Machen Sie in einem Meeting automatisierte Notizen, indem Sie die Live-Transkriptionsfunktion in Microsoft Teams verwenden.
Früher war Microsoft Teams in der Horde von Workstream Collaboration-Apps ganz vorne. Aber in letzter Zeit hat es seine Grenzen noch weiter verschoben, um in den sich ändernden Zeiten relevant zu bleiben. Dank der drastischen Veränderungen in der gesamten Gleichung rund um unsere Arbeitsweise und den Verdrängungswettbewerb hat Microsoft Teams konsequent sein A-Game auf den Markt gebracht.
Die neueste Ergänzung des Arsenals an Funktionen, die Teams bietet, sind Live Meeting-Transkriptionen. Live-Transkriptionen sind während eines Meetings verfügbar, und Sie müssen kein Meeting aufzeichnen, um diese Transkriptionen zu erstellen.
Transkriptionen können Ihr Meeting-Erlebnis erheblich verbessern. Sie machen Ihre Besprechungen nicht nur produktiver, indem sie Besprechungsnotizen für Sie automatisieren. Es ist jedoch ein großes Plus, keine manuellen Notizen machen zu müssen. Sie machen Meetings auch integrativer für Teilnehmer, die gehörlos oder schwerhörig sind, sich an einem lauten Ort befinden oder ein anderes Sprachniveau haben.
Wie unterscheidet sich die Transkription von Live-Untertiteln?
Microsoft Teams bietet seit geraumer Zeit eine Live-Untertitelfunktion. Was ist das Besondere an Meeting-Transkriptionen? Der größte Unterschied ist die Verfügbarkeit.
Transkriptionen sind nach einem Meeting erhältlich. Und Sie können sie herunterladen und mit jedem teilen. Genau deshalb haben wir sie „automatisierte Besprechungsnotizen“ genannt. Aber Teams speichert keine Bildunterschriften.
Wenn Sie Untertitel aktivieren, sind sie nur für Sie sichtbar, aber die Transkription ist für alle sichtbar, obwohl Benutzer sie ausblenden können.
Wenn der Hauptgrund für die Aktivierung von Transkriptionen darin besteht, das Meeting inklusiver und zugänglicher zu gestalten, können Sie entweder Transkriptionen oder Untertitel verwenden. Aber um eine Aufzeichnung des gesamten Meetings zu haben, ist die Transkription der richtige Weg.
Voraussetzungen für die Verwendung der Transkription in Misrosoft Teams
Mit der Verwendung von Transkriptionen in Microsoft Teams sind einige Zeichenfolgen verbunden. Erstens ist es nur für geplante Meetings verfügbar und nicht für Channel- oder „Jetzt treffen“-Meetings. Wenn Ihre Agenda also Inklusivität und bessere Verständlichkeit in einem spontanen oder Channel-Meeting ist, können Sie Live-Untertitel verwenden.
Außerdem ist die Funktion nur verfügbar, wenn die gesprochene Sprache US-Englisch ist. Darüber hinaus kann es nur über die Desktop-App verwendet werden und ist nur für bestimmte Lizenzen verfügbar. Dies bedeutet im Wesentlichen, dass kostenlose Benutzer von Microsoft Teams und die ausgeschlossenen Lizenztypen keinen Zugriff auf die Funktion haben.
Organisationen mit den folgenden Lizenzen haben Zugriff auf Transkriptionen in Teams: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard-, Microsoft 365 Business Premium-SKUs.
GCC-, GCC-High- und DoD-Benutzer sind nicht berechtigt, die Funktion zu nutzen.
Die Transkription sollte auch vom IT-Administrator für die Organisation aktiviert werden. Wenn Sie die Option für die Transkription nicht finden können, müssen Sie sich an den Administrator wenden.
Aktivieren der Transkription für Ihr Unternehmen
Wenn Sie ein IT-Administrator für Ihre Organisation sind, wechseln Sie zum Teams Admin Center.
IT-Administratoren der Organisation können die Transkription für jeden aktivieren, indem sie sie in die globale Richtlinie aufnehmen, oder für ausgewählte Personen, indem sie unterschiedliche Richtlinien für verschiedene Benutzer haben.
Klicken Sie im Navigationsbereich auf der linken Seite auf die Option für „Meetings“.
Einige Optionen werden darunter erweitert. Wählen Sie aus diesen „Besprechungsrichtlinien“ aus.
Um die Option für die gesamte Organisation zu aktivieren, klicken Sie auf die Option oder auf „Global (organisationsweite Standardeinstellung)“.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Audio & Video“. Stellen Sie dann sicher, dass die Option für "Transkription zulassen" aktiviert ist.
Um es selektiv zu aktivieren, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können es entweder für die gesamte Organisation aktivieren, dann eine benutzerdefinierte Richtlinie erstellen, bei der die Option für die Transkription nicht aktiviert ist, und die Richtlinie den Benutzern zuweisen, die nicht auf die Funktion zugreifen möchten. Oder Sie könnten in die genau entgegengesetzte Richtung gehen, wo die Option nicht global aktiviert ist, sondern nur in der benutzerdefinierten Richtlinie und Sie können sie den Benutzern zuweisen, die auf die Funktion zugreifen möchten.
Um eine neue Besprechungsrichtlinie zu erstellen, gehen Sie zur Seite „Besprechungsrichtlinien“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
Geben Sie der Richtlinie einen Namen und konfigurieren Sie sie wie gewünscht. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
Um die Richtlinie Benutzern zuzuweisen, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzer verwalten“.
Auf der rechten Seite wird ein Panel angezeigt. Suchen Sie nach den Benutzern, denen Sie die Richtlinie zuweisen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Übernehmen".
Sie können auch jeder Benutzergruppe in Ihrer Organisation Richtlinien zuweisen.
Verwenden der Transkriptionsfunktion in Meetings
Die Verwendung der Funktion in Besprechungen ist ein Spaziergang im Park. Denken Sie jedoch daran, dass Sie nur geplante Besprechungen transkribieren können. Starten Sie das geplante Meeting über Ihren Kalendertermin oder treten Sie ihm bei.
Der Besprechungsorganisator und Personen desselben Mandanten können Transkriptionen starten. Gäste, Personen von einem anderen Mandanten und anonyme Benutzer (Personen, die in Transkriptionen nicht identifiziert werden möchten) können die Transkription in einem Meeting nicht starten.
Um eine Transkription zu starten, gehen Sie in der Meeting-Symbolleiste zu „Weitere Aktionen“.
Wählen Sie dann „Transkription starten“ aus den Optionen.
Sie sehen einen Hinweis, dass die Transkription begonnen hat, und Sie sollten alle wissen lassen, dass sie transkribiert werden. Aber auch andere Teilnehmer sehen den Hinweis, dass das Meeting transkribiert wird. Aus Höflichkeit für die Teilnehmer, die über ein Telefon beigetreten sind, sollten Sie jedoch alle informieren.
Das Transkriptionsfenster wird auf der rechten Seite angezeigt. Das Transkript enthält auch den Benutzernamen und das Profilsymbol des Teilnehmers sowie den Zeitstempel.
Alle Teilnehmer des Meetings können das Transkriptionsfenster jederzeit ein- oder ausblenden. Klicken Sie im Bedienfeld auf die Schaltfläche „Schließen“, um es auszublenden.
Sie können auch zum Menü Weitere Aktionen gehen und dort "Transkript ausblenden" auswählen.
Um das Panel anzuzeigen, wählen Sie „Transkript anzeigen“ aus dem Menü Weitere Aktionen.
Der Organisator der Besprechung und die Referenten können die Transkription anhalten und zu jedem Zeitpunkt während der Besprechung neu starten. Um die Transkription zu stoppen, navigieren Sie zum Menü Weitere Aktionen und wählen Sie „Transkription stoppen“.
Jeder bekommt einen Hinweis, dass Sie mit der Transkription aufgehört haben. Die Transkription wird automatisch beendet, wenn alle das Meeting verlassen.
Transkriptionen herunterladen und teilen
Die Besprechungsmitschriften stehen automatisch nach der Besprechung im Terminkalender zum Download bereit. Gehen Sie im Navigationsbereich auf der linken Seite zu „Kalender“.
Öffnen Sie dann das Ereignis für das geplante Meeting.
Die Meeting-Seite hat oben eine zusätzliche Registerkarte: „Aufzeichnungen und Transkripte“.
Dort steht das gesamte Transkript zur Ansicht bereit. Um es herunterzuladen, klicken Sie auf die Download-Schaltfläche.
Sie können das Transkript entweder als .vtt-Datei (ein beliebtes Format für Transkripte) oder als .docx-Datei (Word-Dokument) herunterladen.
Transkriptionen können von den Konten der Teilnehmer heruntergeladen werden, bis der Besprechungsorganisator sie löscht.
Mobile Teilnehmer können die Transkription in der mobilen App nicht sehen. Um sie für mobile Teilnehmer zugänglich zu machen, laden Sie die Datei herunter und laden Sie sie in den Chat hoch. Gehen Sie zum Meeting-Chat und klicken Sie auf die Schaltfläche „Anhängen“, um die Datei hochzuladen.
Mobile Teilnehmer können die Datei dann in ihrem Chat finden.
Verstecken Ihrer Identität in Transkriptionen
Teams können die sprechende Person identifizieren und die Transkriptionen von Besprechungen enthalten automatisch den Benutzernamen und den Namen der Person. Wenn Sie bei Transkriptionen anonym bleiben möchten, können Sie Ihre Identität verbergen. Aber Sie müssen dies vor einem Meeting tun.
Klicken Sie in der Titelleiste neben Ihrem Profilsymbol auf das Symbol „Einstellungen und mehr“ (Menü mit drei Punkten). Wählen Sie dann im Menü „Einstellungen“ aus.
Einstellungen werden geöffnet. Gehen Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite zu „Untertitel und Transkripte“.
Deaktivieren Sie dann den Schalter für "Mich automatisch in Untertiteln und Transkripten identifizieren".
Transkriptionen sind eine großartige Funktion und Microsoft Teams macht sie sicherlich einfach zu verwenden. Wenn Sie also das nächste Mal Besprechungsnotizen machen oder die Besprechungsinhalte für alle zugänglich machen möchten, können Sie die gesamte Besprechung transkribieren.