Erstellen Sie eine Dropdown-Liste mit Elementen in Excel, um die Dateneingabe einfacher, schneller und fehlerfrei zu gestalten. Mit der Datenvalidierungsfunktion von Excel können Sie ganz einfach Dropdown-Listen erstellen, um Daten in ein Arbeitsblatt oder eine Arbeitsmappe einzugeben.
Eine Excel-Dropdown-Liste oder ein Dropdown-Menü ist ein grafisches Steuerelement, mit dem Benutzer eine Option aus einer Liste vordefinierter Optionen auswählen können. Dies macht die Dateneingabe einfacher und schneller und reduziert Ungenauigkeiten und Tippfehler.
Benutzer können beispielsweise einfach den Status der Arbeit als FERTIG aus einem Dropdown-Menü auswählen. Wenn Sie ihnen jedoch die Möglichkeit geben, es manuell einzugeben, können sie das ganze Wort FINISHED oder PENDING oder ONGOING oder FAILED eingeben. Es wird viel Zeit in Anspruch nehmen, den Status für jede Arbeit einzugeben, aber wenn es sich um eine Dropdown-Liste handelt, wird der Dateneingabeprozess beschleunigt.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie schnell und einfach eine Dropdown-Liste erstellen können, indem Sie Daten aus Zellen verwenden oder Daten manuell eingeben oder Formeln in Excel verwenden.
Erstellen einer Dropdown-Liste mit Daten aus Zellen
Sie können beispielsweise ein Dropdown-Menü erstellen, um den Status jeder Ihrer geplanten Reisen zu verfolgen (wie in der Abbildung unten gezeigt).
Geben Sie zunächst die Elemente ein, die in der Dropdown-Liste in einem Array von Zellen angezeigt werden sollen. Sie können dies auf dem Blatt tun, das die Dropdown-Listen enthält, oder auf einem anderen Blatt.
In diesem Beispiel haben wir die Liste der Elemente für die Dropdown-Liste in Blatt 2 eingegeben.
Gehen Sie zurück zu Blatt 1 und wählen Sie dann Zelle B2 aus (dies ist die Zelle, in der Sie Ihr Dropdown-Menü einrichten).
Gehen Sie als Nächstes zur Registerkarte „Daten“, klicken Sie auf das Symbol „Datenvalidierung“ und wählen Sie „Datenvalidierung“ aus dem Dropdown-Menü.
Wählen Sie im Dialogfeld „Datenvalidierung“ aus dem Dropdown-Menü „Zulassen:“ die Option „Liste“ und klicken Sie auf „OK“.
Klicken Sie in das Feld „Quelle“ und Sie können die Liste der Elemente auswählen, die Sie als Optionen hinzufügen möchten, die in der Liste angezeigt werden.
Wählen Sie nun die Liste der Elemente (A1: A5) aus Blatt 2.
Und die Position, an der die Werte für das Dropdown-Menü automatisch zum Feld Quelle hinzugefügt werden. Klicken Sie nun auf „OK“. Wenn Sie die Option „Schwarz ignorieren“ deaktivieren, zwingt Excel die Benutzer, einen Wert aus der Liste auszuwählen.
Jetzt haben Sie in Zelle B2 der Spalte Status eine Dropdown-Liste erstellt.
Um die Dropdown-Liste in alle 5 Zeilen zu kopieren, klicken Sie einfach auf das kleine grüne Quadrat unten links im Dropdown-Feld und ziehen Sie es nach unten über Zelle B6.
Jetzt wird die Dropdown-Liste von Zelle B2 nach B6 kopiert.
Erstellen einer Dropdown-Liste durch manuelle Dateneingabe
Alternativ können Sie Elemente direkt zum Dropdown hinzufügen, indem Sie sie manuell in das Feld „Quelle“ des Dialogfensters Datenvalidierung eingeben.
In diesem Beispiel fügen Sie eine Dropdown-Liste für die Jahreszeit hinzu, in der Sie die Städte besuchen. Wählen Sie also Zelle C2 aus, um eine Dropdown-Liste zu erstellen.
Öffnen Sie das Dialogfeld „Datenvalidierung“ auf der Registerkarte „Daten“.
Wählen Sie „Liste“ aus den Validierungskriterien und geben Sie Ihre Liste in das Feld „Quelle“ ein. Alle Elemente sollten ohne Leerzeichen eingegeben werden, getrennt durch ein Komma zwischen den einzelnen Elementen.
Geben Sie hier im Quellfeld „Frühling, Sommer, Herbst, Winter“ ein und klicken Sie auf „OK“.
Nun erscheinen alle im Feld Quelle eingegebenen Elemente (Optionen) in verschiedenen Zeilen in der Dropdown-Liste. Anschließend können Sie die Liste wie bei der vorherigen Methode in die restlichen Zeilen ziehen und kopieren.
Erstellen einer Dropdown-Liste mit Formeln
Eine andere Möglichkeit, eine Dropdown-Liste zu erstellen, besteht darin, die OFFSET-Formel im Quellfeld zu verwenden.
In diesem Beispiel erstellen wir eine Dropdown-Liste in der Spalte Jahr. Wählen Sie Zelle D1 aus und gehen Sie zu Daten –> Datentools –> Datenvalidierung.
Geben Sie in den Datenvalidierungsfenstern dieses Formelquellfeld anstelle des Zellbezugs oder der manuell eingegebenen Elemente ein:
=OFFSET(Referenz, Zeilen, Spalten, [Höhe], [Breite])Geben Sie nun die Liste der Elemente für die Dropdown-Liste (Jahr) in Blatt 2 ein.
Geben Sie in der Formel den Zellbezug als B1 (den Startpunkt der Liste) an, geben Sie Zeilen und Spalten als 0 an, um ein Versetzen des Bezugs zu vermeiden, und geben Sie Höhe als 5 für Elemente in der Liste an.
=OFFSET(Blatt2!$B$1,0,0,5)Wenn Sie nun diese Formel in das Quellfeld eingeben, gibt sie ein Array zurück, das die Liste der Jahre enthält (B1:B5).
Dadurch wird eine Dropdown-Liste erstellt, die alle Jahre im Zellbereich B1: B5 von Blatt 2 anzeigt.
Entfernen einer Dropdown-Liste
Sie können auch eine Dropdown-Liste in Excel entfernen. Um eine Dropdown-Liste zu entfernen, wählen Sie die Zelle mit der Dropdown-Liste aus. Gehen Sie dann zu Daten –> Datentools –> Datenvalidierung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Alles löschen“ in der unteren linken Ecke des Dialogfelds „Datenvalidierung“ und klicken Sie auf „OK“. Dadurch wird die Dropdown-Liste aus der ausgewählten Zelle entfernt.
Wenn Sie alle Dropdown-Listen im Arbeitsblatt entfernen möchten, aktivieren Sie „Diese Änderungen auf alle anderen Zellen mit denselben Einstellungen anwenden“, bevor Sie auf die Schaltfläche „Alle löschen“ klicken. Klicken Sie dann auf "OK", um sich zu bewerben.
Jetzt können Sie Dropdown-Listen erstellen und entfernen, indem Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen.