Sie haben eine E-Mail geschickt, die Sie nicht haben sollten? Sie müssen sich keine Sorgen machen; Microsoft Outlook speichert Ihr Versteck.
Haben Sie schon einmal jemandem die falsche E-Mail geschickt und hatten das Gefühl, die Welt würde untergehen? Oder gar kein falsches, sondern nur ein unvollständiges und jetzt denkst du, du wirst vor deinen Kollegen wie ein Vollidiot aussehen? Benutzer von Microsoft Outlook müssen sich über diese Spielereien keine Sorgen machen.
Microsoft Outlook verfügt über eine Funktion zum Abrufen oder Ersetzen Ihrer E-Mail und die andere Person muss nie von einem Missgeschick Ihrerseits erfahren. Natürlich sind damit einige Bedingungen verbunden.
Wann können Sie eine E-Mail zurückrufen
Die Rückruf- oder Ersetzungsfunktion funktioniert nur, wenn die andere Person Ihre E-Mail nicht geöffnet und gelesen hat. Das Anzeigen der E-Mail im Lesebereich zählt nicht. Und Sie können es nur verwenden, wenn sowohl Sie als auch der Empfänger über ein Microsoft 365- oder Microsoft Exchange-E-Mail-Konto in derselben Organisation verfügen. Recall/Replace ist eine Microsoft Exchange-Funktion und ist für MAPI- oder POP-Konten nicht verfügbar.
Notiz: Die Rückruffunktion ist nicht verfügbar, wenn Ihre Organisation sie nicht aktiviert hat.
So rufen Sie eine E-Mail zurück
Öffnen Sie die Outlook-App auf Ihrem Desktop (sie funktioniert nicht mit Outlook online) und melden Sie sich bei Ihrem Microsoft 365-Konto an. Bevor Sie sich auf die Suche nach diesem Rückruf-Button machen, können Sie herausfinden, ob Ihr Konto für diese Option geeignet ist, wenn Sie sich nicht sicher sind.
Gehen Sie zur Menüoption „Datei“ und klicken Sie darauf.
Kontoinformationen werden geöffnet. Beachten Sie, dass der Kontotyp „Microsoft Exchange“ und nicht MAPI oder POP ist.
Wenn es sich um ein Microsoft Exchange-Konto handelt und sich auch der Empfänger im selben E-Mail-System befindet, können Sie loslegen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um zum Hauptfenster zurückzukehren und zum Ordner „Gesendete Objekte“ zu wechseln.
Öffnen Sie die E-Mail, die Sie zurückrufen möchten. Doppelklicken Sie darauf, um es zu öffnen. Ein einfacher Klick auf die E-Mail, wie wir es normalerweise tun, öffnet sie im Lesebereich. Sie können die E-Mail im Lesebereich nicht zurückrufen. Die Mail wird in einem separaten Fenster geöffnet. Wählen Sie auf der Registerkarte „Nachricht“ die Option „Aktionen“ und dann „Diese Nachricht zurückrufen“ aus dem Dropdown-Menü aus.
Wenn Sie die Option „Aktionen“ auf der Registerkarte „Nachricht“ nicht finden können, maximieren Sie entweder Ihr Fenster auf den Vollbildmodus, da einige Optionen in einem Teilfenster verschwinden, oder wechseln Sie stattdessen zur Registerkarte „Datei“.
Wählen Sie auf der Registerkarte Datei im Navigationsmenü auf der linken Seite „Info“ aus.
Klicken Sie dann auf die Option „Erneut senden oder zurückrufen“ und wählen Sie „Diese Nachricht zurückrufen“ aus dem Dropdown-Menü.
Sobald Sie auf die Option Rückruf klicken (auf einer der beiden Registerkarten), wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie auswählen können, ob Sie die E-Mail vollständig zurückrufen oder ersetzen möchten. Beim Abrufen der E-Mail wird sie aus dem Posteingang des Empfängers gelöscht, während die Option zum Ersetzen die vorherige E-Mail löscht und durch die neue ersetzt.
Lassen Sie uns den Unterschied zwischen beiden Optionen untersuchen. Um die E-Mail einfach zurückzurufen, wählen Sie die Option „Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“.
Aktivieren Sie die Option „Bei jedem Empfänger mitteilen, ob der Rückruf erfolgreich ist oder fehlschlägt“, bevor Sie die E-Mail zurückrufen. Auf diese Weise erhalten Sie eine Nachricht, die Sie darüber informiert, ob der Rückruf erfolgreich war. Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die E-Mail zurückrufen oder ersetzen möchten, um den Status des Rückrufs zu erfahren.
Klicken Sie nun auf OK. Das ist alles, was Sie tun müssen und die Nachricht wird zurückgerufen, wenn der Empfänger sie nicht gelesen hat.
Um die E-Mail zu ersetzen, wählen Sie die Option „Ungelesene Kopien löschen und durch eine neue Nachricht ersetzen“ und klicken Sie auf OK.
Outlook öffnet Ihre ursprüngliche E-Mail im Feld zum Verfassen. Sie können es bearbeiten, um widerzuspiegeln, was Sie jetzt senden möchten, und auf die Schaltfläche "Senden" klicken. Die neue E-Mail ersetzt die vorherige E-Mail im Posteingang des Empfängers.
Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn der Nachrichtenrückruf erfolgreich war.
Was passiert auf der Empfängerseite?
Wenn der Rückruf erfolgreich war: Wenn der Empfänger die Originalnachricht beim Abrufen/Ersetzen der Nachricht nicht gelesen hat, wird die Originalnachricht gelöscht und durch die Ersetzungsnachricht ersetzt (falls vorhanden). Außerdem wird der Empfänger darüber informiert, dass Sie eine Nachricht zurückgerufen haben.
Wenn der Rückruf fehlschlägt: Sowohl die Original- als auch die Rückrufnachricht sind im Ordner des Empfängers verfügbar. Falls der Empfänger die ursprüngliche Nachricht gerade öffnet, während die Rückrufanfrage verarbeitet wird, wird der Empfänger darüber informiert, dass Sie versucht haben, die Nachricht zurückzurufen. Aber die ursprüngliche Nachricht ist immer noch in ihrem Ordner verfügbar.
Egal, ob Sie eine E-Mail mit falschen oder zu wenig Fakten gesendet haben, Microsoft Outlook wird Ihr Retter sein. Rufen Sie die Nachricht mit ein paar Klicks ab, und niemand wird über Ihre Verwechslung Bescheid wissen. Aber denken Sie daran, dass Sie schnell handeln müssen, denn sobald der Empfänger Ihre E-Mail liest, hat es keinen Sinn mehr.