Planen Sie wichtige Meetings, damit alle Mitglieder teilnehmen können
Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams haben das Remote-Arbeitsspiel völlig verändert, und das zu Recht. Viele Unternehmen wechseln wegen der wunderbaren Funktionen, die diese Plattformen bieten, von E-Mails zu Apps wie Microsoft Teams für die Kommunikation unter Kollegen.
Eine solche Funktion, die Microsoft Teams bietet, die Benutzer weltweit lieben, ist die Möglichkeit, geplante Besprechungen auf der Plattform abzuhalten. Neben den Ad-hoc-Meetings können Benutzer auch Meetings planen. Zuvor konnten nur die Abonnenten von Microsoft 365 Business geplante private oder Kanalbesprechungen abhalten. Aber jetzt hat Microsoft auch die Option für Microsoft Teams Free-Benutzer hinzugefügt. Und das Planen von Besprechungen in Teams mit Organisationsmitgliedern sowie Außenstehenden (in der Welt der Microsoft Teams-Besprechungen allgemein als Gäste bekannt) ist so einfach wie möglich.
So planen Sie ein Meeting, wenn Sie ein kostenloser Benutzer von Microsoft Teams sind
Öffnen Sie die Microsoft Teams-Desktop-App oder gehen Sie zu teams.microsoft.com. Wählen Sie in der Navigationsleiste auf der linken Seite die Option „Meetings“.
Notiz: Wenn es keine Option "Besprechungen" gibt, versuchen Sie, Ihre Microsoft Teams-Desktop-App zu aktualisieren, da die neue Option gerade erst mit der Einführung begonnen hat. Wenn die Aktualisierung auf die neueste Version die Option immer noch nicht anzeigt, müssen Sie nur noch warten, bis die Funktion für Sie bereitgestellt wird.
Die Registerkarte Besprechungen wird geöffnet. Sie sehen zwei Optionen: "Jetzt treffen" und "Besprechung planen". Klicken Sie auf „Meeting planen“, um das Planungsfenster zu öffnen.
Geben Sie Ihrem Meeting einen Titel und geben Sie Datum und Uhrzeit für die Meeting-Dauer an. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Planen“.
Die Teams planen das Meeting. Auf Ihrem Bildschirm werden einige Optionen zum Teilen der Einladung angezeigt. Sie können die Besprechungsinformationen teilen, indem Sie sie kopieren und den Link per E-Mail oder einer beliebigen Messaging-App senden, oder Sie können die Einladung mit Google Kalender oder Outlook-Kalender senden, indem Sie einen Termin erstellen. Wählen Sie Ihre gewünschte Option.
Wichtiger Hinweis: Überspringen Sie diesen Schritt nicht, ohne zumindest die Besprechungsinformationen zu kopieren. Sobald Sie dieses Fenster schließen, können Sie nicht mehr auf die Informationen zugreifen. Sie sollten den Besprechungslink auch für sich griffbereit halten, wenn Sie sich dafür entschieden haben, kein Kalenderereignis zu erstellen, da Microsoft Teams derzeit keinen integrierten Kalender für die kostenlosen Benutzer hat, um die geplanten Besprechungen zu verfolgen. Das heißt, Sie können dem Meeting nicht beitreten oder andere zu dem gerade angesetzten Meeting einladen, wenn Sie diesen Schritt überspringen.
Derzeit können kostenlose Benutzer geplante Besprechungen nur privat und nicht in Kanälen abhalten. Daher können nur Personen mit dem Link zur Besprechungseinladung an der Besprechung teilnehmen.
So planen Sie ein Meeting, wenn Sie ein Microsoft 365 Business-Benutzer sind
Abonnenten von Microsoft 365 Business können entweder eine Besprechung über die Microsoft Teams-App planen oder sie können auch Outlook verwenden, um eine Besprechung in Teams zu planen.
Planen Sie ein Meeting über Microsoft Teams
Öffnen Sie die Microsoft Teams-Desktop-App oder gehen Sie zu teams.microsoft.com und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an. Wählen Sie dann in der Navigationsleiste auf der linken Seite die Option „Kalender“.
Klicken Sie im Kalender auf die Schaltfläche „Neues Meeting“, um ein Meeting zu planen.
Der Bildschirm zum Erstellen eines neuen Meetings wird geöffnet. Fügen Sie einen Besprechungstitel hinzu und geben Sie dann die Namen der Teilnehmer in das Feld "Erforderliche Teilnehmer hinzufügen" ein, um Personen einzuladen.
Wenn Sie möchten, dass jemand außerhalb Ihrer Organisation an der Besprechung teilnimmt, geben Sie ihre E-Mail-Adresse in das Feld ein, um ihr einen Einladungslink zur Besprechung zu senden.
Nachdem Sie alle Teilnehmer hinzugefügt haben, legen Sie die Uhrzeit für das Meeting fest. Sie können auch den "Planungsassistenten" verwenden, um freie Zeit aus dem Kalender aller zu finden, um eine Uhrzeit für das Meeting festzulegen, die für alle funktioniert.
Microsoft Teams ermöglicht es auch, das Meeting zu einem bestimmten Zeitplan zu wiederholen. Wählen Sie die entsprechende Option aus dem Dropdown-Menü. Wenn Sie das Meeting nicht wiederholen möchten, belassen Sie die Einstellung auf „Nicht wiederholen“.
Als nächstes folgt die Einstellung für "Kanal hinzufügen", die die Datenschutzeinstellungen des Meetings bestimmt. Lassen Sie es leer, um Ihr Meeting privat zu halten. Um das Meeting für Teammitglieder zu öffnen, wählen Sie einen Kanal aus. Sie können auch mehrere Kanäle für das Meeting auswählen.
Das Meeting wird in dem von Ihnen gewählten Kanal auf der Registerkarte „Beiträge“ veröffentlicht, wo Teammitglieder Tagesordnungen festlegen, Dateien teilen oder Kommentare hinzufügen können.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“ oder „Speichern“ (je nachdem, ob sich Teilnehmer in Ihrer Liste befinden), um das Meeting zu planen.
Planen Sie eine Teams-Besprechung aus Outlook
Benutzer können auch eine Teams-Besprechung von Microsoft Outlook aus planen. Öffnen Sie die Outlook-Anwendung und wechseln Sie in die Kalenderansicht. Klicken Sie auf das Symbol „Kalender“ unten im linken Navigationsbereich, um zu wechseln.
Standardmäßig verfügt Microsoft Teams über das Outlook-Add-In. Klicken Sie in der Outlook-Kalenderansicht auf „Neue Teams-Besprechung“.
Der Bildschirm zum Planen eines Meetings wird geöffnet. Legen Sie den Besprechungsnamen fest, fügen Sie Teilnehmer zum Senden von Besprechungseinladungen hinzu, legen Sie die Besprechungszeit fest und klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden", um die Besprechungseinladung zu senden.
Notiz: Derzeit können Benutzer Besprechungen von Outlook aus planen, sie jedoch nicht in Kanälen haben.
Das Abhalten von Meetings in Microsoft Teams ist sehr praktisch. Benutzer können Besprechungen von Microsoft Teams oder mithilfe der Outlook-Anwendung planen. Teams-Benutzer mit einem Microsoft 365 Business-Abonnement können auch einen Planungsassistenten verwenden, mit dem Benutzer eine Zeit für das Meeting finden können, die für alle funktioniert.
Der Scheduler für Microsoft Teams Free-Benutzer ist derzeit recht einfach, aber da es sich um ein neu implementiertes Feature handelt, wird es möglicherweise in den kommenden Monaten wichtige Updates erhalten. Sie können auch einen Einladungslink an Personen senden, die nicht zu Ihrer Organisation gehören, damit diese als „Gäste“ an der Besprechung teilnehmen können.