Alles, was Sie wissen müssen, um jemanden zu einem Microsoft Teams-Meeting einzuladen
Microsoft Teams ist eine der führenden Workstream-Collaboration-Apps, die der Vielzahl zur Verfügung stehen. WSC-Apps sind in den letzten Monaten von einer Option zu einer Notwendigkeit geworden. Unternehmen weltweit haben sich an Apps wie Microsoft Teams geklammert, um ihre Geschäfte am Laufen zu halten, wie Rose es an dieser Tür (RIP Jack) getan hat.
Ganz gleich, ob Sie Videokonferenzen abhalten oder Dateien mit Ihren Teammitgliedern teilen und gemeinsam daran arbeiten möchten, die Organisationsstruktur von Microsoft Teams macht dies immer einfacher. Mit Microsoft Teams können Sie nicht nur Videokonferenzen mit Ihren Organisationsmitgliedern, sondern auch mit Außenstehenden abhalten, unabhängig davon, ob diese über ein Microsoft Teams-Konto verfügen oder nicht.
Personen während eines Meetings einladen
Unabhängig davon, ob es sich um eine Ad-hoc-Besprechung handelt, die nur in einem Teamkanal stattfinden kann, oder um eine geplante Besprechung in einem Kanal, können alle Teammitglieder, die Zugriff auf den Kanal haben, von dort aus an der Besprechung teilnehmen. Dies ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit für Personen, Ihrem Meeting beizutreten. Sie können während des Telefonats jederzeit jeden – Organisationsmitglieder wie auch Gäste – zu einem Meeting in Microsoft Teams einladen.
Klicken Sie im Meeting in der Anrufsymbolleiste auf das Symbol „Teilnehmer anzeigen“. Die Teilnehmerliste öffnet sich auf der rechten Seite des Bildschirms.
Wenn Sie nun jemanden einladen möchten, der derselben Organisation angehört wie Sie – sowohl Teammitglieder als auch Nicht-Teammitglieder – klicken Sie auf das Textfeld „Personen einladen“ und beginnen Sie, ihren Namen einzugeben.
Vorschläge für Organisationsmitglieder werden unter dem Textfeld angezeigt. Wählen Sie die Person aus, die Sie einladen möchten.
Sobald Sie auf ihren Namen klicken, ruft Microsoft Teams sie an. Sie können den Anruf annehmen, um dem Meeting beizutreten.
Um jemanden von außerhalb Ihrer Organisation einzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Beitrittsinfo kopieren“ neben dem Einladungstextfeld.
Die Besprechungsinformationen werden in Ihre Zwischenablage kopiert. Wenn Sie die Beitrittsinformationen einfügen, werden diese in Form eines Links "Microsoft Teams-Besprechung beitreten" angezeigt. Senden Sie es per E-Mail, Nachricht oder auf andere Weise an die Personen, die Sie einladen möchten.
Sie können dann über den Link in der Nachricht als Gäste an der Besprechung teilnehmen. Es spielt keine Rolle, ob die Person ein Microsoft Teams-Konto hat oder nicht. Jeder kann dem Meeting über den Einladungslink beitreten.
Notiz: Gäste müssen nach dem Beitritt von einer bereits in der Sitzung anwesenden Person zur Sitzung zugelassen werden.
Leute vor einem Meeting einladen
Abonnenten von Microsoft Teams Office 365 Business haben auch eine zusätzliche Funktionalität als die Benutzer von Microsoft Teams Free. Sie können nicht nur Ad-hoc-Meetings abhalten, sondern auch Meetings weit im Voraus planen. Und die Terminplanung ist nicht nur zu Ihrem Vorteil. Sie können auch während der Planung des Meetings Personen einladen, damit diese sich vorab informieren und ihre Zeitpläne für das Meeting verwalten können.
Klicken Sie im Planer-Bildschirm auf „Erforderliche Teilnehmer hinzufügen“, um Personen einzuladen. Beginnen Sie für Organisationsmitglieder mit der Eingabe ihrer Namen und klicken Sie auf den Namen der Person, wenn er unter dem Textfeld angezeigt wird.
Geben Sie für Personen außerhalb Ihrer Organisation deren E-Mail-IDs in das Textfeld ein.
Eine Einladungs-E-Mail wird automatisch an alle mit dem Besprechungslink und dem Datum und der Uhrzeit der Besprechung gesendet, nachdem Sie im Besprechungsplaner auf die Schaltfläche "Senden" geklickt haben.
Die Empfänger können dann zum Zeitpunkt des Meetings über ihren Einladungslink beitreten.
Es ist ganz einfach, jeden zu einem Microsoft Teams-Meeting einzuladen, unabhängig davon, ob er sich in derselben Organisation wie Sie befindet oder nicht. Darüber hinaus können Sie Personen nicht nur während eines Meetings einladen, sondern auch im Voraus zu geplanten Meetings.