Von Ihrem Computer und Cloud-Speicherdiensten wie Google Drive und Dropbox
Eine der erstaunlichen Funktionen von Microsoft Teams ist die Leichtigkeit, mit der Sie Dateien in der Anwendung freigeben können. Sie können wählen, ob Sie im Handumdrehen mit allen Mitgliedern Ihres Teams oder privat mit einem beliebigen Teammitglied teilen möchten, um in perfekter Harmonie zu arbeiten. Die Dateien können von Ihrem Computer oder von einem unterstützten Clouddienst in Microsoft Teams freigegeben werden.
Eine weitere erstaunliche Funktion von Microsoft Teams ist, dass Sie damit auch alle zuvor freigegebenen Dateien genauso einfach aufheben können. Die nicht freigegebenen Dateien können nach dem Entfernen von niemandem eingesehen werden.
So geben Sie eine Datei für ein Team frei
Öffnen Sie die Microsoft Teams-App auf Ihrem Desktop oder Ihrem Webbrowser, indem Sie zu teams.microsoft.com gehen. Standardmäßig können Sie die Dateien auf Ihrem Computer oder Ihrem Microsoft OneDrive-Konto freigeben.
Wenn Sie Dateien von anderen Cloud-Diensten wie Google Drive, Dropbox, Box, ShareFile freigeben möchten, müssen Sie diese Ihrem Teams-Konto hinzufügen. Gehen Sie in der Navigationsleiste links zu „Dateien“.
Es werden alle Dateien angezeigt, die von allen Ihren Teams geteilt werden. Unter Cloud-Speicher ist OneDrive bereits hinzugefügt. Wenn Sie OneDrive mit dem Microsoft-Konto verwenden, das derzeit für Teams verwendet wird, stehen alle Ihre Inhalte des Drives zur Freigabe in Teams zur Verfügung. Um einen anderen Cloud-Dienst zu verwenden, klicken Sie in der unteren linken Ecke des Bildschirms auf „Cloud-Speicher hinzufügen“.
Es erscheint ein Bildschirm mit Optionen für Cloud-Dienste zur Auswahl. Klicken Sie auf den Dienst, den Sie verwenden möchten. Es öffnet sich ein Login-Fenster. Melde dich in deinem Konto an. Wenn die Anmeldung erfolgreich war (Die Anmeldung ist nur erfolgreich, wenn sowohl im Cloud-Dienst als auch in Microsoft Teams dasselbe E-Mail-Konto verwendet wird), wird der Cloud-Dienst hinzugefügt und alle Dateien in der Cloud stehen für die gemeinsame Nutzung zur Verfügung.
Gehen Sie nun in der Navigationsleiste auf der linken Seite zu „Teams“, wählen Sie das Team aus, mit dem Sie die Datei teilen möchten, und wählen Sie dann den Kanal aus, an den Sie die Datei senden möchten.
Gehen Sie unten auf dem Bildschirm zum Verfassen-Feld und klicken Sie auf das Symbol „Anhängen“ (die Büroklammer).
Auf dem Bildschirm wird ein Popup-Menü angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, eine Datei aus bereits freigegebenen Dateien für alle Teams und Kanäle, OneDrive oder andere Cloud-Speicherdienste freizugeben oder eine von Ihrem Computer hochzuladen. Wählen Sie die gewünschte Option und dann die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
Die Datei wird im Meldungsfeld angezeigt. Warten Sie, bis es hochgeladen wurde. es wird unten einen grünen Fortschrittsbalken haben, während es noch hochgeladen wird. Klicken Sie nach dem Hochladen der Datei auf die Schaltfläche „Senden“, um die Datei zu teilen.
So löschen Sie eine an ein Team gesendete Datei
Sie können auch die Freigabe einer Datei aufheben, die Sie bereits für ein Team freigegeben haben. Öffne den Kanal, für den du die Datei zuvor geteilt hast. Um den Kanal zu öffnen, gehen Sie links in der Navigationsleiste auf „Teams“ und wählen Sie dann den Kanal unter dem Teamnamen aus.
Öffnen Sie nun die Registerkarte "Dateien" im Kanal. Tabs sind die Quicklinks am oberen Rand der Kanäle. Auf der Registerkarte "Dateien" sind alle auf diesem Kanal geteilten Dateien aufgeführt.
Suchen Sie in der Dateiliste die Datei, die Sie löschen möchten, und bewegen Sie den Cursor darauf. Neben dem Dateinamen wird die Option „Aktion anzeigen“ (Drei-Punkte-Symbol) angezeigt. Klick es an. Wählen Sie dann aus dem erscheinenden Kontextmenü die Option „Löschen“.
Auf dem Bildschirm wird ein Dialogfeld mit einer Bestätigungsnachricht angezeigt. Klicken Sie auf „Ja“, um die Datei zu löschen.
Die Datei wird aus dem Kanal und aus der Liste aller Dateien im Abschnitt „Dateien“ in der Navigationsleiste links gelöscht. Niemand im Team hat mehr Zugriff darauf.
So teilen Sie Dateien privat in Microsoft Teams
Die Dateien, die Sie auf einem Kanal teilen, werden mit allen Mitgliedern dieses Teams geteilt. Wenn Sie nicht möchten, dass alle Mitglieder des Teams Zugriff auf die Datei haben, können Sie sie stattdessen privat für eine Einzelperson oder eine Gruppe von Einzelpersonen freigeben.
Klicken Sie in der Navigationsleiste links auf „Chat“. Öffnen Sie den Chat des Kontakts, an den Sie die Datei senden möchten, oder klicken Sie oben auf die Schaltfläche „Neuer Chat“, um einen Chat mit einem neuen Kontakt zu starten oder eine neue Gruppe zu erstellen. Klicken Sie dann im Erstellungsfeld auf das Symbol "Anhängen" und wählen Sie die Datei aus, die Sie teilen möchten. Sie können in privaten Chats nur Dateien von OneDrive oder Ihrem Computer senden.
Wenn die Datei hochgeladen wird, wird darunter ein grüner Fortschrittsbalken angezeigt. Sobald die Datei im Nachrichtenfeld hochgeladen wurde, d. h. der grüne Balken verschwindet, klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um die Datei zu teilen.
So löschen Sie eine privat gesendete Datei
Die Freigabe der privat gesendeten Dateien kann im Chat selbst aufgehoben werden. Gehen Sie zu der Nachricht mit der Datei, deren Freigabe Sie aufheben möchten, und bewegen Sie den Cursor darüber. Über der Nachricht wird eine Reihe von Reaktions-Emojis mit einem Symbol für "Weitere Optionen" (Menü mit drei Punkten) am Ende angezeigt. Klick es an.
Auf dem Bildschirm wird ein Kontextmenü angezeigt. Wählen Sie die Option „Löschen“. Die Nachricht mit der Datei wird an beiden Enden aus dem Chat gelöscht und der Empfänger hat keinen Zugriff mehr darauf.
Hinweis: Du kannst auch die Nachricht mit der Datei löschen, wie oben für Dateien, die in einem Kanal geteilt wurden, aber dadurch wird nur die Nachricht und nicht die Datei gelöscht. Die Datei wird weiterhin unter der Registerkarte „Dateien“ und alle Dateien in der Navigationsleiste auf der linken Seite verfügbar sein.
Fazit
Das Freigeben und Aufheben der Freigabe von Dateien für das gesamte Team oder nur einige Mitglieder eines Teams ist in Microsoft Teams mühelos. Und die Unterstützung aller wichtigen Cloud-Speicherdienste wie Dropbox und Google Drive macht die gemeinsame Nutzung von Dateien in Microsoft Teams noch komfortabler.