Wenn die private Chat-Option lästig wird, ist es an der Zeit, sie loszuwerden
Viele Schulen und Organisationen verwenden Microsoft Teams für die Zusammenarbeit und Kommunikation, insbesondere jetzt. Es ist eine der besten Apps für diesen Zweck, mit vielen Funktionen, die die Kommunikation erleichtern.
Aber manchmal ist es wichtig, diese Leichtigkeit und das Niveau der Kommunikation, insbesondere der privaten Kommunikation, einzuschränken. Die Situation kann nur allzu häufig auftreten, beispielsweise wenn jemand anfängt, die Funktionen zu missbrauchen, oder es verstößt gegen die Schul-/Unternehmensrichtlinien. Private Chats sind eine solche Funktion, die für viele Schulen und Organisationen zu einem Ärgernis werden kann. Und es bleibt keine andere Möglichkeit, als es zu deaktivieren.
Obwohl es wie ein extremer Schritt erscheinen mag, wird er notwendig. Glücklicherweise bietet Microsoft Teams Vorkehrungen, um dieses Kunststück relativ einfach zu erreichen. Und Studenten/Mitarbeiter haben eine Kanalkommunikation, sodass Sie die gesamte Kommunikation nicht vollständig einschränken werden.
Deaktivieren Sie den privaten Chat in Microsoft Teams
Sie können private Chats für die gesamte Organisation in Microsoft Teams vollständig deaktivieren, d. h. keine Benutzer Ihrer Organisation/Schule haben die Möglichkeit, private Chats mit anderen Benutzern zu führen. Die Registerkarte „Chat“ für die gesamte Organisation wird einfach verschwinden. Dies ist in Fällen nützlich, in denen Ihre Unternehmensrichtlinie die private Kommunikation einschränkt.
Die andere Option, die mehr Flexibilität bietet, besteht darin, private Chats für eine Untergruppe von Benutzern und nicht für die gesamte Organisation zu deaktivieren. Dies ist die praktischere Wahl für Schulen, die die private Kommunikation für alle Schüler und nicht für Lehrer oder nur für die jüngeren Schüler einschränken möchten.
Notiz: Nur Personen mit Administratorzugriff können diese Einstellungen ändern und den Chat in Microsoft Teams deaktivieren.
Private Chats für die gesamte Organisation deaktivieren
Gehen Sie zu admins.teams.microsoft.com und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an. Das Admin-Dashboard wird geöffnet. Klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite auf „Messaging-Richtlinien“.
Um die Richtlinie für die gesamte Organisation zu ändern, klicken Sie auf die Option „Global (organisationsweiter Standard)“.
Suchen Sie dann in der Liste die Option für "Chat" und schalten Sie den Schalter aus, um ihn zu deaktivieren.
Klicken Sie dann unten auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Änderungen an der globalen Richtlinie zu speichern.
Es kann von einigen Minuten bis zu einigen Stunden dauern, bis die Richtlinie wirksam wird. Und sobald dies der Fall ist, verschwindet die Registerkarte „Chat“ aus der Navigationsleiste auf der linken Seite in Microsoft Teams für alle.
Deaktivieren Sie private Chats für einige Benutzer
Um private Chats nur für eine Untergruppe von Benutzern in der Organisation zu deaktivieren, gehen Sie zu admin.teams.microsoft.com und öffnen Sie Messaging-Richtlinien im Navigationsmenü auf der linken Seite.
Die vorhandenen Messaging-Richtlinien, standardmäßig und benutzerdefinierte (sofern vorhanden), werden geöffnet. Klicken Sie auf die Option „Hinzufügen“, um eine neue benutzerdefinierte Richtlinie zu erstellen.
Der Bildschirm für die Richtlinieneinstellungen wird geöffnet. Geben Sie den Namen und eine Beschreibung (optional) für die Richtlinie ein, damit Sie sie in allen benutzerdefinierten Richtlinien leicht nachverfolgen können.
Gehen Sie dann zu "Chat" und schalten Sie den Schalter aus, um den Chat zu deaktivieren. Dadurch bleiben die restlichen Einstellungen gleich wie für andere Benutzer (wenn Sie die Standardeinstellungen für alle verwenden). Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Speichern“.
Nachdem Sie die Richtlinie erstellt haben, müssen Sie sie den Benutzern zuweisen, auf die Sie sie anwenden möchten. Nach dem Speichern der Richtlinie befinden Sie sich automatisch wieder im Bildschirm Messaging-Richtlinien. Gehen Sie zu Ihrer neu erstellten Richtlinie und klicken Sie links auf die Option "Häkchen", um sie auszuwählen.
Klicken Sie dann auf die Option „Benutzer verwalten“.
Der Bildschirm zum Verwalten von Benutzern wird auf der rechten Seite angezeigt. Suchen Sie die Namen der Benutzer, auf die Sie die Richtlinie anwenden möchten, und fügen Sie sie hinzu.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Anwenden“. Die benutzerdefinierte Richtlinie gilt nun für diese Benutzer und sie haben keinen Zugriff mehr auf die private Registerkarte „Chat“ in Microsoft Teams.
Deaktivieren Sie den Chat in Besprechungen in Microsoft Teams
Manchmal reicht es nicht aus, den privaten Chat zu deaktivieren. Der Besprechungschat ist ein weiterer Ort, der ein klassisches Beispiel für Funktionen ist, die in Microsoft Teams missbraucht werden können, insbesondere von Schülern. Es kann sogar zu Unterrichtsunterbrechungen kommen. Und um das Chaos zu kontrollieren, bleibt nur die Möglichkeit, die Kommunikation auch im Meeting einzuschränken. Wie bei privaten Chats benötigen Sie zum Deaktivieren dieser Einstellung Administratorzugriff auf Ihre Organisation.
Gehen Sie zu admin.teams.microsoft.com und melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Klicken Sie dann in der Navigationsleiste links auf „Meetings“. Die weiteren Optionen für Besprechungen werden darunter erweitert.
Klicken Sie in diesen Optionen auf „Besprechungsrichtlinien“.
Die Seite für Besprechungsrichtlinien wird geöffnet. Gehen Sie zu „Global (organisationsweiter Standard)“.
Scrollen Sie dann nach unten zum Abschnitt „Teilnehmer & Gäste“. Und klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben "Chat in Besprechungen zulassen". Wählen Sie „Deaktiviert“ aus der Liste.
Klicken Sie dann auf die Option „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.
Es dauert einige Zeit (von einigen Minuten bis zu einigen Stunden), bis die Einstellung wirksam wird. Wenn es auch nach einiger Zeit nicht wirksam geworden ist, hilft ein Neustart von Microsoft Teams.
Notiz: Dadurch wird nur der Besprechungschat für Besprechungen deaktiviert, die mit der Option "Jetzt treffen" abgehalten werden, nicht aber für Kanalbesprechungen. Außerdem können Sie Besprechungschats nicht nur für bestimmte Besprechungen deaktivieren.
Das Deaktivieren des Chats in Microsoft Teams ist ein extremer Schritt angesichts der vielen Verwendungsmöglichkeiten, die es bietet. Es kann für die Kommunikation sehr hilfreich sein, insbesondere für private Chats und Besprechungen. Aber wenn die Verwendungen beginnen, durch die damit verbundenen Probleme aufgewogen zu werden, gibt es keine andere Möglichkeit, als bis zum Äußersten zu gehen und diese wunderbaren Funktionen zu deaktivieren.