Die Verwaltung Ihrer Aufgaben ist jetzt viel einfacher.
Microsoft hat letztes Jahr die Aufgaben-App für Microsoft Teams angekündigt, und man kann mit Sicherheit sagen, dass es sich um eine der Apps handelt, auf deren Ankunft die Leute sehnsüchtig gewartet haben. Den Überblick über verschiedene Aufgaben zu behalten, die wir im Laufe des Tages oder am Ende einer Woche oder eines Monats erledigen müssen, kann wirklich entmutigend sein. Dafür gibt es bei Microsoft natürlich verschiedene Apps.
Aber genau das ist das Problem. Oder zumindest war es das. Die Apps waren getrennt. Und Sie müssten zwischen mehreren Apps wechseln, um den Überblick zu behalten. Es war wirklich schwer, dabei den Verstand zu bewahren. Aber mit Tasks ändert Microsoft das.
Die Aufgaben-App vereint alle Funktionen der separaten Fortschrittsverfolgungs- und Aufgabenverwaltungs-Apps von Microsoft an einem Ort. Die neue Aufgaben-App kombiniert Ihre persönlichen Aufgaben aus To-Do und geteilte Aufgaben aus der Planner-App direkt in Microsoft Teams. So können Sie alle Ihre Aufgaben von einem einzigen Ort aus verfolgen.
Hinzufügen von Aufgaben in Microsoft Teams
Die Aufgaben-App begann Anfang dieses Jahres in Phasen mit dem Rollout und ist jetzt allgemein für alle mit einem Microsoft 365-Abonnement verfügbar. Benutzer von Microsoft Teams Free haben keinen Zugriff auf die App.
Sie können die Aufgaben-App als systemweite App in Microsoft Teams oder als Registerkarte in einem Kanal hinzufügen. Wenn Sie Aufgaben als Registerkarte im Kanal hinzufügen, werden Ihre persönlichen Aufgaben aus To-Do nicht berücksichtigt.
Bevor Sie die Aufgaben-App in Microsoft Teams hinzufügen, müssen Sie sich an eines erinnern. Sie werden die App nicht unter dem Namen „Aufgaben“ finden. Aktuell finden Sie ihn unter dem Namen „Planner“.
Nach und nach ändert sich der Name in „Tasks by Planner and To-Do“, bevor er schließlich zu „Tasks“ wird. Die Umstellung auf Ersteres hat bereits begonnen, und einige Benutzer finden die App möglicherweise unter diesem Namen anstelle von "Planer". Aber egal wie der Name lautet, die Funktionalität ist dieselbe.
Um die Aufgaben-App zu verwenden, klicken Sie in der Navigationsleiste links auf die Option „Weitere hinzugefügte Apps“ (drei Punkte).
Klicken Sie dann auf die Suchleiste „App suchen“ und suchen Sie nach „Planer“. Klicken Sie auf die App, um sie zu Ihrer Microsoft Teams-Liste hinzuzufügen.
Das Fenster mit der App-Beschreibung wird geöffnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, um die App zu installieren.
Der Planner (oder in einigen Fällen Aufgaben nach Planer und Aufgaben) wird in der Navigationsleiste angezeigt. Sie können die App auch an die Navigationsleiste anheften, um später darauf zugreifen zu können. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die App und wählen Sie „Pin“ aus dem Optionsmenü.
Verwenden von Aufgaben in Microsoft Teams
Die Aufgaben-App in Microsoft Teams zeigt Ihre Aufgaben in zwei Abschnitten an: „Meine Aufgaben“ und „Gemeinsame Pläne“.
Der Abschnitt "Meine Aufgaben" enthält Ihre Listen aus der Microsoft To-Do-App sowie alle Aufgaben, die Sie in To Do und Outlook hinzugefügt haben. Es enthält auch einen Abschnitt für "Mir zugewiesen", der alle Aufgaben von Planner anzeigt, die Ihnen speziell zugewiesen wurden, damit Sie die Liste der Aufgaben immer griffbereit haben.
Der Abschnitt Gemeinsame Pläne enthält die Aufgaben oder Pläne aus der Planner-App, die Teams hinzugefügt wurden.
Der Abschnitt „Meine Aufgaben“ enthält außerdem die Kategorien „Wichtig“ und „Geplant“. Die Kategorie Wichtig zeigt alle Aufgaben, die Sie markiert haben, aus Aufgaben sowie Aufgaben, die Ihnen in Planner zugewiesen wurden.
Die Kategorie Geplant zeigt alle Ihre Aufgaben, die ein Fälligkeitsdatum haben, aus To Do sowie Planner, die Ihnen zugewiesen sind, sortiert nach Datum, damit Sie Ihren Zeitplan im Auge behalten können. Es zeigt auch Aufgaben aus Plänen an, die nicht Teil Ihrer Teams sind, aber in der nativen Planner-App vorhanden sind.
Neue Aufgaben erstellen
Die Aufgaben-App zeigt einfach nicht alle Ihre Aufgaben aus diesen anderen Apps an; Sie können auch neue Aufgaben erstellen.
Klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf die Option „Neue Liste oder Plan“, um neue Listen oder Pläne zu erstellen.
Das Fenster zum Erstellen einer neuen Aufgabe wird angezeigt. Geben Sie Ihrer Liste einen Titel oder planen Sie einen Titel. Gehen Sie dann zum Dropdown-Menü unter "Erstellen in" und wählen Sie aus, welche Art von Aufgabe es sein soll. Wählen Sie „Meine Aufgaben“, wenn Sie eine private Liste oder den Teamnamen erstellen möchten, und einen Kanal, wenn Sie einen gemeinsamen Plan erstellen möchten.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Erstellen“.
Um eine neue Aufgabe in einer bestehenden Liste oder einem bestehenden Plan zu erstellen, gehen Sie zuerst zu dieser Liste/diesem Plan. Angenommen, Sie möchten eine neue persönliche Aufgabe für To-Do erstellen, gehen Sie zu „Aufgaben“ unter „Meine Aufgaben“.
Klicken Sie dann auf die Option "Aufgabe hinzufügen".
Geben Sie den Titel für die Aufgabe und ggf. einen Prioritätsstatus oder ein Fälligkeitsdatum ein. Und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“ (Häkchen-Symbol), um die Aufgabe zu speichern.
Klicken Sie auf die Aufgabe, um weitere Informationen zur Aufgabe zu bearbeiten, z. B. eine Beschreibung oder Unteraufgaben hinzuzufügen.
Das Bearbeitungsfenster wird geöffnet. Gehen Sie zu „Checkliste“ und fügen Sie Unteraufgaben für die Aufgabe hinzu, in der es heißt „Element hinzufügen“.
Gehen Sie für eine neue gemeinsam genutzte Planaufgabe auf ähnliche Weise zum Plannamen und klicken Sie auf die Option „Aufgabe hinzufügen“. Der einzige Unterschied für eine neue Aufgabe in einem Plan sind die Spaltenkategorien. Sie können Details für die Kategorien „Zugewiesen an“ und „Bucket“ eingeben, wenn Sie eine neue Aufgabe für Planner erstellen.
Anzeigen Ihrer Aufgaben
Die To-Do-Aufgaben können nur als Liste angezeigt werden, aber die Planner-Aufgaben unterstützen 4 Ansichtstypen. Sie können Ihre Aufgaben in Form einer Liste, eines Boards, eines Diagramms oder eines Zeitplans anzeigen.
Standardmäßig ist die Ansicht „Liste“ sichtbar.
Die Board-Ansicht zeigt alle Aufgaben in Form von Karten auf einem Board an, was die Standardansicht in der nativen Planner-App in Microsoft 365 ist.
Die Diagrammansicht zeigt alle Statistiken zum Plan in Form von Diagrammen an, die es visueller machen und somit den Überblick über alle Informationen erleichtern.
Und die Zeitplanansicht zeigt alle Ihre Aufgaben in einem Kalender an, sodass Sie Ihre Fristen leicht im Auge behalten können.
Um die Ansicht zu ändern, klicken Sie auf die entsprechende Option in der rechten Ecke der Symbolleiste über den Aufgaben.
Verwenden von Aufgaben als Registerkarte
Sie können Aufgaben auch als Registerkarte in einem Teams-Kanal hinzufügen. Wenn sie in einem Kanal hinzugefügt wird, enthält die App Ihre persönlichen Aufgaben aus To-Do nicht. Mit der Aufgaben-App im Kanal kann Ihr Team gemeinsam Pläne erstellen und alle anstehenden Aufgaben organisiert halten.
Gehen Sie zu dem Kanal, dem Sie den Planer hinzufügen möchten, und klicken Sie oben auf das „+“-Symbol, um eine neue Registerkarte hinzuzufügen.
Suchen Sie in den Apps nach „Planer“ und klicken Sie darauf. Sie können entweder einen neuen Plan erstellen oder einen vorhandenen hinzufügen. Wählen Sie das Optionsfeld für die gewünschte Option aus und geben Sie dann entweder den Namen für einen Plan ein (um einen neuen Plan zu erstellen) oder wählen Sie einen vorhandenen Plan aus dem Dropdown-Menü aus. Klicken Sie dann auf die Option „Speichern“.
Die neue Aufgaben-App in Microsoft Teams macht das Verwalten von Aufgaben, sowohl im Team als auch persönlich, zum Kinderspiel. Und in den kommenden Monaten wird die App nur verbessert, mit weiteren Ergänzungen wie wiederkehrenden Aufgaben, der Liste "Mein Tag" usw.