In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie in Excel mithilfe der Sortier- und Filterfunktion alphabetisch ordnen und Formeln zum Anordnen und Formatieren der Daten in der richtigen Reihenfolge verwenden.
Microsoft Excel ist eine effektive Software zum Organisieren wichtiger Daten wie Finanzen, Verkaufsdaten, Kundeninformationen usw. Die Alphabetisierung der Daten in Arbeitsblättern ist eine der besten Möglichkeiten, um diese Daten schnell zu organisieren, darauf zuzugreifen und darauf zu verweisen. Das Alphabetisieren eines Zellbereichs bedeutet, einen Bereich in Excel alphabetisch zu sortieren. Die Daten können in beide Richtungen sortiert werden, entweder aufsteigend oder absteigend.
Angenommen, Sie haben einen großen Datensatz mit Bestellinformationen eines Kunden und möchten die Bestellhistorie eines bestimmten Kunden finden. Das Durchsuchen der gesamten Liste wird zu einer ziemlichen lästigen Pflicht. Anstatt Zeit mit dem Scrollen zu verschwenden, können Sie Ihre Spalten alphabetisch sortieren, um Ihre Daten schnell zu finden.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Daten in Excel alphabetisch zu sortieren, je nach Art des Datensatzes, an dem Sie arbeiten. Excel ermöglicht Ihnen das Sortieren einer einzelnen Spalte oder einer einzelnen Zeile oder eines ausgewählten Bereichs oder eines gesamten Arbeitsblatts sowie Optionen zum Gruppieren mehrerer Spalten oder Zeilen während des Sortierens. Lassen Sie uns lernen, wie Sie Daten in Excel-Tabellen nach Zeilen oder Spalten alphabetisch sortieren.
Warum Daten in Excel alphabetisieren?
Die Alphabetisierung der Daten hat zahlreiche Vorteile:
- Es macht die Daten sinnvoller und leichter lesbar.
- Es erleichtert einem Benutzer das Nachschlagen eines bestimmten Werts oder Kundennamens in einem Excel-Datenblatt.
- Es hilft dem Benutzer, doppelte Datensätze visuell zu identifizieren, damit wir Dateneingabefehler vermeiden können.
- Es ermöglicht Benutzern, die Spalten oder Listen einfach zu gruppieren, sodass Benutzer sie nebeneinander anzeigen können.
Alphabetisierung (alphabetisch sortieren) ist eine einfache und gängige Methode zum schnellen Sortieren Ihrer Informationen. Es ist besonders nützlich für sehr große Datensätze. Insgesamt gibt es 4 Möglichkeiten, Daten in Excel alphabetisch zu sortieren: A-Z- oder Z-A-Schaltfläche, Sortierfunktion, Filterfunktion und Formeln.
Eine Spalte in Excel alphabetisch sortieren
Der schnellste Weg zum alphabetischen Sortieren in Excel ist die Verwendung der integrierten Sortierfunktion.
Öffnen Sie zunächst die Tabelle, die den Datensatz enthält. Wählen Sie die Zellen oder Spalten aus, die Sie sortieren möchten, und achten Sie darauf, keine leeren Zellen auszuwählen. Gehen Sie dann zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie in der Gruppe Sortieren und Filtern entweder auf „A-Z“, um aufsteigend zu sortieren, oder auf „Z-A“, um absteigend zu sortieren.
Wenn sich dazwischen leere Zellen befinden, geht Excel davon aus, dass alle Daten sortiert wurden und stoppt über der schwarzen Zelle. Wenn Sie die gesamte Spalte sortieren möchten, wählen Sie einfach eine beliebige Zelle in der Spalte aus und verwenden Sie die obige Option.
Die gleichen Optionen können auch unter dem Werkzeug „Sortieren und Filtern“ im Abschnitt „Bearbeiten“ der Registerkarte „Start“ aufgerufen werden.
Sobald Sie auf die Schaltfläche klicken, können Sie Ihre Excel-Liste sofort alphabetisch sortieren.
So sortieren und halten Sie Zeilen in Excel zusammen
Sie können eine Spalte ganz einfach sortieren, wenn Ihr Arbeitsblatt nur eine Spalte enthält. Es wird jedoch etwas kompliziert, wenn Ihr Arbeitsblatt neben der zu sortierenden Spalte mehrere Spalten enthält. Manchmal arbeiten wir auch an Tabellenkalkulationen, in denen wir die entsprechenden Zeilen nach dem Sortieren der Spalte intakt halten müssen.
Zum Beispiel, wenn wir eine Tabelle mit der Notenliste der Schüler haben. Wenn wir die Spalte mit den Schülernamen in alphabetischer Reihenfolge sortieren, möchten wir auch, dass sich die in den Zeilen daneben eingegebenen Noten entsprechend verschieben.
In solchen Fällen können Sie mit der Schaltfläche „A-Z“ oder „Z-A“ eine der Spalten in alphabetischer Reihenfolge sortieren und die Daten werden automatisch in anderen Spalten angeordnet, wobei die Zeilen zusammengehalten werden. Sehen wir uns an einem anderen Beispiel an, wie das funktioniert.
Wählen Sie zunächst die erste Spalte aus, nach der Sie andere Spalten sortieren möchten. Wählen Sie dann entweder "A-Z" oder "Z-A" auf der Registerkarte "Daten" oder "Start", um die Daten in einer Spalte zu sortieren, und Excel ordnet die anderen Spalten automatisch entsprechend neu an.
Sobald Sie auf die Sortierschaltfläche klicken, wird ein Dialogfeld mit einer Sortierwarnung angezeigt. Wählen Sie das Optionsfeld für „Auswahl erweitern“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Sortieren“.
Dadurch werden die Zeilen beim Sortieren der Spalten zusammengehalten, ohne dass Daten nicht übereinstimmen (wie unten gezeigt).
Wenn Sie die Option „Mit der aktuellen Auswahl fortsetzen“ auswählen, sortiert Excel nur die ausgewählte Spalte.
So sortieren Sie alphabetisch nach mehreren Spalten
Wenn Sie einen Datensatz alphabetisch nach mehr als einer Spalte sortieren möchten, können Sie dies mit der Sortierfunktion von Excel tun.
Zum Beispiel möchten wir die folgende Tabelle alphabetisch zuerst nach Land und dann nach Vorname anordnen:
Wählen Sie zunächst die gesamte Tabelle aus, die Sie alphabetisch sortieren möchten, gehen Sie dann zum Reiter „Daten“ und klicken Sie in der Gruppe Sortieren und Filtern auf „Sortieren“.
Oder klicken Sie auf das Symbol „Sortieren & Filtern“ im Abschnitt „Bearbeiten“ der Registerkarte „Startseite“ und wählen Sie „Benutzerdefinierte Sortierung“, um auf dieselbe Funktion zuzugreifen.
Das Dialogfeld Sortieren wird angezeigt und zeigt die erste Spalte (Parameter) an, in der die Tabelle sortiert wird. Wählen Sie im Dropdown-Feld „Sortieren nach“ die primäre Spalte aus, nach der Sie die Daten zuerst alphabetisch sortieren möchten, in unserem Fall „Land“, und wählen Sie im Dropdown-Menü „Reihenfolge“ entweder „A bis Z“ oder „Z bis A“ aus. .
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Ebene hinzufügen“, um die zweite Sortierebene hinzuzufügen. Wählen Sie die zweite Spalte (in unserem Fall Vorname), nach der Sie die Daten alphabetisch sortieren möchten, im Feld „Sortieren nach“ und wählen Sie entweder „A bis Z“ oder „Z bis A“. Wenn Ihre Tabelle oben Überschriften hat, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Meine Daten enthalten Überschriften“, damit die Überschriften beim Sortieren übersprungen werden können. Fügen Sie bei Bedarf weitere Sortierebenen hinzu und klicken Sie auf „OK“.
Die Tabelle ist alphabetisch geordnet: zuerst nach Land und dann nach Vorname, wie unten gezeigt.
So sortieren Sie Zeilen in Excel alphabetisch
Manchmal möchten Sie in Excel möglicherweise Zeilen anstelle von Spalten alphabetisch sortieren. Dies kann mit der Sortierfunktion von Excel erfolgen. Angenommen, Sie haben eine Tabelle, in der die Spalte B bis T in der ersten Zeile die Städtenamen enthält, in der die Anzahl der unter verschiedenen Einzelhandelstypen verfügbaren Geschäfte und Spalte A den Händlertyp enthält. Die Zellen werden verwendet, um zu verfolgen, wie viele Geschäfte in jeder Stadt in verschiedenen Einzelhändlerkategorien vorhanden sind.
Wählen Sie zunächst alle Zeilen aus, die Sie alphabetisch sortieren möchten. Wenn Sie Zeilenbeschriftungen nicht verschieben möchten, lassen Sie sie aus Ihrer Auswahl. Navigieren Sie nun zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie in der Gruppe Sortieren und Filtern auf „Sortieren“.
Klicken Sie im Dialogfeld "Sortieren" auf die Schaltfläche "Optionen".
Es erscheint ein weiteres kleines Dialogfeld, in dem Sie die Option „Von links nach rechts sortieren“ oder „Von oben nach unten sortieren“ auswählen können. Wählen Sie die Option „Von links nach rechts sortieren“, um stattdessen nach Zeilen alphabetisch zu sortieren, und klicken Sie auf „OK“, um zum Dialogfeld „Sortieren“ zurückzukehren.
Wählen Sie nun in der Dropdown-Liste „Sortieren nach“ die Zeile aus, die Sie alphabetisch sortieren möchten (in diesem Beispiel Zeile 1). Behalten Sie im anderen Feld die Zellenwerte im Feld „Sortieren nach“ bei und wählen Sie „A bis Z“ (aufsteigende Reihenfolge) im Feld „Reihenfolge“. Klicken Sie dann auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.
Nun wird die erste Zeile unserer Tabelle in alphabetischer (aufsteigender) Reihenfolge sortiert, und die restlichen Zeilen werden wie unten gezeigt entsprechend neu angeordnet.
So sortieren Sie eine Spalte alphabetisch mithilfe eines Filters
Eine weitere schnelle Möglichkeit zum alphabetischen Sortieren in Excel ist die Verwendung der Filterfunktion. Nachdem Sie Filter auf Spalten angewendet haben, können Sie mit nur einem Mausklick auf die Sortieroptionen für alle Spalten zugreifen.
Um einen Filter zu Spalten hinzuzufügen, wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus und klicken Sie auf die Option „Filter“ in der Gruppe Sortieren & Filtern auf der Registerkarte „Daten“. Wenn Sie den Filter auf die gesamte Tabelle anwenden möchten, wählen Sie eine beliebige Zelle in der Tabelle aus und klicken Sie auf die Option „Filter“.
Sie können auch auf die Filteroption zugreifen, indem Sie auf das Werkzeug "Sortieren und Filtern" in der Gruppe "Bearbeiten" der Registerkarte "Startseite" klicken und "Filter" auswählen.
In jeder der Spaltenüberschriften wird ein kleiner Dropdown-Pfeil angezeigt. Klicken Sie auf den Pfeil einer beliebigen Spalte, die Sie alphabetisch sortieren möchten, und wählen Sie entweder „A bis Z sortieren“ oder „Z bis A sortieren“.
Dadurch wird die gewünschte Spalte in der von Ihnen gewählten alphabetischen Reihenfolge angeordnet, und wenn Sie „Sortieren A bis Z“ gewählt haben, erscheint ein kleiner Aufwärtspfeil auf der Filterschaltfläche, der die Sortierreihenfolge (aufsteigend) anzeigt:
Erweiterte Sortierung in einer benutzerdefinierten Reihenfolge
Die alphabetische Sortierung ist nicht für alle alphabetischen Daten ideal. Manchmal können Daten alphabetisch sortiert werden, aber dies ist nicht die effektivste Art, sie zu sortieren.
Stellen wir uns eine Situation vor, in der Sie möglicherweise eine Liste mit den Namen von Monaten oder Wochentagen haben. Eine alphabetische Sortierung ist in dieser Situation nicht sinnvoll. Es ist sinnvoller, diese Liste chronologisch zu sortieren. Wenn Sie von A bis Z sortieren, werden die Monate alphabetisch sortiert, zuerst kommt April, dann August, Februar, Juni usw. Aber das ist nicht das, was Sie wollen. Glücklicherweise ist es sehr einfach, in Excel mit der Option "Erweiterte benutzerdefinierte Sortierung" chronologisch zu ordnen.
Wählen Sie zunächst die Tabelle aus, die Sie sortieren möchten. Wählen Sie dann „Benutzerdefinierte Sortierung“ unter „Sortieren & Filtern“ im Abschnitt „Bearbeiten“ der Registerkarte „Startseite“.
Wählen Sie im Dialogfeld „Sortieren“ im Spaltenbereich die Spalte aus, die die Monate des Jahres enthält, sortieren Sie wie gewohnt nach „Werten“ und wählen Sie im Bereich „Reihenfolge“ die Option „Benutzerdefinierte Liste“.
Im Dialog Benutzerdefinierte Listen können Sie eine eigene Liste erstellen. Es gibt einige benutzerdefinierte Standardlisten mit Wochentagen, abgekürzten Monaten, Monaten des Jahres usw. Wählen Sie die entsprechende Sortieroption nach Ihren Bedürfnissen (in unserem Fall Januar, Februar, ..) und klicken Sie auf „OK“. Klicken Sie dann erneut auf „OK“, um Ihre Liste chronologisch zu sortieren.
Sie werden feststellen, dass Sie die Liste erfolgreich nach der Monatsreihenfolge sortiert haben.
So sortieren Sie in Excel mit Excel-Formeln alphabetisch
Wenn Sie ein Fan von Formeln sind, können Sie Excel-Formeln verwenden, um eine Liste alphabetisch zu ordnen. Die beiden Formeln, die zum Alphabetisieren von Daten verwendet werden können, sind ZÄHLENWENN und SVERWEIS.
Zum Beispiel haben wir eine Liste von Namen, die wir mithilfe von Formeln alphabetisieren möchten.
Um dies zu sortieren, fügen wir der bestehenden Tabelle eine temporäre Spalte mit dem Namen „Sortierreihenfolge“ hinzu.
Verwenden Sie in der Zelle (A2) neben den Daten die folgende ZÄHLENWENN-Formel:
=ZÄHLENWENN($B$2:$B$20,"<="&B2) Die obige Formel vergleicht einen Textwert in Zelle B2 mit allen anderen Textwerten (B3:B20) und gibt seinen relativen Rang zurück. In Zelle B2 gibt es beispielsweise 11 zurück, da es 11 Textwerte gibt, die in alphabetischer Reihenfolge kleiner oder gleich dem Text "Nancy" sind. Das Ergebnis ist die Sortierreihenfolge des Mitarbeiternamens in Zelle B2.
Verwenden Sie dann den Füllziehpunkt, um diese Formel zu ziehen, um sie im gesamten Bereich auszufüllen. Dies gibt die Sortierreihenfolge der einzelnen Namen in der Liste an.
Nun müssen wir die im obigen Screenshot gezeigten Daten anhand der Sortierreihenfolge anordnen und verwenden dazu eine SVERWEIS-Funktion.
Die Syntax:
=SVERWEIS(,A:B,2,0)Hier steht „Sortiernummer“ für die Zahlen in aufsteigender Reihenfolge von 1 – 20. Für absteigende Reihenfolge sollten die Zahlen von 20 – 1 sein.
Hier haben wir Spalte D für sortierte Namen. Geben Sie für Zelle D2 die folgende SVERWEIS-Formel ein:
=SVERWEIS(1,A:B,2,0)Ebenso müssen Sie für die zweite und dritte Zelle die Formel wie folgt verwenden:
=SVERWEIS(2,A:B,2,0) und =SVERWEIS(3,A:B,2,0) und so weiter…
Nachdem Sie diese SVERWEIS-Formel in jede Zelle neben den Daten eingegeben haben, wird die Liste alphabetisch sortiert.
Anstatt die oben genannte Formel (1-20) manuell in jede Zelle einzugeben, können Sie zur Arbeitserleichterung auch die Zeilenfunktion nutzen. Die Funktion Row() gibt die Zeilennummer der aktuellen Zelle zurück. Mit Hilfe der Zeilenfunktion lautet die Formel also:
=SVERWEIS(ZEILE()-1,A:B,2,0)Diese Formel liefert das gleiche Ergebnis wie die obige Formel.
Verwenden Sie dann den Füllziehpunkt, um diese Formel zu ziehen, um sie im gesamten Bereich auszufüllen.
So sortieren Sie Einträge nach Nachnamen
Gelegentlich müssen wir Datenblätter oft alphabetisch nach Nachnamen sortieren. Auch wenn die Namen mit dem Vornamen beginnen, müssen Sie sie in solchen Fällen nach dem Nachnamen alphabetisch sortieren. Sie können dies mit Excel Text-Formeln tun.
Dazu müssen Sie zunächst den Vor- und den Nachnamen aus den vollständigen Namen in zwei verschiedene Spalten extrahieren. Dann kehren Sie die Namen um, sortieren sie und kehren sie dann in ihre ursprüngliche Form zurück.
Geben Sie mit einem vollständigen Namen in A2 die folgenden Formeln in zwei verschiedene Zellen (B2 und C2) ein und kopieren Sie die Formeln dann in den Spalten (mit dem Füllpunkt) bis zur letzten Zelle mit Daten:
Um den Vornamen zu extrahieren, geben Sie diese Formel in Zelle C2 ein:
=LINKS(A2,SUCHE(” “,A2)-1)
Um den Nachnamen zu extrahieren, geben Sie diese Formel in Zelle D2 ein:
=RECHTS(A2,LEN(A2)-SUCHE(" ",A2,1))
Und dann in Zelle E2 den Vor- und Nachnamen in umgekehrter Reihenfolge durch ein Komma getrennt verkettet:
=D2&", "&C2
Wir haben Vor- und Nachnamen getrennt und vertauscht. Jetzt müssen wir sie alphabetisch sortieren und wieder umkehren. Wie Sie oben sehen können, enthalten die Spalten C, D und E beim Extrahieren von Namen mithilfe der Formel tatsächlich Formeln, die jedoch so formatiert sind, dass sie wie Werte aussehen. Also müssen wir die Formel in Werte umwandeln.
Wählen Sie dazu zuerst alle Formelzellen (E1: E31) aus und drücken Sie Strg + C sie zu kopieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Zellen, klicken Sie unter "Einfügeoptionen" auf das Symbol "Werte" und drücken Sie die Eingabetaste.
Wählen Sie dann eine beliebige Zelle in der resultierenden Spalte aus und klicken Sie je nach Bedarf auf die Option „A bis Z“ oder „Z bis A“ auf der Registerkarte „Daten“ oder „Startseite“.
Ein Dialogfeld mit der Sortierwarnung wird angezeigt, sobald Sie auf die Schaltfläche klicken. Wählen Sie die Option „Auswahl erweitern“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Sortieren“.
Wie Sie sehen, ist die gesamte Spalte alphabetisch nach Nachnamen sortiert.
Wenn Sie nun das ursprüngliche Format "Vorname Nachname" wieder herstellen möchten, müssen Sie nur die gleichen Formeln eingeben, jedoch mit anderen Zellbezügen.
Sie müssen den Namen (E2) wieder in zwei Teile zerlegen, indem Sie die folgenden Formeln verwenden:
Extrahieren Sie in G2 den Vornamen:
=RECHTS(E2,LEN(E2)-SUCHE(" ",E2))
Ziehen Sie in G2 den Nachnamen:
=LINKS(E2,SUCHE(" ",E2)-2)
Und fügen Sie die beiden Teile zusammen, um den ursprünglichen vollständigen Namen zu erhalten:
=G2&" "&H2
Achten Sie jedes Mal, wenn Sie die Formel in die erste Zelle eingeben, darauf, die Formel in der Spalte (mit dem Ausfüllkästchen) bis zur letzten Zelle mit Daten nach unten zu kopieren.
Jetzt müssen Sie nur noch die Formeln wie oben beschrieben in die Wertekonvertierung umwandeln, und Sie sind fertig. das gemacht und.