Verwenden Sie die Statuseinstellungen in Microsoft Teams, um Ihrem Team mitzuteilen, ob Sie verfügbar sind
Microsoft Teams hat sich zu einer der beliebtesten Workstream Collaboration-Apps entwickelt. Und für Unternehmen, die es verwenden, ist es jetzt das primäre Kommunikationsmittel zwischen Teammitgliedern, das E-Mail überholt. Und das zu Recht. Microsoft Teams verfügt über viele Tools, um die Kommunikation und Zusammenarbeit effektiver und produktiver zu gestalten als mit herkömmlichen Mitteln.
Selbst wenn Sie von zu Hause aus arbeiten und sich nicht im selben physischen Raum befinden, gibt es viele Tools, um Missverständnisse zu vermeiden und die Produktivität aufrechtzuerhalten. Ein solches Tool, das Sie vielleicht übersehen haben, aber auf das Sie achten sollten, sind die verschiedenen Statuseinstellungen, die in Microsoft Teams verfügbar sind, und alle Möglichkeiten, wie Sie sie verwenden können.
Welche Statuseinstellungen sind in Microsoft Teams verfügbar?
In Teams stehen Ihnen zwei Arten von Statuseinstellungen zur Verfügung – Benutzerpräsenzstatus und benutzerdefinierter Status.
Was ist ein Benutzerpräsenzstatus?
Der Benutzeranwesenheitsstatus ist der Teil Ihres Profils in Microsoft Teams (und auch in Microsoft 365), der andere Benutzer über Ihren Verfügbarkeitsstatus informiert. Es erscheint als kleiner Punkt in grüner / roter / gelber / grauer Farbe neben Ihrem Profilbild.
Ein Blick auf den Status und andere Mitglieder in Ihrem Team wissen, ob Sie online sind, in einer Besprechung, ungestört sein möchten usw. Sie erhalten das Wesentliche. Genau genommen soll es andere über den allgemeinen Stand Ihrer Verfügbarkeit informieren.
Was ist ein benutzerdefinierter Status?
Neben dem Benutzeranwesenheitsstatus gibt es in Microsoft Teams auch einen benutzerdefinierten Status, mit dem Sie andere über den genauen Umstand Ihrer Verfügbarkeit informieren können. Während der Benutzeranwesenheitsstatus jemandem nur mitteilen kann, dass Sie nicht am Schreibtisch sind, kann der benutzerdefinierte Status die genauen Gründe für diesen Status angeben, z.
Es ist eine kleine benutzerdefinierte Nachricht, die Sie für einen kurzen Zeitraum anzeigen können. Andere Benutzer können es sehen, wenn sie mit der Maus über Ihr Profilbild fahren. Und es wird auch angezeigt, wenn Ihnen jemand eine Nachricht über den persönlichen Chat sendet oder Sie @erwähnt, wenn Sie dies wünschen.
Verwenden der Statuseinstellungen in Microsoft Teams
Das Festlegen Ihres Status in Microsoft Teams, um anderen Benutzern Ihre Verfügbarkeit anzuzeigen, ist ziemlich einfach.
Einstellen Ihres Anwesenheitsstatus
Sie haben vielleicht bemerkt, dass sich Ihr Anwesenheitsstatus automatisch ändert, obwohl Sie Ihre Statuseinstellungen noch nie geändert haben. Das liegt daran, dass Microsoft Teams Ihren Status abhängig von verschiedenen Umständen automatisch anzeigt.
Sie werden auch feststellen, dass Sie bestimmte Statusoptionen nicht als Ihren Status festlegen können, sie jedoch als Anwesenheitsstatus anderer Benutzer sehen können. Wie „In einer Besprechung“, „Präsentieren“, „Fokussieren“ usw. Diese Optionen sind nicht nur für Sie „nicht verfügbar“, sondern können von niemandem selbst eingestellt werden. Diese Status sind App-konfiguriert, d. h. Microsoft Teams ändert diese Status. Es kann sie in "In einer Besprechung" ändern, wenn Sie sich in einer Besprechung befinden, oder "Präsentieren", wenn Sie den Bildschirm in der Besprechung freigeben usw.
Aber die Möglichkeiten für Sie sind begrenzt. Um einen benutzerkonfigurierten Anwesenheitsstatus festzulegen, klicken Sie auf die Profilschaltfläche in der Titelleiste der Teams-App.
Ein Kontextmenü wird angezeigt. Gehen Sie im Menü zur Option Status (aktueller Status).
Das Untermenü wird mit den folgenden Statusoptionen angezeigt: Verfügbar, Beschäftigt, Nicht stören, Gleich zurück und Abwesend. Klicken Sie auf den Status, den Sie anzeigen möchten. Es gibt auch eine Option "Status zurücksetzen", wenn Sie die Anwesenheit in den App-konfigurierten Zustand zurücksetzen möchten.
Wenn Sie einen Status selbst festlegen, überschreibt dieser in den meisten Fällen den von der App konfigurierten Status, da seine Priorität hoch ist. Wenn Sie beispielsweise den Status auf „Bitte nicht stören“ festlegen, ändert Teams ihn nicht wie gewohnt in „In einer Besprechung“ oder „Bei einem Anruf“.
Nicht alle benutzerkonfigurierten Statuen sind jedoch überschreibbar. Selbst wenn Sie Ihren Status auf „Verfügbar“ setzen, würde Teams ihn auf „Abwesend“ überschreiben, nachdem die meiste Zeit mehr als fünf Minuten Inaktivität festgestellt wurde.
Auch wenn Sie in Microsoft Teams selbst einen Status festlegen, haben alle Status einen Standardablaufzeitraum. Selbst wenn Sie vergessen, Ihren Status wieder zu ändern, bleiben Sie nicht für immer auf „Nicht stören“ oder „Beschäftigt“.
| Benutzerkonfigurierter Status | Standardablauf |
|---|---|
| Beschäftigt | 1 Tag |
| Bitte nicht stören | 1 Tag |
| Andere | 7 Tage |
Benutzerdefinierten Status einstellen
Um eine benutzerdefinierte Statusnachricht festzulegen, klicken Sie auf die Profilschaltfläche und gehen Sie dann im Menü auf "Statusnachricht festlegen".
Das Feld zum Verfassen der Statusmeldung wird geöffnet. Stellen Sie den Status zusammen, den Sie anderen anzeigen möchten; Die maximale Länge für den benutzerdefinierten Status beträgt 280 Zeichen. Sie können auch jemanden in Ihrem Status @erwähnen.
Nachdem Sie den Status erstellt haben, aktivieren Sie die Option "Anzeigen, wenn Personen mir eine Nachricht senden", wenn Sie möchten. Wenn diese Option aktiviert ist, zeigt Teams Ihren Status über dem Feld zum Verfassen an, wenn Ihnen jemand eine private Nachricht sendet oder Sie im Kanal @erwähnt. Es besteht also keine Chance, dass sie Ihren Status verpassen und Sie später dafür beschuldigen, dass Sie nicht geantwortet haben.
Sie können auch das Ablaufdatum für den Status festlegen, nach dessen Abschluss Teams Ihren Status automatisch löscht. Standardmäßig wird „Heute“ als ausgewählte Option angezeigt. Klicken Sie darauf, um das Dropdown-Menü zu erweitern. Wählen Sie dann eine der Optionen aus „Nie“, „1 Stunde“, „4 Stunden“, „Heute“, „Diese Woche“. Sie können auch „Benutzerdefiniert“ auswählen, um ein Datum und eine Uhrzeit anzugeben.
Tippen Sie nun auf „Fertig“, um den Status zu speichern.
Ihr benutzerdefinierter Status wird festgelegt und für andere zusammen mit Ihrem Anwesenheitsstatus sichtbar.
Spitze: Es gibt auch einen Abwesenheitsstatus, den Sie in Microsoft Teams festlegen können, der komischerweise nicht in Microsoft Teams festgelegt werden kann. Lesen Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag hier, wie Sie Abwesenheit in Microsoft Teams einrichten.
Verfolgen Sie den Status anderer Benutzer in Microsoft Teams
Sie können nicht nur Ihren eigenen Status festlegen, um andere auf dem Laufenden zu halten, sondern auch den Status anderer Benutzer in Ihrer Organisation verfolgen. Wenn Sie den Status einer Person verfolgen, erhalten Sie jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn sie als Verfügbar oder Offline angezeigt wird. Sie müssen zugeben, dass es besser ist, Benachrichtigungen zu erhalten, als besessen zu pirschen und darauf zu warten, dass sie online erscheinen, wenn Sie ein wichtiges Geschäft haben.
Klicken Sie in Microsoft Teams auf die Profilschaltfläche und gehen Sie im Menü zur Option „Einstellungen“.
Gehen Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite zu „Benachrichtigungen“.
Suchen Sie die Option „Personen“ und klicken Sie daneben auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.
Fügen Sie nun die Person(en) hinzu, deren Status Sie verfolgen und über die Sie benachrichtigt werden möchten.
Sie können diese Benachrichtigungen jederzeit beenden, indem Sie neben dem Namen der Person auf die Schaltfläche „Ausschalten“ klicken.
Die Statuseinstellungen in Microsoft Teams sind ein unschätzbares Werkzeug, das Ihnen zur Verfügung steht, um sicherzustellen, dass es keinen Raum für Missverständnisse gibt. Sie können auch verschiedene Einstellungen wie Nicht stören oder Fokussiert usw. verwenden, um sicherzustellen, dass Sie sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren können und niemand Sie stören kann. Sie erhalten weiterhin Nachrichten von Personen, nur keine Benachrichtigungen, sodass Sie in Ihrer Zone bleiben können.