So vergleichen Sie Dokumente in Microsoft Word

Verwenden Sie die Vergleichsfunktion von Microsoft Word, um Versionen eines Word-Dokuments zu vergleichen und deren Ähnlichkeiten und Unterschiede anzuzeigen.

Manchmal müssen Sie möglicherweise zwei Word-Dokumente vergleichen, um ihre Unterschiede anzuzeigen. Vielleicht arbeiten Sie und Ihr Mitarbeiter an demselben Dokument, aber getrennt, oder Sie haben Ihr Dokument bearbeitet, ohne den Modus Änderungen verfolgen zu aktivieren, oder Sie sind Rechtsanwalt und möchten die Änderungen zwischen zwei Kopien eines Vertrags notieren.

Was auch immer der Grund dafür ist, wenn Sie zwei oder mehr Versionen desselben Dokuments haben, müssen Sie sie nicht manuell vergleichen, indem Sie das Originaldokument Wort für Wort mit dem überarbeiteten Dokument in Beziehung setzen. Sie können einfach die Vergleichsfunktion von Microsoft Word verwenden, um zwei Word-Dokumente zu vergleichen, um zu sehen, wie sie sich unterscheiden.

Wenn Sie zwei Dokumente in Word vergleichen, wird ein neues drittes Dokument mit den Vergleichen zwischen den beiden Dokumenten angezeigt, das Sie als separates Dokument speichern können. Dies ist hilfreich, wenn Sie keine Änderungen zwischen dem Originaldokument und dem überarbeiteten Dokument wünschen und Sie beide Kopien des Dokuments für zukünftige Verwendungen aufbewahren möchten.

Es zeigt auch, welche Änderungen vorgenommen wurden und wer sie vorgenommen hat. Diese Funktion ist besonders für Juristen nützlich, um rechtliche Blackline-Dokumente zu erstellen. So vergleichen Sie zwei Dokumente in Microsoft Word.

Vergleichen von zwei Versionen eines Microsoft Word-Dokuments

Öffnen Sie zunächst eines der beiden Dokumente, die Sie vergleichen möchten (oder es kann eine beliebige Dokumentdatei sein, sogar ein leeres Dokument). Gehen Sie dann in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte "Review".

Klicken Sie dann in der Symbolleiste auf die Dropdown-Schaltfläche „Vergleichen“ und wählen Sie die Option „Vergleichen“.

Dadurch wird das Dialogfeld „Dokumente vergleichen“ auf Ihrem Bildschirm geöffnet. Das Fenster Dokumente vergleichen besteht aus zwei Abschnitten: Originaldokument und Überarbeitetes Dokument. Hier müssen Sie die Originaldokumente und die überarbeiteten Dokumente auswählen, die Sie vergleichen möchten.

Klicken Sie auf die Dropdown-Liste unter „Originaldokument“ und wählen Sie das Originaldokument aus, das Sie mit dem überarbeiteten Dokument vergleichen möchten (in unserem Beispiel NEET (2020).docx).

Wenn Ihr Dokument nicht in der Dropdown-Liste angezeigt wird, klicken Sie auf das Ordnersymbol rechts neben dem Dropdown-Menü Originaldokument.

Navigieren Sie im Dialogfeld „Öffnen“ zu diesem Dokument, wählen Sie es aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.

Wählen Sie unter „Revised Document“ die überarbeitete Version des Dokuments aus dem Dropdown-Menü aus (in unserem Fall NEET (2021)-Revised Document.docx).

Geben Sie im Feld „Änderungen beschriften“ mit dem Feld ein, was neben den Änderungen im Dokument erscheinen soll (dies kann ein Name oder eine Notiz sein). Wir werden dies als "Stark" bezeichnen, da dieser die Änderungen am Originaldokument vorgenommen hat.

Sie können die Dokumente auch wechseln, indem Sie auf das Doppelpfeil-Symbol klicken, um die Dokumente in die andere Richtung zu vergleichen.

Klicken Sie unten links auf die Schaltfläche "Mehr >>", um die erweiterten Optionen anzuzeigen. Dies ist optional, Sie können auch auf „OK“ klicken, um den Vergleich anzuzeigen.

Geben Sie unter „Vergleichseinstellungen“ die Optionen an, mit denen Sie Ihre Dokumente vergleichen möchten (standardmäßig sind alle Optionen ausgewählt).

Im Abschnitt „Änderungen anzeigen“ können Sie auswählen, ob Sie Änderungen für jeweils ein Zeichen oder nur für ein Wort anzeigen möchten. Außerdem können Sie auswählen, wo Sie die Änderungen anzeigen möchten, dies kann das Originaldokument, das überarbeitete Dokument oder ein neues Dokument sein. Es wird empfohlen, „Neues Dokument“ zu verwenden.

Wenn Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, klicken Sie auf "OK", um das Dokument zu vergleichen.

Dies öffnet ein neues Fenster mit vier Bereichen. Das ‚Verglichene Dokument‘ in der Mitte zeigt und hebt alle vorgenommenen Änderungen mit roten Markierungen am linken Rand hervor. Auf der rechten Seite des Bildschirms werden die Original- und die überarbeiteten Dokumente gestapelt in einem Doppelfenster angezeigt. Auf der linken Seite zeigt der Bereich „Revisionen“ die Liste aller vorgenommenen Revisionen, einschließlich der entfernten, hinzugefügten und geänderten.

Klicken Sie auf die rote Linie am linken Rand des verglichenen Dokuments, um Details zu jeder Änderung anzuzeigen.

Nachdem Sie die verfolgten Änderungen überprüft haben und eine bestimmte Überarbeitung akzeptieren möchten, können Sie mit der rechten Maustaste auf den geänderten/hinzugefügten Text klicken und „Einfügung akzeptieren“ oder „Einfügung ablehnen“ auswählen, um die Änderung beizubehalten oder rückgängig zu machen.

Um alle Änderungen auf einmal zu akzeptieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Akzeptieren“ in der Gruppe „Änderungen“ auf der Registerkarte „Überprüfen“ und wählen Sie die Option „Alle Änderungen akzeptieren“. Je nach Vorliebe wählen Sie im Dropdown-Menü auch andere Optionen aus.

Um alle Änderungen auf einmal abzulehnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ablehnen“ direkt neben der Schaltfläche „Akzeptieren“ auf der Registerkarte „Überprüfen“ und wählen Sie „Alle Änderungen ablehnen“.

Wenn Sie fertig sind, denken Sie daran, dieses verglichene Dokument mit der Option "Speichern unter" in der Symbolleiste als separate Datei zu speichern.