Alle Möglichkeiten zum Erstellen einer Liste in Microsoft Teams, um wichtige Informationen zu verfolgen
Microsoft Lists ist eine neue Microsoft 365-App, die es unglaublich einfach macht, alle Informationen mithilfe von kollaborativen Listen zu verwalten und zu verfolgen. Und seine Integration mit Microsoft Teams macht es noch leistungsfähiger. Sie können es als Registerkarte in jedem Teamkanal hinzufügen und mit Ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten, um effizient zu arbeiten.
Benutzer können direkt aus Microsoft Teams eine neue Liste erstellen, nachdem sie als Registerkarte im Kanal hinzugefügt wurden. Sie können neue Listen von Grund auf neu erstellen, eine der Vorlagen verwenden oder Daten aus einer Excel-Tabelle oder einer bestehenden Liste von Microsoft Teams importieren, um die Regeln und die Struktur der Liste zu verwenden.
Sie können jedoch keine persönlichen Listen aus Ihrer Microsoft-Listen-Startseite importieren. Sie können auch keine Listen in Microsoft Teams als persönliche App hinzufügen und persönliche Listen erstellen. Um mit Microsoft Lists eine persönliche Liste zu erstellen und den Überblick zu behalten, müssen Sie die eigenständige App verwenden.
Erstellen einer neuen Liste
Nachdem Sie die Listen-App als Registerkarte im Kanal hinzugefügt haben, können Sie eine neue Liste erstellen. Klicken Sie auf die Registerkarte „Listen“. Die Registerkarte hat zwei Optionen: „Liste erstellen“ oder „Vorhandene Liste hinzufügen“. Klicken Sie auf Ersteres.
Eine Liste von Grund auf erstellen
Wenn Sie eine Liste von Grund auf neu erstellen möchten, wählen Sie die Option „Leere Liste“. Wenn Sie eine leere Liste auswählen, müssen Sie alles in der Liste selbst erstellen, sogar die Anzahl und die Namen der Spalten.
Geben Sie einen Namen für die Liste ein, wenn Sie möchten, eine Beschreibung, wählen Sie die Farbe und das Symbol aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“. Auf der Registerkarte wird eine leere Liste angezeigt, in der Sie Spalten und Listenelemente hinzufügen können.
Sie können in den Modus „Schnellbearbeitung“ wechseln, um Informationen wie eine Tabelle in die Liste einzugeben, oder Sie können einzelne Einträge in die Liste einfügen, indem Sie auf die Schaltfläche „Neues Element“ klicken.
Sie können auch direkt in Microsoft Teams Regeln für die Spalten in Ihren Listen definieren. Durch das Definieren von Regeln können Sie die Liste bedingt formatieren, sodass die gesamten Spalten oder Zeilen in der Liste nur angezeigt oder ausgeblendet werden, wenn sie bestimmte Bedingungen erfüllen.
Um eine Regel für eine Spalte zu definieren, klicken Sie auf den Pfeil neben dem Spaltennamen und gehen Sie aus dem Menü zu „Spalteneinstellungen“. Wählen Sie dann „Diese Spalte formatieren“ aus dem Untermenü.
Klicken Sie dann unter bedingter Formatierung auf „Regeln verwalten“, um Regeln für die Spalte zu definieren.
Erstellen einer Liste mit Vorlagen
Sie können eine Vorlage verwenden, um eine Liste in Teams zu erstellen. Es gibt 8 allgemeine und 3 branchenspezifische Vorlagen. Es gibt allgemeine Vorlagen für die Problemverfolgung, das Onboarding von Mitarbeitern, den Veranstaltungsplan, die Anlagenverwaltung, die Einstellungsverfolgung, Reiseanträge, die Verfolgung des Arbeitsfortschritts und den Inhaltsplaner. Dann enthalten die 3 branchenspezifischen Vorlagen Vorlagen für Patienten, Vorfälle und Kredite.
Nachdem Sie auf die Schaltfläche "Liste erstellen" geklickt haben, wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten. Die Vorschau aller darin enthaltenen Elemente wird geöffnet. Wenn Sie denken, dass es die richtige Wahl für Sie ist, klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorlage verwenden".
Die Verwendung einer Vorlage reduziert die Zeit, die Sie für die Erstellung einer Liste benötigen, da die grundlegende Struktur, die Sie möglicherweise benötigen, bereits vorhanden ist. Sie können alle Spalten, die Sie nicht verwenden, umbenennen oder löschen. Oder Sie können einfach damit beginnen, die Elemente in der Liste in ihren jeweiligen Spaltentypen einzugeben.
Hinzufügen einer vorhandenen Liste
Abgesehen davon, dass Sie neue Listen erstellen und diese als Registerkarten in Ihren Teamkanälen hinzufügen, können Sie auch bestehende Listen zu Microsoft Teams hinzufügen. Sie können jedoch nur Listen von anderen Teams oder Kanälen in Microsoft Teams hinzufügen und nicht Ihre persönlichen Listen von Ihrer Microsoft-Listen-App-Startseite.
Klicken Sie auf die Option „Vorhandene Liste hinzufügen“, nachdem Sie Listen als Registerkarte hinzugefügt haben.
Alle Ihre bestehenden Listen werden auf dem Bildschirm angezeigt, aus denen Sie auswählen können. Klicken Sie auf die Liste, die Sie verwenden möchten, um sie dem Kanal hinzuzufügen. Sie können auch eine vorhandene Liste von Ihrer SharePoint-Site hinzufügen, indem Sie einen Link zur Site in das Textfeld einfügen.
Sobald Sie die Liste auswählen, wird ihr Inhalt in der Registerkarte angezeigt. Und Sie können es nach Belieben bearbeiten.
Microsoft-Listen sind ein leistungsstarkes neues Tool in Ihrem Microsoft Teams-Arsenal. Und mit Funktionen wie bedingter Formatierung, Vorlagen usw. werden sie mit Sicherheit bei jedem ein großer Erfolg.