Rahmen einer Aktion)
• Google Workspace für Bildungseinrichtungen – Kostenlos für grundlegende Funktionen. Premium-Funktionen können im Rahmen von kostenpflichtigen Plänen erworben werden, die Education Standard, das Teaching and Learning Upgrade und Education Plus-Abonnements umfassen.
• Google Workspace für gemeinnützige Organisationen – Google bietet gemeinnützigen Organisationen die Funktionen des Business Starter-Plans kostenlos und des Business Standard 3 USD/Benutzer/Monat und des Business Plus-Plans für 5,04 USD/Benutzer/Monat. Enterprise Editin wird auch mit einem Rabatt von 70 % gegenüber dem Standardpreis angeboten.

Warum Google Workspace?

Die wichtigste Frage ist, was Google Workspace zu bieten hat. Warum ist es das Richtige für Sie? Einer der wichtigsten Aspekte von Google Workspace besteht darin, dass Workspace-Konten von einem Organisationsadministrator erstellt werden, im Gegensatz zu einfachen Google-Konten, die Einzelpersonen erstellen.

Das bedeutet im Wesentlichen mehr Kontrolle. Der Administrator hat mehr Kontrolle über die Standardeinstellungen für ein Workspace-Konto sowie über den App-Zugriff und die Sicherheitseinstellungen. Und das alles geschieht in der Cloud. Das IT-Team muss die Geräte weder einzeln noch physisch für Ihre Mitarbeiter oder Studenten konfigurieren. Sie können auch separate Richtlinien für Personen oder Personengruppen festlegen.

Auf diese Weise können Sie steuern, welche Apps und Einstellungen Sie Ihren Mitarbeitern oder Studenten zulassen möchten, die Sie mit persönlichen Konten einfach nicht haben können.

Google Workspace bietet auch viele zusätzliche Funktionen, auf die Sie mit einem kostenlosen Basiskonto keinen Zugriff haben. Beachten Sie jedoch, dass sich der Umfang der Funktionen, die Workspace bietet, je nach Edition oder Plantyp unterscheidet.

Grundlegende Apps in Google Workspace

Die meisten Editionen von Google Workspace bieten diese Apps als Teil ihrer Kernerfahrung mit erweiterten Funktionen.

• Google Mail: Benutzerdefinierte geschäftliche E-Mails für Ihr Unternehmen mit Spam- und Phishing-Schutz und einem werbefreien E-Mail-Erlebnis
• Treffen: Bis zu 250 Meeting-Teilnehmer je nach Edition. Sie erhalten außerdem zusätzliche Funktionen wie digitales Whiteboard, Besprechungsaufzeichnungen, Geräuschunterdrückung, Umfragen und Fragen und Antworten, Arbeitsräume, Anwesenheitsverfolgung, Moderationskontrolle, Handheben, In-Domain-Live-Streaming (vorbehaltlich der Workspace-Edition).
• Chat und Räume (bald zu Spaces): Zusätzlich zu den grundlegenden Funktionen von Google Chat und Chatrooms, in denen Sie nahtlos zusammenarbeiten können, bietet Google Workspace weitere erweiterte Funktionen. Dazu gehören erweiterte Chatrooms mit Threading-Räumen und Gastzugang. Der Gastzugang ermöglicht es Ihnen, mit Kunden und Partnern in Kontakt zu treten, die nicht zu Ihrem Unternehmen gehören. Sie können mit ihnen an Dateien und Dokumenten aus dem Chat zusammenarbeiten. Und bei gleichem Zugriff und gleicher Sichtbarkeit leidet Ihre Arbeit nicht.
• Kalender: Planen Sie mit Workspace Termine, teilen Sie Kalender und durchsuchen und reservieren Sie Konferenzräume.
• Antrieb: Erweiterter Cloud-Speicher (von 30 GB bis unbegrenzt), Drive für Desktop, geteilte Ablagen für Ihr Team, Zielgruppenfreigabe und Unterstützung für über 100 Dateitypen.
• Dokumente, Blätter: Erstellen Sie kollaborative Dokumente, Schreibunterstützung mit Smart Compose, Rechtschreib-Autokorrektur und Grammatikvorschläge, Interoperabilität mit Microsoft Office und benutzerdefiniertes Branding für Dokumente.
• Folien: Zusammenarbeit bei Präsentationen
• Formen: Umfrageerstellung, die eine einfachere Analyse mit intelligentem Ausfüllen, intelligenter Bereinigung und Antworten, benutzerdefinierten Markenvorlagenformularen umfasst
• Behalten: Halten Sie Ideen mit gemeinsamen Notizen fest
• Websites: Zusammenarbeit beim Bauen von Websites
• Strömungen: Social Networking für Ihr Unternehmen, in dem Mitarbeiter kommunizieren und miteinander interagieren können

Zusätzliche Apps in Google Workspace

Abhängig von Ihrer Google Workspace Edition oder zusätzlichen Käufen bietet Google Workspace diese Apps auch Abonnenten an.

• Domänen: Domainregistrierung mit integrierter Google Workspace-Anmeldung und -Konfiguration
• Cloud-Suche: Intelligente Suche in Ihrem gesamten Google Workspace (Daten von Drittanbietern und Drittanbietern)
• Gruppen und Gruppen für Unternehmen: E-Mail-Listen und Zugriffsverwaltung
• Gewölbe: Datenaufbewahrung, Archivierung und eDiscovery
• Jamboard: Kollaboratives digitales Whiteboard, das Sie sogar in Besprechungen verwenden können
• Stimme: Smart Voice Calling mit virtuellem Telefonsystem, das auf allen Geräten und im Internet funktioniert
• Apps-Skript: Erhöhen Sie die Leistung von Google Apps wie Kalender, Docs, Drive, Gmail, Tabellen und Präsentationen mit Apps Script. Sie können die Skripte weltweit veröffentlichen oder für Ihre Domain privat halten.
• AppSheet: Apps ohne Code erstellen
• Klassenzimmer: Strukturierte Lernräume für Lehrer und Schüler
• Erweiterungen: Integrieren Sie Anwendungen von Drittanbietern und Apps Script-Add-Ons

Google Workspace bietet auch Hardware für Google Meet, Sprachanrufe und Jamboard. Die Hardware ermöglicht Unternehmen, die sich derzeit für ein Hybridmodell entscheiden – im Büro und bei der Arbeit von zu Hause aus – effektiv zu arbeiten.

Google wird in Kürze auch den Companion-Modus in Google Meet einführen, um die Chancengleichheit bei der Zusammenarbeit an einem hybriden Arbeitsplatz zu fördern. Es ist für Organisationen gedacht, in denen sich nur wenige Personen in einem Konferenzraum aufhalten, während sie sich aus der Ferne mit anderen verbinden.

Der Begleitmodus bietet Teilnehmern im Konferenzraum eine eigene Videokachel und Zugriff auf andere Funktionen von Google Meet wie Handheben, Umfragen usw. auf ihrem Bildschirm, während sie die besten Audio- und anderen Videokonferenzfunktionen von Meet Hardware nutzen bietet an.

So verwenden Sie Google Workspace

Die Erfahrung mit Google Workspace ist für bezahlte (insbesondere Administratoren) und kostenlose Benutzer unterschiedlich, und daher ist das Erlernen der Verwendung zwei völlig unterschiedliche Kurven. Für Endnutzer von Workspace ist die Verwendung der Apps in Google Workspace jedoch sehr ähnlich, mit Ausnahme der exklusiven Funktionen.

Um auf die für Ihr Google Worskapce-Konto verfügbaren Apps zuzugreifen, gehen Sie in einem beliebigen Google-Dienst auf das Menüsymbol "Google Apps". Das Menü listet alle Apps auf, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Hier ist ein Tipp. Unabhängig davon, ob Sie ein kostenloser oder kostenpflichtiger Google Workspace-Benutzer sind, bietet Google schnelle „.new“-Verknüpfungen, die Sie direkt in die Adressleiste Ihres Browsers eingeben können, um ein neues Element dieser App zu erstellen.

• cal.new – Neues Kalenderereignis erstellen
• doc.new – Erstellen Sie ein Google-Dokument
• meet.new – Starten Sie ein neues Meeting bei Google Meet
• sheet.new – Erstellen Sie ein neues Google Sheet
• slide.new – Erstellen Sie eine neue Folie
• form.new – Neues Formular erstellen
• keep.new oder note.new – Neue Notiz starten
• site.new – Erstellen Sie eine neue Site
• jam.new – Neues Whiteboard starten

Verwenden von Google Workspace als bezahlter Nutzer

Um mit Google Workspace zu beginnen, gehen Sie zu workspace.google.com. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erste Schritte“ oder „Kostenlose Testversion starten“, je nachdem, was Sie auf Ihrem Bildschirm sehen. Für ein kleines Unternehmen könnte Business Starter oder Business Standard der richtige Weg sein. Google bietet eine kostenlose 14-tägige Testversion an, damit Sie genügend Zeit haben, sich zu orientieren und zu sehen, ob Google Workspace das Richtige für Sie ist. Wenn Sie Ihre Testversion vor Ablauf der 14 Tage kündigen, wird Ihnen das Abonnement nicht in Rechnung gestellt.

Wenn Sie ein Ein-Personen-Team sind und in einem der unterstützten Länder leben, können Sie Google Workspace Individual hier ausprobieren.

Notiz: Google Workspace Individual unterstützt keine benutzerdefinierten E-Mail-Adressen.

Da Google Workspace für Unternehmen gedacht ist, werden Sie bei der Einrichtung automatisch zum Administrator Ihrer Organisation. Wenn Sie jedoch neue Benutzer in Ihrer Organisation hinzufügen, können Sie eine andere Person zum Administrator machen.

Geben Sie Ihren Firmennamen, die Anzahl der Mitarbeiter und Ihr Land ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Geben Sie dann Ihre Kontaktdaten ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Jetzt müssen Sie wählen, ob Sie eine Domain haben oder nicht. Wenn Sie eine haben, klicken Sie auf die Option „Nein, ich habe eine“ und Sie können die Domain eingeben, die Sie bereits besitzen, und diese verwenden. Sie müssen bestätigen, dass Sie der Eigentümer dieser Domain sind, bevor Sie sie tatsächlich verwenden können. Andernfalls können Sie eine über Google Domains kaufen. Klicken Sie auf die Option "Ja, ich habe eine, die ich verwenden kann". Wenn Sie keine Domain haben, können Sie sie auch von woanders statt von Google Domains kaufen, aber wenn Sie sie über Google kaufen, müssen Sie den Verifizierungsprozess nicht durchlaufen.

Anschließend müssen Sie einen Nutzernamen für Ihr Google Workspace-Konto erstellen. Dies wäre die erste geschäftliche E-Mail-Adresse für Ihre Domain. Sie können später nach der Einrichtung von Google Workspace weitere Geschäftsadressen für Ihr Team erstellen. Erstellen Sie ein Passwort und klicken Sie dann auf „Zustimmen und fortfahren“.

Ihr Google Workspace ist mit einem geschäftlichen Google-Konto eingerichtet. Klicken Sie auf "Gehe zu Einrichtung" und Sie können Google Workspace für Ihre Organisation über die Admin-Konsole verwalten.

Nachdem Sie Ihre Domain bestätigt haben, können Sie Ihrer Organisation neue Nutzer hinzufügen und Apps wie Gmail über die Admin-Konsole einrichten. Wenn Sie dies jedoch nicht sofort tun möchten, können Sie es vorerst überspringen und später jederzeit von Google Admin aus tun.

Verwalten von Google Workspace

Als Administrator können Sie Google Workspace über die Admin-Konsole verwalten und steuern. Egal, ob Sie Nutzer hinzufügen oder entfernen, Organisationseinheiten verwalten (Googles Jargon zum Erstellen von Richtlinien für Ihre Organisation), Gruppen für Mailinglisten erstellen und verwalten und Richtlinien anwenden, verwalten, auf welche Apps Nutzer in Ihrer Domain von welchem ​​Gerät aus zugreifen können und alles Andernfalls finden Sie es in der Admin-Konsole.

Um auf die Admin-Konsole zuzugreifen, gehen Sie entweder zu admin.google.com und melden Sie sich mit Ihrem Google Workspace-Konto an. Oder Sie können über das Menü "Apps" von jedem Google-Dienst darauf zugreifen. Klicken Sie in praktisch jedem Google-Dienst, bei dem Sie angemeldet sind (google.com, gmail.com usw.) auf das Symbol "Google Apps".

Klicken Sie dann in den Apps auf die Option für "Admin". Die Option für „Admin“ steht nur Workspace-Benutzern zur Verfügung, die Administratoren für die Organisation sind.

Die Startseite der Admin-Konsole wird geöffnet. Über das einklappbare Navigationsmenü auf der linken Seite können Sie schnell alle Optionen zur Verwaltung von Google Workspace für Ihre Organisation durchsuchen.

Hinzufügen von Benutzern zu Ihrer Organisation

Nachdem Sie Google Workspace für Ihre Organisation eingerichtet haben, besteht der wichtigste Schritt darin, Ihrer Organisation Nutzer hinzuzufügen. Genau wie beim Erstellen einer Geschäftsadresse für sich selbst müssen Sie Benutzernamen und Passwörter für andere Benutzer erstellen, die Sie hinzufügen möchten, und die Anmeldeinformationen mit ihnen teilen. Sie müssen ihnen auch Lizenzen zuweisen, um die Dienste nutzen zu können.

Gehen Sie zu Ihrer Admin-Konsole und klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite auf die Option „Verzeichnis“.

Einige Optionen werden darunter erweitert. Klicken Sie in den verfügbaren Optionen auf „Benutzer“.

Wählen Sie dann unter "Alle Organisationen" die Organisationseinheit aus, zu der Sie den Benutzer hinzufügen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuen Benutzer hinzufügen“, um Benutzer nacheinander hinzuzufügen, wenn Sie kein großes Team haben.

Geben Sie die Informationen des Benutzers ein: seinen Vor- und Nachnamen, dann seine primäre E-Mail-Adresse. Workspace schlägt für die primäre E-Mail einen Benutzernamen vor, der sich von allen vorhandenen E-Mails in Ihrer Domain unterscheidet. Sie können diese verwenden oder selbst eingeben.

Wenn Ihre Organisation über mehr als eine Domäne verfügt, können Sie eine andere Domäne auswählen. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem @-Zeichen und wählen Sie die Domäne aus dem Dropdown-Menü aus.

Geben Sie dann die sekundäre E-Mail-Adresse für den Benutzer ein. Die sekundäre E-Mail kann ihre persönliche E-Mail sein, über die sie die Kontodetails erhalten. Sie können auch Ihre eigene E-Mail-Adresse eingeben, um die Anmeldeinformationen zu erfassen und später an sie weiterzuleiten.

Klicken Sie dann auf den Pfeil neben "Passwort, Organisationseinheit und Profilfoto des Benutzers verwalten". Das Festlegen eines Profilfotos oder das Bearbeiten der Organisationseinheit ist optional.

Sie müssen jedoch ein Passwort für den neuen Benutzer festlegen. Sie können automatisch ein Passwort generieren oder Ihr eigenes eingeben. Um den Benutzer aufzufordern, bei der Anmeldung ein neues Passwort festzulegen, müssen Sie die Option aktivieren.

Nachdem Sie alle Informationen hinzugefügt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuen Benutzer hinzufügen“.

Sofern der Benutzername nicht mit einem bestehenden Benutzernamen übereinstimmt, wird der neue Benutzer erfolgreich hinzugefügt. Wenn nicht, werden Sie aufgefordert, den Konflikt zu beheben.

Jetzt müssen Sie nur noch die Anmeldedaten mit der gewünschten Person teilen und sie kann mit der Nutzung von Google Workspace beginnen. Wenn Sie den Benutzer nach der Anmeldung aufgefordert haben, sein Passwort zu ändern, hat er 48 Stunden Zeit, das Passwort zu ändern. Wenn die Zeit abgelaufen ist, läuft der Link zum Zurücksetzen ab und Sie (der Administrator) müssen ein neues Passwort für sie erstellen.

Bei einem neuen Nutzer kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis alle Google Workspace-Dienste aktiv sind. Wenn Sie während dieses Zeitraums versuchen, auf einen Dienst zuzugreifen, erhalten Sie möglicherweise die Meldung, dass Sie keinen Zugriff haben.

Benutzer in großen Mengen hinzufügen

Für eine große Organisation können Sie Benutzer auch in großen Mengen hinzufügen, und es gibt viele Möglichkeiten dafür. Abhängig von Ihrem Organisationstyp können Sie auswählen, was für Sie richtig ist.

• Benutzer aus einer CSV-Datei hinzufügen
• Verwenden Sie die Admin SDK Directory API, wenn Sie Programmierkenntnisse haben
• Synchronisieren Sie Daten von Ihrem LADP-Server, z. B. Microsoft Active Directory
• Von HCL Notes zu Google Workspace migrieren
• Nutzer mit bestehenden Google-Konten hinzufügen

Bevor Sie Nutzer in großen Mengen zu Google Workspace hinzufügen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über genügend Lizenzen verfügen. Andernfalls kaufen Sie mehr, wenn Ihr Plan dies zulässt.

Machen Sie einen Benutzer zum Admin

Sie können einen oder mehrere andere Benutzer in der Organisation zum Super-Admin machen. Standardmäßig ist die Person, die Google Workspace für die Organisation erstellt und einrichtet, der Super Admin. Der Super Admin hat vollständigen Zugriff auf die Verwaltungsaufgaben Ihrer Organisation. Weisen Sie diese Rolle daher nur Personen zu, denen Sie vertrauen. Für eingeschränkte Verantwortlichkeiten können Sie ihnen bestimmte Administratorrollen wie Gruppenadministrator, Benutzerverwaltungsadministrator, Helpdesk-Administrator, Diensteadministrator usw. zuweisen.

Klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite auf die Option „Verzeichnis“ und wählen Sie „Benutzer“ aus der erweiterten Liste. Suchen Sie den Benutzer in der Benutzerliste und klicken Sie auf seinen Namen.

Ihre Kontoseite wird geöffnet. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf die Option für "Administratorrollen und -berechtigungen".

Klicken Sie dann auf die Option für die Rolle "Super Admin".

Dadurch werden Umschalter neben allen verfügbaren vorgefertigten Rollen angezeigt. Um sie zum Super-Admin zu machen, aktivieren Sie den Schalter daneben. Um ihnen eine bestimmte Administratorrolle zuzuweisen, aktivieren Sie den Schalter neben der gewünschten Rolle. Sie können auch benutzerdefinierte Rollen erstellen, wenn die vorgefertigten Rollen nicht für Sie geeignet sind.

Und ta-da! Sie haben eine andere Person, die die Administratoraufgaben mit Ihnen teilt.

Verwenden von Google Workspace als kostenloser Nutzer

Um die integrierte Erfahrung von Google Workspace für kostenlose Konten zu aktivieren, gehen Sie zu Ihrem Gmail-Konto und klicken Sie auf das Symbol "Einstellungen" in der oberen rechten Ecke.

Auf der rechten Seite wird ein Schnelleinstellungsfeld angezeigt. Klicken Sie auf „Alle Einstellungen anzeigen“.

Wählen Sie dann in den Einstellungsoptionen die Registerkarte „Chat und Treffen“.

Wählen Sie im Chat "Google Chat" anstelle von "Klassisches Hangouts".

Möglicherweise wird ein Willkommensbanner angezeigt. Klicken Sie auf „OK“, um fortzufahren.

Klicken Sie dann auf „Änderungen speichern“.

Gmail wird neu geladen und Sie haben jetzt die neue integrierte Erfahrung mit Chat und Chatrooms in Gmail.

Eine der besten Ergänzungen von Google Workspace ist Room (bald Spaces) in Google Chat. Räume sind eine Drehscheibe für Kommunikation und Zusammenarbeit. Sie können mit den Raummitgliedern chatten, Dateien teilen, Aufgaben zuweisen und vieles mehr – alles an einem Ort mit Räumen. Wenn Sie jemals Microsoft Teams verwendet haben, sind Räume wie Teams-Kanäle.

Sie können Dateien in Google Docs, Tabellen und Präsentationen auch direkt in Chatrooms öffnen und direkt dort bearbeiten. Alle Dateien, die Sie in den Raum hochladen, sind über die Registerkarte „Dateien“ immer leicht zugänglich. Und Sie können die Aufgaben, die das Team erledigen muss, im Auge behalten und sie über die Registerkarte "Aufgaben" Personen zuweisen.

Um zu erfahren, wie Sie Chatrooms in Google Chat verwenden, klicken Sie hier.

Angesichts der Art und Weise, wie sich die Arbeit im letzten Jahr vollständig verändert hat, bringt Google Workspace dringend benötigte Änderungen für eine reibungslose Zusammenarbeit, unabhängig davon, ob Sie aus der Ferne arbeiten oder nicht. Und mit Google Workspace für alle können Sie sogar Ihr Privatleben organisieren.