Alles, was Sie über das Erstellen von Live-Umfragen in geplanten und Ad-hoc-Team-Meetings wissen müssen.
Microsoft Teams könnte eine großartige App für die Zusammenarbeit und Videokonferenzen sein. Aber für viele Menschen ist es keineswegs perfekt. Umfragen sind beispielsweise in Meetings nicht wie in vielen anderen Apps direkt verfügbar.
Umfragen sind eine perfekte Möglichkeit, Online-Meetings interaktiver zu gestalten und sie aus der Langeweile-Zone herauszuführen. Deshalb sind sie ideal für das aktuelle Szenario. Aber wie gehen Sie vor, um Umfragen in einer Microsoft Teams-Besprechung und nicht in einem Kanal zu erstellen? Microsoft hat endlich die Unterstützung für Live-Umfragen in einer Teams-Besprechung hinzugefügt. Es mag etwas kompliziert sein, aber nicht unmöglich mit den verschiedenen Apps, die Microsoft Teams anbietet.
Microsoft Teams ist ein Kraftwerk von Apps, und es gab schon lange vor der aktuellen Wendung Apps für Umfragen. Es liegt also nahe, dass sie die Funktion nicht direkt zur Meeting-Oberfläche hinzugefügt haben. Da viele Benutzer bereits mit diesen Apps vertraut waren, wäre es möglicherweise sinnlos gewesen, die Funktion der Meeting-Oberfläche hinzuzufügen, da unnötige Ressourcen erforderlich gewesen wären.
Sie müssen nur lernen, wie Sie diese Apps in einem Meeting verwenden, um Live-Umfragen durchzuführen. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie mit einer App zum Durchführen von Umfragen nicht vertraut sind. Diese Anleitung stellt Ihnen auch zwei solcher Apps vor. Also, los geht's!
Umfragen für geplante Meetings erstellen
Die meisten professionellen Meetings oder Kurse in Microsoft Teams sind geplant. Und im Übrigen sind Umfragen in diesen Umgebungen am dringendsten erforderlich, um die Dinge interessant zu halten. Glücklicherweise können Sie in Microsoft Teams relativ einfach Umfragen für geplante Besprechungen erstellen, und zwar sowohl vor als auch während der Besprechung.
Erstellen von Umfragen vor einem Meeting für Microsoft 365-Benutzer
Die Benutzeroberfläche zum Planen von Besprechungen unterscheidet sich für Benutzer von Microsoft 365 und Microsoft Teams Free. Daher ist der Prozess auch beim Erstellen von Umfragen vor einem Meeting anders.
Gehen Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite zum Reiter „Kalender“.
Gehen Sie in Ihrem Kalender zu dem Meeting, für das Sie Umfragen erstellen möchten, und klicken Sie darauf.
Für das Meeting wird ein Popup angezeigt; klicken Sie auf „Bearbeiten“.
Klicken Sie dann oben auf die Option "Registerkarte hinzufügen" (+ Symbol).
Wenn es keine Option zum Hinzufügen einer Registerkarte gibt, bedeutet dies, dass sich noch keine Teilnehmer in Ihrem Meeting befinden.
Das Erstellen von Umfragen vor einem Meeting funktioniert nur, wenn Sie Teilnehmer in der Option "Erforderliche Teilnehmer" hinzugefügt haben. Dies liegt daran, dass das Hinzufügen einer Registerkarte eine Funktion des Chats ist und der Besprechungschat vor einer Besprechung nur dann verfügbar ist, wenn andere Teilnehmer zum Chatten vorhanden sind.
Gehen Sie zu „Erforderliche Teilnehmer“ und fügen Sie eine Person aus Ihrer Organisation hinzu. Wenn Sie niemanden hinzufügen möchten, müssen Sie die Idee, Umfragen vor einem Meeting zu erstellen, aufgeben.
Nachdem Sie einen Teilnehmer hinzugefügt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Update senden“.
Öffnen Sie dann das Meeting erneut, und Sie werden feststellen, dass die Option "Registerkarte hinzufügen" angezeigt wird. Klicken Sie darauf und suchen Sie in den Apps nach "Formulare". Microsoft Forms ist eine der besten Apps, um Umfragen in Teams für Microsoft 365-Benutzer durchzuführen.
Notiz: Nur Besprechungsorganisatoren und Moderatoren können Umfragen mit der Forms-App erstellen. Eine weitere App, die Sie für Umfragen verwenden können, ist die Polly-App, die im Abschnitt für Benutzer von Microsoft Teams Free behandelt wird.
Es öffnet sich eine Übersicht der App. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
Eine weitere Vorschau der Funktionen von Forms wird geöffnet. Klicken Sie auf die Option „Speichern“.
Die Registerkarte für Formulare wird mit dem Spitznamen "Umfragen" angezeigt. Klicken Sie darauf, um mit der Erstellung von Umfragen zu beginnen.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Neue Umfrage erstellen“.
Fügen Sie die Frage und Antworten hinzu und konfigurieren Sie andere Einstellungen. Sie können die Umfrage anonym oder nicht anonym halten, die Ergebnisse mit anderen teilen oder sie nicht teilen. Die Frage kann auch mehrere Antworten haben. Nachdem Sie alle Konfigurationen abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
Die Umfrage wird als Entwurf angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Starten", um es live zu machen. Wenn Sie es jetzt nicht starten, kann es während des Meetings gestartet werden. Sie können beliebig viele Umfragefragen erstellen und alle oder einige davon vor dem Meeting starten.
Andere Teilnehmer können die aktiven Umfragen aus dem Besprechungschat vor der Besprechung sehen und daran teilnehmen. Sie können die Ergebnisse der Umfrage im Chat verfolgen.
Notiz: Moderatoren können auch beliebige Entwürfe einsehen und diese starten oder auch selbst neue Umfragen erstellen. Sie können die Personen, die Sie beim Erstellen von Umfragen nicht mitbestimmen möchten, aus der Rolle der Referenten aus den Besprechungsoptionen entfernen.
Erstellen von Umfragen vor einem Meeting für kostenlose Benutzer von Microsoft Teams
Benutzer von Microsoft Teams Free können jetzt auch Besprechungen planen. Aber die Möglichkeiten, ein Meeting zu planen, sind bei weitem nicht so umfangreich wie für Microsoft 365-Abonnenten. Ein Unterschied besteht beispielsweise darin, dass Sie während der Planung des Meetings keine Teilnehmer hinzufügen können.
Aber mit Microsoft Teams Free wird ein Besprechungschat für jede Besprechung erstellt, die Sie planen, auch ohne Teilnehmer. Gehen Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite zu „Chat“.
Öffnen Sie den Chat für das von Ihnen geplante Meeting.
Klicken Sie dann rechts neben den anderen Registerkarten auf die Schaltfläche "Registerkarte hinzufügen".
Jetzt ist Microsoft Forms für Benutzer von Microsoft Teams Free nicht verfügbar. Sie können jedoch die Polly-App verwenden, um interaktive Live-Umfragen zu erstellen. Suchen Sie nach „Polly“ und klicken Sie auf das App-Symbol.
Die App-Übersichtsseite wird geöffnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
Wenn Sie es zum ersten Mal hinzufügen, werden zusätzliche Berechtigungen angefordert. Klicken Sie auf „Akzeptieren“, um fortzufahren.
Eine Vorschauseite für das, was Sie mit Polly tun können, wird angezeigt. Klicken Sie auf „Speichern“.
Die Registerkarte für „Polly“ wird hinzugefügt. Gehen Sie dorthin, um Umfragen mit Polly zu erstellen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“, um eine neue Umfrage zu erstellen.
Mit Polly können Sie MCQ-Fragen, Quiz, Wissenswertes und Q&A erstellen. Wählen Sie den Umfragetyp aus, den Sie erstellen möchten. Sie können auch eine der verfügbaren Vorlagen verwenden.
Erstellen Sie die Frage und die Optionen. Mit Polly können Sie mehrere Fragen zu einer einzigen Umfrage hinzufügen. Konfigurieren Sie zusätzliche Einstellungen für die Umfrage und klicken Sie auf „Speichern“.
Sie können die Umfrage(n) speichern, um sie während des Meetings zu starten. Oder Sie können dem Chat Teilnehmer hinzufügen und die Umfrage vor dem Meeting starten. Um Teilnehmer hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf das Symbol „Teilnehmer“ und wählen Sie „Personen hinzufügen“.
Klicken Sie nach dem Hinzufügen von Personen auf die Schaltfläche „Senden“, um die Umfragefrage zu starten. Sie können die Ergebnisse der Umfrage im Chat selbst anzeigen.
Erstellen von Live-Umfragen während eines Meetings
Unabhängig davon, ob Sie ein Microsoft 365- oder Teams Free-Benutzer sind, wenn Sie Forms/Polly oder eine andere für Besprechungen optimierte Umfrage-App zu einer geplanten Besprechung hinzugefügt haben, ist die Durchführung von Umfragen während dieser Besprechungen für Sie ein Kinderspiel.
Gehen Sie im Meeting-Fenster zur Meeting-Symbolleiste, und Sie werden sehen, dass dort ein zusätzliches Symbol für Forms oder Polly angezeigt wird.
Klicken Sie darauf, um die Teilnehmer während des Meetings abzufragen. Bei Formularen wird rechts das Panel für Umfragen geöffnet. Alle aktiven Umfragen oder Entwürfe sind dort verfügbar. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu erstellen“, um eine neue Umfrage zu starten.
Ebenso erscheint rechts das Panel für Polly mit allen verfügbaren Entwürfen oder aktiven Umfragen. Um neue Umfragen zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Schnell erstellen“.
Starten Sie die Umfragen über das Umfragefenster, um während des Meetings aktive Umfragen durchzuführen. Die von Ihnen gestarteten Umfragen werden während eines laufenden Meetings als Fenster auf den Bildschirmen der Teilnehmer angezeigt. Sie können auch jederzeit über den Besprechungschat darauf zugreifen. Sie können den Fortschritt einer Umfrage verfolgen und die Antworten darauf im Panel selbst anzeigen.
Wenn Sie die Umfrage-App nicht zu einem angesetzten Meeting hinzugefügt haben, bevor das Meeting begonnen hat, ist der Vorgang zum Hinzufügen während des Meetings der gleiche wie bei den unten erläuterten Ad-hoc-Meetings.
Erstellen von Live-Umfragen für Ad-hoc-Meetings
Umfragen sind nicht nur für geplante Meetings verfügbar, auch wenn eine Google-Suche Sie glauben machen möchte. Es gibt eine bestimmte Problemumgehung, mit der Sie in jedem Ad-hoc-Microsoft Teams-Meeting auf Umfragen zugreifen können.
Wenn Sie nur eine kurze kleine Frage stellen möchten, benötigen Sie nicht einmal den Workaround. Sehen wir uns beide Möglichkeiten an, wie Sie auf Umfragen in einer nicht geplanten Microsoft Teams-Besprechung zugreifen können.
Unabhängig davon, ob Sie ein Microsoft 365- oder Teams Free-Benutzer sind, bleiben die Schritte zum Erstellen von Umfragen in Ad-hoc-Meetings gleich. Lediglich Ihre Wahl der App kann sich unterscheiden.
Für eine schnelle Umfrage (mit einer einzelnen Frage) gehen Sie zur Meeting-Symbolleiste und klicken Sie auf das Symbol „Chat“.
Das Chat-Panel wird rechts geöffnet. Gehen Sie zum Verfassen-Feld am unteren Bildschirmrand und klicken Sie auf das Symbol „Messaging-Erweiterungen“ (Menü mit drei Punkten).
Klicken Sie dann auf die Umfrage-App, die Sie verwenden möchten. Wenn es nicht sofort sichtbar ist, suchen Sie danach.
Die Schnittstelle für die App würde erscheinen. Wenn Sie Formulare verwenden, öffnet sich das Fenster zum Erstellen einer Frage. Gestalten Sie Ihre Frage und Optionen, konfigurieren Sie die Einstellungen und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
Eine Vorschau der Umfrage wird angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um es zu starten.
Wenn Sie die Polly-App verwenden, öffnet sich die Schnittstelle zur Auswahl des Umfragetyps. Wählen Sie „Frage“, um eine Multiple-Type-Choice-Umfrage zu erstellen.
Formulieren Sie die Frage und klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt senden“, um die Umfrage zu starten.
Die Umfrage wird auf dem Bildschirm der Teilnehmer sowie im Chat angezeigt. Sie können die Umfrage und die Antworten darauf im Chat anzeigen.
Notiz: Das Symbol "Messaging-Erweiterungen" kann für Kanalbesprechungen nicht angeklickt werden. Um eine Umfrage für eine Kanalbesprechung zu erstellen, minimieren Sie das Besprechungsfenster und wechseln Sie zum Kanal in Microsoft Teams. Gehen Sie zum Beitrag „Meeting in“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Antworten“. Das Feld zum Verfassen wird angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol „Messaging-Erweiterungen“ und führen Sie die restlichen Schritte wie oben beschrieben aus.
Die obige Option ist geeignet, wenn Sie nicht zu viele Fragen in einer Umfrage erstellen müssen. Aber für eine lange Umfrage ist es nicht machbar. Für den Anfang müssen Sie den Vorgang jedes Mal wiederholen, wenn Sie eine Frage hinzufügen möchten. Außerdem kann es mühsam sein, die Umfrage über das Chat-Panel zu verwalten.
Es ist Zeit, zur Problemumgehung zu gelangen. Bei dieser Methode wird das Symbol für die Umfrage-App zur Besprechungssymbolleiste hinzugefügt, genau wie bei geplanten Besprechungen.
Notiz: Dieser Hack funktioniert nicht bei Channel-Meetings, sondern nur bei privaten Meetings, die über die Registerkarte "Kalender"/"Meetings" gestartet werden. Für Kanalbesprechungen können Sie stattdessen Umfragen im Kanal durchführen.
Minimieren Sie das Besprechungsfenster, während die Besprechung noch läuft, und öffnen Sie das Microsoft Team-Fenster. Gehen Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite zu „Chat“.
Ein Chat für die laufende Besprechung wird mit dem Besprechungsnamen in der Liste der Chats angezeigt. Es wird auch ein Videokamerasymbol haben, um anzuzeigen, dass das Meeting läuft. Klicken Sie darauf, um den Besprechungschat zu öffnen.
Klicken Sie dann rechts neben den vorhandenen Registerkarten auf die Option "Registerkarte hinzufügen" (+ Symbol).
Das Fenster zum Hinzufügen einer App wird geöffnet. Fügen Sie die Forms/Polly-App für Umfragen hinzu. Für dieses Beispiel haben wir nur die Forms-App hinzugefügt, Sie können jedoch auch eine der beiden auswählen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, wenn das Fenster erscheint, um die App zum Meeting hinzuzufügen.
Kehren Sie nun zum Besprechungsfenster zurück. Das Symbol für die Umfrage-App wird in Ihrer Meeting-Symbolleiste angezeigt. Klicken Sie darauf, um Live-Umfragen im Meeting-Chat über das Umfrage-Panel zu erstellen und zu überwachen.
Die Verwendung von Umfragen, um Quizfragen durchzuführen oder Feedback zu sammeln, kann virtuelle Meetings viel interaktiver machen. Und mit Hilfe dieses Handbuchs können Sie Live-Umfragen in jedem Microsoft Teams-Meeting wie ein Profi erstellen.