Sie können eine Dropdown-Liste in Google Sheets erstellen, indem Sie die Liste der Elemente in einem Bereich von Zellen verwenden oder die Elemente manuell eingeben.
Eine Dropdown-Liste (auch bekannt als Dropdown-Menü oder Pulldown-Menü) ist ein Menü, ähnlich einem Listenfeld, das es Benutzern ermöglicht, eine Option aus einer Liste vordefinierter Optionen auszuwählen. Die Dropdown-Liste stellt sicher, dass Benutzer nur die Werte in die Zellen eingeben, die in einer bestimmten Liste verfügbar sind.
Bei der Zusammenarbeit in Google Tabellen möchten Sie manchmal, dass andere Benutzer wiederholte Werte in eine Spalte eingeben. Um Ungenauigkeiten und Tippfehler zu vermeiden und die Dateneingabe zu vereinfachen, möchten Sie möglicherweise eine Dropdown-Liste hinzufügen, um sicherzustellen, dass Benutzer nur die bereitgestellten Werte eingeben.
Sie erstellen beispielsweise eine Liste mit Aufgaben, die Ihr Team ausführen soll. Und Sie möchten, dass Ihr Team den Status jeder Aufgabe als erledigt, ausstehend, prioritär, übersprungen und in Bearbeitung befindliche Aufgabe aktualisiert. Dazu können Sie ein Dropdown-Menü mit einer Liste von Aufgabenstatus erstellen, aus dem der Benutzer auswählen kann, anstatt die Daten manuell einzugeben.
In diesem Tutorial behandeln wir alles über das Erstellen und Verwalten einer Dropdown-Liste in Google Tabellen.
Erstellen einer Dropdown-Liste in Google Tabellen
Dropdown ist eine Datenvalidierungsfunktion, mit der Benutzer steuern können, was in das Arbeitsblatt eingegeben werden kann. Mithilfe des Dialogfelds zur Datenvalidierung in Google Tabellen können Sie schnell ein Dropdown-Menü erstellen.
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie ein Dropdown-Menü in Google Tabellen hinzufügen können. Sie können entweder eine Dropdown-Liste mit den Werten in einem Zellbereich erstellen oder Elemente für die Liste manuell angeben.
Erstellen Sie ein Dropdown-Menü mit einem Zellbereich in Google Tabellen
Sie können in Google Tabellen eine Dropdown-Liste erstellen, indem Sie eine Liste von Elementen verwenden, die in einem Zellbereich enthalten sind.
Öffnen Sie zunächst die Google-Tabelle und geben Sie die Liste der Elemente in einen Zellbereich ein, die Sie in die Dropdown-Liste aufnehmen möchten. Hier in dieser Beispieltabelle haben wir eine Liste von Städtenamen als Zweigstellen.
Wählen Sie als Nächstes die Zelle oder den Zellbereich aus, in der Sie die Dropdown-Liste erstellen möchten. Es kann sich auf demselben Arbeitsblatt oder einem separaten Arbeitsblatt befinden.
Klicken Sie dann oben in der Tabelle auf das Menü „Daten“ und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Datenvalidierung“.
Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste, nachdem Sie die Zelle(n) ausgewählt haben, und wählen Sie unten im Kontextmenü "Datenvalidierung".
Das Dialogfeld zur Datenvalidierung wird angezeigt. Hier können Sie Ihre Dropdown-Liste mit verschiedenen Einstellungen definieren und anpassen.
Zellbereich
Das erste Feld, „Zellenbereich“, gibt den Ort an, an dem die Dropdown-Liste erstellt wird. Da wir hierfür bereits einen Bereich ausgewählt haben, wird dieser automatisch gefüllt.
Sie können dies auch ändern, indem Sie im Feld Zellenbereich auf ein "Tabellensymbol" klicken und den Zellenbereich auswählen, in den Sie die Dropdown-Liste einfügen möchten.
Kriterien
Als nächstes enthält der Abschnitt Kriterien eine Liste von Optionen in einer Dropdown-Liste und Sie benötigen nur die ersten beiden Optionen. Mit den anderen Optionen können Sie kein Dropdown-Menü erstellen.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die Option „Aus einem Bereich auflisten“, um einen Bereich als Kriterium hinzuzufügen.
Geben Sie im Feld daneben den Zellbezug/-bereich ein, der alle Werte enthält, die in die Dropdown-Liste aufgenommen werden sollen. Anstatt den Bereich manuell einzugeben, klicken Sie einfach auf das Symbol „Datenbereich auswählen“ (Tabellensymbol).
Ein weiteres Popup-Fenster mit dem Namen Datenbereich auswählen wird angezeigt. Wählen Sie nun einfach die Zelle/den Bereich aus, der die Liste der Elemente enthält, und der Standort wird automatisch zum Dialogfeld "Datenbereich auswählen" hinzugefügt. Klicken Sie dann auf „OK“. Wenn Sie einen Bereich aus einem anderen Blatt auswählen, wird der Blattname auch in die Position der Liste aufgenommen.
Im obigen Beispiel wird die Liste der Elemente in A2:A13 von Blatt 3 und die Dropdown-Liste in C2:C17 von Blatt 4 erstellt.
Dropdown-Liste in Zelle anzeigen
Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen "Dropdown-Liste in Zelle anzeigen" aktiviert ist. Wenn diese Option nicht markiert ist, können Sie die Elemente aus der Liste immer noch eingeben, indem Sie auf die Zelle doppelklicken, aber das Dropdown-Symbol in der Zelle wird nicht angezeigt.
Bei ungültigen Daten
Sie können auch auswählen, was passiert, wenn jemand etwas eingibt (ungültige Daten), das nicht auf der Liste steht. Sie können entweder das Optionsfeld „Warnung anzeigen“ oder „Eingabe ablehnen“ für die Einstellung „Bei ungültigen Daten“ auswählen. Die Option „Warnung anzeigen“ akzeptiert die Eingabe des Benutzers, jedoch mit einer Warnung, während die Option „Eingabe ablehnen“ die Eingabe vollständig ablehnt.
Das Auftreten
Mit der Option Aussehen können Sie dem Benutzer einen Hinweis geben, wie die Dropdown-Liste verwendet wird oder welche Art von Werten in den Zellen akzeptiert werden.
Um diese Option zu aktivieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Hilfetext zur Validierung anzeigen“ und ein Textfeld wird direkt darunter angezeigt. Geben Sie die Anweisungen, die Sie anzeigen möchten, in das Textfeld ein.
Wenn Sie mit der Konfiguration fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.
So funktioniert Drop-Down in Google Tabellen
Jetzt werden die Dropdown-Listen in Zelle C2: C17 erstellt und wenn Sie auf ein Dropdown-Symbol klicken, wird die Liste der Elemente angezeigt.
Wenn ein Benutzer nun einen Wert eingibt, der nicht in der Liste enthalten ist, wird diese Zelle als ungültige Daten markiert. Sie können die Markierung in der oberen linken Ecke von Zelle C6 sehen. Dies liegt daran, dass wir in der Einstellung „Bei ungültigen Daten“ im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ die Option „Warnung anzeigen“ gewählt haben.
Und wenn Sie mit der Maus über die Markierung fahren, wird die Warnmeldung angezeigt.
So erstellen Sie eine dynamische Dropdown-Liste in Google Tabellen.
Erstellen Sie ein Dropdown-Menü, indem Sie die Elemente manuell in Google Tabellen eingeben
Wenn Sie eine statische Dropdown-Liste erstellen möchten und die Liste der Elemente nicht in einem Zellbereich in der Tabelle vorhanden ist, können Sie die Elemente im Dialogfeld zur Datenvalidierung manuell angeben.
Diese Methode kann nützlich sein, wenn Sie nur eine einfache Dropdown-Liste mit Artikeln wie Ja und Nein, Genehmigt und Abgelehnt, Auf Lager und Ausverkauft usw. erstellen möchten. So gehen Sie vor:
Wählen Sie die Zelle oder Zellengruppe aus, für die Sie eine Dropdown-Liste hinzufügen möchten.
Klicken Sie im Menü auf die Registerkarte „Daten“ und wählen Sie die Option „Datenvalidierung“.
Stellen Sie im Popup-Fenster Datenvalidierung sicher, dass die richtige Zelle oder der richtige Bereich im Feld "Zellenbereich" ausgewählt ist.
In der Dropdown-Liste Kriterien müssen Sie dieses Mal "Liste der Elemente" auswählen.
Geben Sie im Feld daneben manuell die gewünschten Elemente in die Dropdown-Liste ein, und trennen Sie jedes Element durch ein Komma ohne Leerzeichen. In unserem Beispiel möchten wir Geschlechter anzeigen, also geben wir „Männlich, weiblich und nicht angegeben“ ein.
Sie können innerhalb des Elementnamens Leerzeichen hinzufügen, jedoch nicht zwischen den Elementen. Die Elemente können Texte, Daten, Zahlen, Formeln und Kontrollkästchen sein.
Stellen Sie sicher, dass die Option "Dropdown-Liste in Zelle anzeigen" aktiviert ist. Da dies eine statische Liste ist und wir keine weiteren Eingaben in die Zelle wollen, haben wir die Option ‚Eingabe ablehnen‘ gewählt.
Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie zum Übernehmen auf „Speichern“.
Nun wird in jeder Zelle des ausgewählten Bereichs eine statische Dropdown-Liste erstellt. Klicken Sie auf das Dropdown-Symbol oder doppelklicken Sie auf die Zelle oder drücken Sie die Eingabetaste in der Zelle, um ein Element auszuwählen.
Wenn ein Benutzer einen Wert eingibt, der nicht in der Liste enthalten ist, lehnt die Datenvalidierung die Eingabe ab und zeigt Ihnen eine Fehlermeldung an. Dies liegt daran, dass wir in der Datenvalidierung die Option „Eingabe ablehnen“ für „Bei ungültigen Daten“ gewählt haben.
Der Fehler informiert den Benutzer darüber, dass er ungültige Daten in eine bestimmte Zelle eingegeben hat und einen der angegebenen Werte eingeben muss.
Bearbeiten Sie eine Dropdown-Liste in Google Tabellen
Es kann vorkommen, dass Sie neue Elemente hinzufügen, Elemente ändern oder Elemente aus einer bereits erstellten Dropdown-Liste entfernen möchten. Es ist auch möglich, einer bereits vorhandenen Dropdown-Liste eine neue Liste von Elementen zuzuführen.
Wechseln Sie zu dem Zellbereich oder dem Blatt mit Zelle(n), das die Liste der Elemente enthält, die Sie für Ihre Dropdown-Liste verwendet haben. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen am Inhalt dieser Zellen vor. Sie können neue Elemente hinzufügen, die bereits vorhandenen Elemente bearbeiten und Elemente aus diesen Zellen entfernen.
Dies ist die ursprüngliche Liste, mit der wir zuvor ein Dropdown-Menü erstellt haben:
Jetzt haben wir einige Änderungen an der Liste vorgenommen. Wir haben einen neuen Artikel Stockholm hinzugefügt, Wien entfernt und New York in New Jersey geändert.
Sie können die manuell eingegebenen Elemente auch im Dialogfeld Datenvalidierung bearbeiten.
Nachdem wir die Liste der Elemente bearbeitet haben, wird die Dropdown-Liste automatisch aktualisiert. Einige der zuvor eingegebenen Einträge, die das ursprüngliche Dropdown-Menü verwenden, werden jedoch als ungültig markiert. Da diese Werte in der Liste bearbeitet werden, werden sie als ungültig markiert.
Wenn Sie nun auf das Dropdown-Menü klicken, erhalten Sie eine neu aktualisierte Dropdown-Liste.
Notiz: Wenn Sie Elemente in der Liste hinzufügen oder löschen, stellen Sie sicher, dass Sie die Bereichsauswahl in den Datenvalidierungskriterien ändern, um alle Elemente richtig in der Dropdown-Liste anzuzeigen.
Kopieren Sie eine Dropdown-Liste in Google Tabellen
Anstatt dieselbe Dropdown-Liste in mehreren Blättern zu erstellen, können Sie eine Dropdown-Liste schnell von einer Zelle in mehrere Zellen in einem oder mehreren Blättern kopieren.
Sie können die einfache Methode zum Kopieren und Einfügen verwenden, um die Dropdown-Liste schnell zu kopieren.
Wählen Sie dazu die Zelle mit einer Dropdown-Liste aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Kopieren“ oder drücken Sie „Strg + C“. Wählen Sie dann die Zelle oder den Zellbereich aus, in die Sie die Dropdown-Liste einfügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Einfügen“ oder drücken Sie „Strg + V“, um die Dropdown-Liste einzufügen.
Diese Methode kopiert jedoch auch die Zellformatierung (Farbe, Stil, Rahmen usw.) sowie den Eintrag der Dropdown-Liste.
Um dies zu vermeiden, müssen Sie die spezielle Funktion zum Einfügen verwenden. So machen Sie es.
Wählen und kopieren Sie zuerst die Zelle (Strg + C) mit der Dropdown-Liste. Wählen Sie dann die Zelle/den Bereich aus, in den Sie die Dropdown-Liste kopieren möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte(n) Zelle(n), erweitern Sie die Option "Spezial einfügen" und wählen Sie die Option "Nur Datenvalidierung einfügen".
Dadurch wird die Dropdown-Liste an den gewünschten Ort kopiert.
Eine Dropdown-Liste entfernen in Google Tabellen
Falls Sie kein Dropdown-Menü mehr benötigen und dieses löschen möchten, können Sie dies ganz einfach mit wenigen Mausklicks tun.
Um eine Dropdown-Liste zu entfernen, wählen Sie die Zelle oder Zellen aus, aus der Sie die Dropdown-Liste entfernen möchten. Klicken Sie dann auf das Menü „Daten“ und wählen Sie „Datenvalidierung“.
Klicken Sie nun unten im Dialogfenster Datenvalidierung auf die Schaltfläche „Validierung entfernen“ und klicken Sie auf „Speichern“.
Das ist es. Ihre Dropdown-Listen werden entfernt. Sie werden Ihnen jedoch die Daten hinterlassen, die wir über diese Dropdown-Listen eingegeben haben.
