So verwenden Sie das Nachverfolgen von Änderungen in Excel

Verwenden Sie die Funktion Änderungen nachverfolgen in Excel, um zu erfahren, wer Änderungen an der Arbeitsmappe vorgenommen hat, welche Änderungen sie vorgenommen haben und ob Sie diese akzeptieren oder nicht.

Angenommen, Sie haben jemanden gebeten, mit Ihnen eine Excel-Arbeitsmappe Korrektur zu lesen oder daran mitzuarbeiten. Außerdem möchten Sie möglicherweise die Änderungen, Einfügungen und Löschungen verfolgen, die an dieser freigegebenen Arbeitsmappe vorgenommen wurden. Sie können dies mit Hilfe der Excel-Funktion Änderungen nachverfolgen tun, Sie können feststellen, wer die Änderungen vorgenommen hat und welche Änderungen sie an Ihrem freigegebenen Arbeitsblatt / Ihrer Arbeitsmappe vorgenommen haben.

Excel-Arbeitsblätter werden standardmäßig nicht nachverfolgt, sodass Sie nicht wissen, welche Änderungen vorgenommen wurden, wer sie wann vorgenommen hat. Wenn jedoch die Funktion Änderungen nachverfolgen aktiviert ist, skizziert Excel die von jedem Benutzer in einer Arbeitsmappe durchgeführten Überarbeitungen. Dies ist eine schrittweise Anleitung zum Nachverfolgen von Änderungen in Microsoft Excel.

So aktivieren Sie das Nachverfolgen von Änderungen in Excel

Nachdem Sie alle Daten in das Arbeitsblatt eingegeben haben, aktivieren Sie die Funktion "Änderungen verfolgen", bevor Sie die Excel-Arbeitsmappe zur Überprüfung freigeben. Nach Abschluss der Überprüfung können Sie Ihre Originaldaten mit den geänderten Daten vergleichen und dann die Änderungen akzeptieren oder ablehnen. Anschließend können Sie Änderungen nachverfolgen deaktivieren.

Denken Sie daran, dass dies technisch gesehen eine Legacy-Funktion ist, sodass Sie die Option zum Nachverfolgen von Änderungen in Excel 2019 und 365 nicht sehen. Sie finden diese Funktion nur auf der Registerkarte Review von Excel 2016 und niedrigeren Versionen.

Um die Nachverfolgung von Änderungen in Excel zu aktivieren, gehen Sie zur Registerkarte „Überprüfen“ und klicken Sie auf „Änderungen nachverfolgen“. Wählen Sie dann im Dropdown-Menü "Änderungen hervorheben".

Ein Dialogfeld "Änderungen hervorheben" wird geöffnet. Aktivieren Sie darin das Kontrollkästchen "Änderungen während der Bearbeitung verfolgen".

Jetzt haben wir drei Optionen Wann, Wer und Wo. Im Feld "Wann" können wir auswählen, seit wann die Änderungen verfolgt werden sollen, zwischen "Seit ich das letzte Mal gespeichert habe, Alle, Noch nicht überprüft oder Seit Datum (bestimmtes Datum)". Hier wählen wir im Feld Wann „Alle“ aus.

Und wir wählen „Jeder“ im Wer-Feld. Sie können mit dieser Option auch festlegen, dass nur Änderungen von bestimmten Benutzern oder von allen verfolgt werden.

Wenn Sie möchten, dass die Änderungen im gesamten Blatt nachverfolgt werden, lassen Sie dieses Kontrollkästchen einfach deaktiviert. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Änderungen auf dem Bildschirm hervorheben" und klicken Sie auf die Schaltfläche "OK".

Wenn Sie nur Änderungen in einem Teil des Blatts verfolgen möchten, können Sie den Zellbereich angeben. Klicken Sie auf das Feld „Wo“ und wählen Sie den Zellbereich im Arbeitsblatt aus. Klicken Sie dann auf „OK“.

Klicken Sie auf „OK“, um die Arbeitsmappe zu speichern.

Wählen Sie als Nächstes auf der Registerkarte "Überprüfung" die Option "Arbeitsmappe freigeben".

Stellen Sie im Dialogfeld Arbeitsmappe freigeben sicher, dass das Kontrollkästchen "Die alte Funktion für freigegebene Arbeitsmappen anstelle der neuen gemeinsamen Dokumenterstellung verwenden" aktiviert ist. Klicken Sie dann auf „OK“.

Wählen Sie schließlich auf der Registerkarte "Überprüfen" die Option "Gemeinsame Arbeitsmappe schützen". Es öffnet sich das Dialogfeld Geteilte Arbeitsmappe schützen. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Freigegebene Arbeitsmappe schützen“ die Option „Freigeben mit Nachverfolgungsänderungen“, um zu verhindern, dass jemand den Nachverfolgungsverlauf entfernt. Klicken Sie dann auf „OK“.

Speichern Sie anschließend die Datei und geben Sie Ihre Tabelle zur Überprüfung an Ihre Mitarbeiter weiter.

So können Sie Änderungen anzeigen und akzeptieren oder ablehnen

Nachdem alle Ihre Mitarbeiter Ihre Arbeitsmappe überprüft und einige Änderungen vorgenommen haben, können Sie diese Änderungen akzeptieren oder ablehnen.

Wenn nun eine Änderung an der Tabelle vorgenommen wird, wird dies durch einen farbigen Zellenrahmen und ein kleines Dreieck in der oberen linken Ecke der Zelle angezeigt.

Um die Details zu überprüfen, bewegen Sie einfach Ihren Cursor über die Zelle mit dem kleinen Dreieck in der oberen linken Ecke. Es wird ein Kommentarfeld mit den Änderungen angezeigt, die vorgenommen wurden, wer sie vorgenommen hat und wann sie vorgenommen wurden. Wenn mehrere Prüfer Änderungen an Ihrem Arbeitsblatt vorgenommen haben, wird jedem Prüfer eine andere Feldfarbe zugewiesen.

Gehen Sie zum Reiter „Überprüfen“ und wählen Sie „Änderungen verfolgen“ aus der Gruppe „Änderungen“. Wählen Sie dieses Mal die Option "Änderungen akzeptieren oder ablehnen" aus der Dropdown-Liste aus.

Klicken Sie im Dialogfeld „Änderungen zum Akzeptieren oder Ablehnen auswählen“ auf „OK“, um fortzufahren.

Dann öffnet sich ein Dialogfeld „Änderungen akzeptieren oder ablehnen“, in dem Sie Änderungen einzeln akzeptieren oder alle Änderungen gleichzeitig akzeptieren/ablehnen können. Hier wird die erste Änderung, die auf dem Arbeitsblatt gefunden wurde, zuerst angezeigt. In unserem Fall wurde als erste Änderung festgestellt, dass sich der Wert von Zelle B11 von 16,99 auf 17,99 geändert hat. Sobald Sie es akzeptieren oder ablehnen, wird die nächste Änderung als nächstes geladen.

Wenn Sie auf „Akzeptieren“ klicken, wird die vorgenommene Änderung auf Ihr Arbeitsblatt angewendet. Wenn Sie es ablehnen, wird die Änderung rückgängig gemacht.

Erstellen einer separaten Datei zum Auflisten des Änderungsverlaufs

Anstatt die Änderungen in demselben Arbeitsblatt anzuzeigen, können Sie die Liste der Änderungen auch in einem separaten Arbeitsblatt mit dem Namen "Verlauf" anzeigen. Im Verlaufsblatt werden alle Details zu den vorgenommenen Änderungen aufgeführt.

Um den Verlauf anzuzeigen, wählen Sie auf der Registerkarte "Überprüfen" die Option "Änderungen verfolgen" und klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Änderungen hervorheben".

Aktivieren Sie im Dialogfeld "Änderungen hervorheben" das Kontrollkästchen "Änderungen auf einem neuen Blatt auflisten" unten, bevor Sie auf "OK" klicken.

Dadurch wird ein neues Blatt mit dem Namen "Verlauf" erstellt, das alle Details zu den Änderungen auflistet, die an der Arbeitsmappe vorgenommen wurden.

Speichern Sie die Datei einfach erneut, um das Verlaufsblatt aus der Arbeitsmappe zu entfernen.

So deaktivieren Sie die Nachverfolgung von Änderungen in Excel

Nachdem Sie die Überprüfung abgeschlossen haben, können Sie die Funktion zum Nachverfolgen von Änderungen in der Arbeitsmappe deaktivieren. Dadurch werden alle nachverfolgten Details (Hervorhebungen in Zellen) entfernt und die Nachverfolgung weiterer Änderungen an Ihrer Arbeitsmappe beendet.

Sie müssen zuerst den Schutz der Arbeitsmappe aufheben, bevor Sie die Nachverfolgung von Änderungen deaktivieren können. Klicken Sie dazu einfach auf die Option „Freigegebene Arbeitsmappe schützen“ auf der Registerkarte „Überprüfen“.

Um das Nachverfolgen von Änderungen zu deaktivieren, gehen Sie zum Tab „Überprüfen“ und wählen Sie Änderungen nachverfolgen > Änderungen hervorheben.

Deaktivieren Sie im Dialogfeld "Änderungen hervorheben" das Kontrollkästchen neben "Änderungen während der Bearbeitung verfolgen" und klicken Sie dann auf "OK".

Die Funktion zum Nachverfolgen von Änderungen in Excel ist jetzt deaktiviert.