Überwältigt von der schieren Anzahl der in Google Chat Spaces verfügbaren Funktionen? Benötigen Sie eine schnelle und einfache Anleitung? Nun, Sie wurden gerade bedient!
Seit dieser Pandemie ist effektive Kommunikation für fast jede Organisation eine große Herausforderung. Obwohl wir es hassen, es zuzugeben, sind wir alle in gewisser Weise der schlechten Kommunikation schuldig. Entweder verhindert zu viel Kommunikation, dass Arbeit erledigt wird, oder zu wenig Kommunikation führt dazu, dass die falsche Arbeit geliefert wird.
Spaces ist die Antwort von Google auf dieses Kommunikationsproblem. Spaces waren schon immer eine Anlaufstelle, wenn Teams einen zentralen Bereich benötigten, in dem Personen Dateien teilen, Aufgaben zuweisen und für langfristige Projekte in Verbindung bleiben können.
Da Gmail eine Reichweite von 1,8 Milliarden Menschen hat, kommt keine andere Kollaborationsplattform der Konkurrenz nahe. Dies ist praktisch, wenn Sie mit einer externen Ressource an einem Projekt zusammenarbeiten möchten und niemand eine andere Anwendung herunterladen muss, um den Überblick über dieses einzelne Projekt zu behalten.
Dieses Mammut einer Plattformpopulation könnte auch der Grund sein, warum Google beschlossen hat, das Limit der Mitglieder in einem „Space“ auf satte 8.000 Personen zu begrenzen.
Entweder Sie treten gerade dieser ständig wachsenden Plattform bei oder möchten einen kurzen Auffrischungskurs zu ihren Funktionen, dieser Leitfaden dient allen.
Erstellen Sie einen Space in Google Chat Spaces
Rufen Sie zunächst chat.google.com auf und melden Sie sich bei Ihrem Konto an. Um einen Space zu erstellen, tippen Sie auf das „+“-Symbol auf der Registerkarte „Spaces“. Klicken Sie dann auf die Option „Platz erstellen“.
Vergeben Sie nun einen passenden Namen für den Raum. Sie können auch ein Symbol/Emoji auswählen, wenn Sie möchten. Geben Sie als Nächstes den Namen oder die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie diesem bestimmten Bereich hinzufügen möchten.
Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Personen fertig sind, tippen Sie auf die Schaltfläche "Erstellen", um den Space zu erstellen.
Einem Space in Google Chat Spaces beitreten
Die Chancen stehen gut, dass Sie nicht nur einen Space erstellen, sondern auch einem beitreten. Daher ist es wichtig zu wissen, wo Sie nach einer Einladung suchen müssen.
Um einem Space beizutreten, gehen Sie in der Seitenleiste auf das „+“-Symbol auf der Registerkarte „Spaces“. Klicken Sie dann in der Liste auf die Option „Bereiche durchsuchen“.
Nun sehen Sie alle Gruppen, zu deren Beitritt Sie aufgefordert wurden. Klicken Sie auf das „+“-Symbol auf der jeweiligen Space-Registerkarte, um beizutreten. Sie können auch nach einer bestimmten Einladung suchen, indem Sie den Space-Namen in das Feld „Space-Name“ eingeben.
Vorschau eines Spaces vor dem Beitritt
Es kann Space-Einladungen geben, die Sie nicht kennen oder die Sie sich nur die Teilnehmer und die Nachrichten ansehen möchten, bevor Sie Ihre Entscheidung treffen.
Um eine Vorschau eines Spaces vor dem Beitritt anzuzeigen, gehen Sie zur Option „Space durchsuchen“, indem Sie das „+“-Symbol in der Seitenleiste auswählen.
Wenn Sie nun mit der Maus über den Space-Namen fahren, können Sie die Option "Vorschau" sehen. Klicken Sie auf die Option „Vorschau“, um einen kurzen Blick auf den Space zu werfen.
Sie können den Platz über die verfügbaren Optionen in der unteren rechten Ecke des Vorschaufensters "beitreten" oder "blockieren".
Um die vollständige Liste der im Space anwesenden Mitglieder anzuzeigen. Klicken Sie auf das invertierte Karat-Symbol, das sich direkt neben dem Gruppennamen befindet. Wählen Sie dann die Option „Mitglieder anzeigen“ aus der Dropdown-Liste.
Sie können die Liste der anwesenden Mitglieder sowie der Mitglieder sehen, die beitreten möchten.
Spam-Einladungen prüfen
Genau wie E-Mails können einige der legitimen Space-Einladungen auf der Spam-Liste landen. Überprüfen Sie es, wenn Sie eine erwartete Einladung nicht finden können.
Wählen Sie genau wie in den vorherigen Schritten die Option „Bereiche durchsuchen“ aus der Liste in der Seitenleiste.
Klicken Sie nun auf das Dönermenü (drei-vertikale-Punkte). Klicken Sie dann auf die Option "Spam-Einladungen", um alle Einladungen anzuzeigen, die als Spam geendet haben.
Jemanden in einem Google Chat-Bereich erwähnen
Fast immer wird Ihr Google Chat Space viele Leute haben, und Sie können nicht einfach eine Nachricht senden, ohne die betroffene Person zu erwähnen. Um das Pandämonium zu kontrollieren, können Sie Ihre Nachricht an eine bestimmte Person richten.
Um eine bestimmte Person zu erwähnen, geben Sie ‚@‘ und dann deren Namen ein. Sie können die betroffene Person auch aus einer Popup-Liste auswählen, indem Sie auf drücken Eingeben oder klicken Sie auf die Option.
Dateien in Google Chat Spaces teilen
Das Teilen von Dateien im Space ist sehr nützlich und eine entscheidende Funktion, da sie in zahlreichen Situationen praktisch ist.
Laden Sie eine lokale Datei hoch
Gehen Sie zuerst zu dem Bereich, in den Sie die Datei hochladen möchten. Klicken Sie als Nächstes auf das Symbol mit dem Aufwärtspfeil im unteren Bereich des Bildschirms.
Durchsuchen Sie nun die Datei von Ihrem Laufwerk, die Sie freigeben möchten. Doppelklicken Sie auf eine Datei, um sie auszuwählen.
Nach der Auswahl können Sie Textinformationen hinzufügen, um den Kontext für die Datei bereitzustellen, oder auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, um die Datei mit allen zu teilen.
Datei aus Drive hinzufügen
Gehen Sie zuerst zu dem Bereich, in den Sie die Datei hochladen möchten. Klicken Sie anschließend auf das Symbol "Laufwerk" in der unteren rechten Ecke des Bildschirms.
Durchsuchen Sie nun die Datei von Ihrem Laufwerk, die Sie freigeben möchten. Doppelklicken Sie auf eine Datei, um sie auszuwählen.
Nach der Auswahl können Sie Textinformationen hinzufügen, um den Kontext für die Datei bereitzustellen, oder auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, um die Datei mit allen zu teilen. Google Chat Spaces aktualisiert automatisch die Einstellungen der Datei, damit jeder sie anzeigen kann.
Neues Dokument erstellen
Sie können direkt aus dem Chat-Fenster des Space ein neues Dokument erstellen. Es wird in Ihrem Drive gespeichert und sofort mit den aktuellen Mitgliedern dieses bestimmten Spaces geteilt.
Um ein neues Dokument für den Space zu erstellen. Klicken Sie unten rechts im Chat-Fenster auf das Symbol „Neues Dokument erstellen“.
Sie können den zu erstellenden Dokumenttyp auswählen. Die Optionen umfassen Google Tabellen, Docs und Präsentationen. Klicken Sie auf Ihre bevorzugte Option.
Geben Sie als Nächstes den Namen für das freigegebene Dokument ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilen“, um das Dokument zu teilen.
Danach wird das Dokument in einer Side-by-Side-Ansicht mit Chat geöffnet, um ein maximales kollaboratives Erlebnis zu bieten.
Suchen einer Datei im Chat
Sie möchten oft schnell eine Datei finden und müssen die mit ihr geteilten Nachrichten sehen. Nun, Google lässt Sie nicht durch Hunderte von Nachrichten scrollen.
Gehen Sie im Chat-Fenster eines bestimmten Spaces zur Registerkarte „Dateien“ im oberen Bereich des Bildschirms.
Sie können die Liste aller im Space freigegebenen Dateien sehen. Klicken Sie nun auf die Option "Im Chat anzeigen" ganz rechts in einer bestimmten Datei.
Aufgaben in Google Chat Spaces hinzufügen und zuweisen
Das Hinzufügen und Zuweisen von Aufgaben ist eine großartige Funktion von Google Chat Spaces. Lassen Sie es im Detail erkunden.
Um eine Aufgabe zu erstellen, gehen Sie im oberen Bereich des Bildschirms zur Registerkarte "Aufgaben".
Klicken Sie nun auf die Option „Space-Aufgabe hinzufügen“, um eine Aufgabe hinzuzufügen. Alternativ können Sie drücken Eingeben auch eine Aufgabe erstellen.
Notiz: Der Aufgabenbereich unterstützt Tastenkombinationen für die meisten Aktionen. Um die Liste der unterstützten Verknüpfungen anzuzeigen, drücken Sie Strg+/.
Geben Sie als Nächstes der Aufgabe einen geeigneten Titel und fügen Sie gegebenenfalls einige Details hinzu. Sie können drücken Eingeben um eine neue Zeile im Detailbereich einzufügen.
Jetzt drücken Tab oder klicken Sie auf die Option „Datum/Uhrzeit hinzufügen“, um eine Frist für Ihre Aufgabe festzulegen.
Wählen Sie anschließend das Datum und die Uhrzeit für den Abschluss der Aufgabe aus und klicken Sie zur Bestätigung auf „OK“.
Notiz: Um eine Aktion rückgängig zu machen, drücken Sie Strg+Z
Jetzt drücken Tab oder klicken Sie auf „Zuweisen“, um einen Beauftragten für die Aufgabe zuzuweisen.
Geben Sie nun den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten.
Drücken Sie danach Tab dann Eingeben. Andernfalls klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um die Aufgabe hinzuzufügen.
Eine Aufgabe löschen
Um eine Aufgabe zu löschen, klicken Sie auf das Symbol „Papierkorb“ ganz rechts neben einem Aufgabenelement aus der Liste.
Klicken Sie nun auf Löschen, um das Löschen der ausgewählten Aufgabe zu bestätigen.
Aufgaben sortieren
Aufgaben können auch sortiert werden, um eine bessere Sichtbarkeit und eine relativ bessere Nachverfolgbarkeit zu bieten.
Um Aufgaben zu sortieren, gehen Sie zur Registerkarte "Aufgaben" und klicken Sie auf das Dönermenü (drei vertikale Punkte). Wählen Sie als Nächstes die Reihenfolge Datum, Beauftragter oder Bereich, um die Aufgaben in dieser bestimmten Reihenfolge anzuzeigen.
Hinzufügen eines Kalenderereignisses in Google Chat Spaces
Kalenderereignisse können viele Zwecke erfüllen. Sei es für eine Hauptversammlung des Teams, eine bevorstehende Frist oder der Gründungstag der Organisation. Die Kalenderereignisfunktion wird Sie nie im Stich lassen.
So fügen Sie ein Kalenderereignis hinzu. Klicken Sie im unteren Bereich des Spaces-Chat-Fensters auf das Symbol „Kalender“.
Tippen Sie nun auf das Karat-Symbol, um alle für das Kalenderereignis konfigurierbaren zu öffnen.
Um Datum und Uhrzeit für das Kalenderereignis einzustellen, klicken Sie auf das Datum bzw. die Uhrzeit, um jede Komponente einzeln einzustellen.
Wenn das Ereignis, das Sie hinzufügen, ein wiederkehrendes Ereignis ist, klicken Sie auf die Option „Nicht wiederholen“, um eine Wiederholung des Ereignisses aus der Dropdown-Liste festzulegen.
Um weitere Spaces oder Personen für die Veranstaltung hinzuzufügen, klicken Sie auf die Option „Gäste hinzufügen“ und geben Sie den Namen des Spaces oder die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie hinzufügen möchten.
Um die Berechtigungsstufe für Ihre Gäste festzulegen, tippen Sie auf die Option „Gastberechtigungen“, um die erteilten Berechtigungen anzuzeigen. Aktivieren oder deaktivieren Sie die entsprechenden Elemente in der Liste, um den Gästen den Zugriff zu gewähren oder zu verweigern.
Nun, wenn es sich um ein Outdoor-Meeting an einem bestimmten Ort handelt. Sie können den Standort auch über die Option „Standort hinzufügen“ auswählen.
Wenn Sie einen Link für ein Google Meet einfügen möchten, da die meisten Teile der Welt entweder gesperrt sind oder nicht sicher sind, nach draußen zu gehen. Klicken Sie auf die Option „Google Meet-Videokonferenz hinzufügen“ und ein Link für das Treffen wird mit der Einladung an alle Gäste gesendet.
Danach, wenn Sie einige Informationen zum Meeting hinzufügen möchten, z. Sie können dies tun, indem Sie auf die Option "Beschreibung hinzufügen" klicken und Details eingeben.
Als nächstes, wenn Sie nicht möchten, dass andere Personen dieses Meeting in Ihrem Kalender sehen oder die Teilnehmer aufgrund der Vertraulichkeit des Meetings ausblenden möchten. Sie können dies tun, indem Sie auf die Option "Sichtbarkeit" klicken und sie in "Privat" ändern, um das Meeting und die Teilnehmer auszublenden.
Zuletzt können Sie auch die Uhrzeit festlegen, zu der alle Gäste an die Besprechung erinnert werden. Wählen Sie Ihre bevorzugte Option aus der Dropdown-Liste.
Klicken Sie nun in der unteren rechten Ecke des Fensters auf "Speichern und teilen".
Um als nächstes eine Einladungsmail an die Teilnehmer zu versenden, klicken Sie auf die Option „Senden“. Wenn Sie keine Einladungen versenden möchten, klicken Sie auf die Option „Nicht senden“ oder wenn Sie etwas ändern möchten, klicken Sie auf die Option „Zurück zur Bearbeitung“.
Erstellen/beitreten von Google Meet-Meetings über Google Chat-Bereiche
Meet von Google ist sehr zuverlässig und gerade in Zeiten wie diesen eine der besten Alternativen, um ohne Kollegen ein persönliches Gespräch zu führen. Seit dem Google Chat-Update ist Meet perfekt in Spaces integriert, um die Produktivität zu steigern und den App-Wechsel zu reduzieren.
Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Google Meet in Ihren Space zu integrieren. Schauen wir uns beide an.
Treffen Sie sich aus dem Chat mit einem Klick
Es gibt Situationen, in denen Sie nicht bis zum Abend oder am nächsten Tag warten können, um eine aktuelle Entwicklung des Projekts zu besprechen. Sei es Feedback vom Kunden zu einem bestimmten Modul oder Sie haben gerade einen schwerwiegenden Fehler entdeckt. Das Beschwören von Treffen ist so einfach wie es nur geht.
Rufen Sie für ein spontanes Treffen das Chat-Fenster des jeweiligen Spaces auf. Fügen Sie dann einen Textkontext hinzu, damit sich die Leute mental darauf vorbereiten können, die ganze Nacht durchzuziehen.
Klicken Sie nun auf das Camcorder-Symbol in der unteren rechten Ecke des Fensters. Klicken Sie anschließend auf Senden, um den Link zur Teilnahme am Meet zu senden.
Meet zu einem bestehenden Event hinzufügen
Wir wissen, was Sie sagen werden. Wir haben Ihnen gerade eine Möglichkeit gezeigt, Google Meet beim Erstellen eines neuen Kalendertermins zu integrieren. Was aber, wenn Sie bereits eine Veranstaltung erstellt haben und nun einen Meet-Link einfügen möchten? Nun, lesen Sie mit.
So fügen Sie einer bestehenden Veranstaltung einen Google Meet-Link hinzu. Klicken Sie auf das Symbol „Kalender“ ganz rechts auf dem Bildschirm direkt unter Ihrem Kontosymbol.
Klicken Sie nun auf die vorhandene Veranstaltung, der Sie den Google Meet-Link hinzufügen möchten.
Klicken Sie anschließend auf das Symbol „Ereignis bearbeiten“, um die Ereigniskonfigurationen zu öffnen.
Klicken Sie anschließend auf die Option "Google Meet-Konferenz hinzufügen", um den Meet-Link hinzuzufügen.
Klicken Sie nun auf „Speichern“, um Ihre Änderungen zu bestätigen.
Danach können Sie die Einladung mit den aktualisierten Informationen an alle Gäste senden. Klicken Sie dazu auf die Option „Senden“. Sie können auch einen Kontext zum Hinzufügen des Meet-Links hinzufügen, damit die Teilnehmer wissen, warum sie die Einladung erneut erhalten haben.
Kurztipps für Google Chat-Bereiche
Hier sind einige kurze Tipps für Google Chat Spaces. Diese Tipps helfen Ihnen, Spaces effizienter denn je zu nutzen, da Sie mit allen Ecken und Kanten vertraut sind.
Raumnamen und Emoji . ändern
Tippen Sie zuerst auf den Namen der Spaces im oberen Bereich des Bildschirms. Klicken Sie dann auf die Option "Name und Emoji bearbeiten".
Verwalten von Speicherplatzbenachrichtigungen
Es kommt oft vor, dass ein Space besonders gesprächig ist oder Hunderte von Nachrichten eingehen und Ihre Produktivität beeinträchtigen.
Weniger benachrichtigen
Um nur Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Sie erwähnt werden. Klicken Sie auf das Kebab-Menü (drei-vertikale-Punkte), das sich neben dem Space-Namen in der Seitenleiste befindet. Klicken Sie anschließend in der Liste auf die Option „Benachrichtigungen“.
Klicken Sie nun auf die Option "Weniger benachrichtigen", um nur Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Sie erwähnt werden. Klicken Sie anschließend auf Speichern, um Ihre Änderungen zu bestätigen.
Benachrichtigungen ausschalten
Sie können Benachrichtigungen für einen bestimmten Space auch vollständig deaktivieren. Google sendet Ihnen jedoch eine E-Mail für alle ungelesenen Erwähnungen.
Klicken Sie zunächst auf das Dönermenü (drei vertikale Punkte), das sich neben dem Namen des Raums in der Seitenleiste befindet. Klicken Sie anschließend in der Liste auf die Option "Benachrichtigungen".
Klicken Sie als Nächstes auf die Option „Benachrichtigungen aus“ und klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu bestätigen.
Aktuelle Online-Mitglieder anzeigen
Wenn es jemals erforderlich ist, zu sehen, welche Mitglieder des Space gerade online sind. Google hat eine Bestimmung dafür hinzugefügt.
Klicken Sie im Space-Chat-Fenster auf den Space-Namen. Klicken Sie dann in der Liste auf die Option Mitglieder anzeigen.
Um jetzt online Mitglieder zu identifizieren, achten Sie auf den grünen Punkt neben ihrem Namen in der Liste.
Öffnen Sie eine freigegebene Datei in der Side-by-Side-Ansicht im Chat
Es kann vorkommen, dass Sie eine freigegebene Datei im Google Chat Space sehen und das Chatfenster geöffnet haben möchten, um eine schnelle Entscheidung in die gleiche Richtung zu treffen.
Um eine Datei in der Parallelansicht zu öffnen, suchen Sie die Datei im Chat und klicken Sie auf das Symbol „Im Chat öffnen“, um das Dokument zu öffnen und auch das Chatfenster an der Seite anzuheften.
Minimieren Sie das Google Chat Space-Fenster
Das Chatfenster von Google Space wird standardmäßig maximiert geöffnet. Dies kann zu Unannehmlichkeiten führen, wenn Sie versuchen, mehr als ein Gespräch zu führen. Sie können jedoch die Größe nach Ihren Bedürfnissen minimieren und ändern.
Um das Chatfenster eines bestimmten Bereichs zu minimieren, klicken Sie auf das Symbol mit dem nach innen gerichteten Pfeil.
Der Space-Chat wird nun minimiert und befindet sich im unteren Bereich Ihres Bildschirms.
Größe eines Chat-Fensters ändern
Die Größenänderung eines Fensters kann praktisch sein, wenn die im Space eingehenden Nachrichten etwas lang sind und es daher in einem kleineren Fenster etwas umständlich wird, sie zu lesen.
Vertikal skalieren
Bewegen Sie die Maus auf einer minimierten Registerkarte eines bestimmten Spaces über den oberen Rand des Fensters. Sobald Sie ein Aufwärtspfeilsymbol sehen, klicken und halten Sie die Maustaste und ziehen Sie nach oben, um die Größe des Fensters zu ändern.
Horizontal skalieren
Bewegen Sie die Maus auf einer minimierten Registerkarte eines bestimmten Spaces über eine der Seitenkanten des Fensters. Sobald Sie ein seitliches Pfeilsymbol sehen, klicken und halten Sie Ihre Maustaste und ziehen Sie sie seitlich, um die Größe des Fensters zu ändern.
Größe diagonal ändern
Bewegen Sie die Maus auf einer minimierten Registerkarte eines bestimmten Spaces über die Eckkante des Fensters. Sobald Sie ein diagonales Pfeilsymbol sehen, klicken und halten Sie die Maustaste und ziehen Sie diagonal, um die Größe des Fensters zu ändern.
Ein Leerzeichen anheften
Sie können einen Space immer oben im Space-Bereich anheften, damit er immer angezeigt wird, unabhängig von ungelesenen Nachrichten aus Ihrem Spaces-Pool.
Um einen Space anzuheften, klicke auf das Kebab-Menü (drei-vertikale Punkte) direkt neben dem Space-Namen und klicke auf die Option „Pin“ aus der Liste.
Nun, das ist alles, was Sie über Google Chat Spaces wissen müssen. Seien Sie jetzt ein effizienter Kommunikator und ebenso effektiver Mitarbeiter.