Damit jeder seinen Kalender im Voraus planen kann
Zoom-Meetings sind ein Lebensretter bei der Arbeit von zu Hause aus. Das Starten von Zoom-Meetings vor Ort ist zwar sehr hilfreich, der Dienst bietet Ihnen jedoch auch die Möglichkeit, Meetings im Voraus zu planen, damit Sie Ihren Arbeitskalender effizient organisieren können.
Geplante Zoom-Meetings sind auch eine ideale Option für wiederkehrende Meetings oder Online-Kurse, die nach einem bestimmten Zeitplan stattfinden. Durch die Planung der Besprechungen erhalten die Teilnehmer auch einen Überblick über die Besprechung.
So planen Sie ein Zoom-Meeting
Öffnen Sie den Zoom-Desktop-Client auf Ihrem PC. Klicken Sie dann auf dem Startbildschirm der Zoom-App auf die Option „Planen“.
Das Planer-Fenster wird geöffnet, in dem Sie alle Ihre Meeting-Einstellungen auswählen müssen.
Geben Sie dem Meeting im Abschnitt „Thema“ einen Namen.
Legen Sie dann Datum und Uhrzeit für das Meeting fest. Die „Zeitzone“ wird standardmäßig anhand der Zeitzone Ihres Computers ausgewählt. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um eine andere Zone auszuwählen. Wenn sich das Meeting wiederholt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Wiederkehrend“.
Wenn Sie das Kontrollkästchen „Wiederkehrend“ aktivieren, werden die Datums- und Zeitfelder ausgeblendet und stattdessen wird eine Meldung angezeigt, in der Sie aufgefordert werden, die Wiederholungs- oder Wiederholungszeiten mithilfe Ihres Kalenders zu überprüfen.
Wählen Sie dann eine Besprechungs-ID aus. Sie können entweder die Option „Automatisch generieren“ auswählen oder Ihre „Persönliche Meeting-ID“ für einmalige Meetings verwenden.
Notiz: Für wiederkehrende Meetings können Sie Ihre „Persönliche Meeting-ID“ nicht verwenden, da diese reserviert ist, damit Sie jederzeit ein Meeting starten oder planen können.
Der Gastgeber kann auch andere Dinge wie ein Meeting-Passwort, Audio- und Videoeinstellungen und den Kalender festlegen, mit dem das Meeting geplant werden soll. Benutzer können „Outlook“, „Google Kalender“ oder „Andere Kalender“ als Optionen auswählen.
Klicken Sie auf „Erweiterte Optionen“, um weitere Optionen anzuzeigen, bei denen Sie einen Warteraum aktivieren oder vor dem Gastgeber beitreten, Teilnehmer beim Betreten stumm schalten oder Meetings automatisch auf dem lokalen Computer aufzeichnen können. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Einstellung, die Sie anwenden möchten.
Klicken Sie dann auf „Planen“, um das Meeting zu planen.
Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Planen“ öffnet sich der vom Benutzer gewählte Kalender, in dem das Ereignis hinzugefügt wird. Wenn „Andere Kalender“ ausgewählt wurde, können Sie die Besprechungsinformationen in Ihren Kalender kopieren.
So laden Sie andere zu einem geplanten Meeting ein
Wenn Sie ein Meeting mit Zoom planen, können Sie Einladungen für das Meeting an andere Personen senden, damit diese im Voraus vorbereitet werden und ihren Zeitplan daran anpassen können.
Klicken Sie im Zoom-Desktop-Client oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte „Meetings“.
Dort werden die geplanten Treffen aufgelistet. Wählen Sie die Besprechung aus, zu der Sie andere einladen möchten.
Die Informationen zum Meeting werden auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt. Klicken Sie auf „Einladung kopieren“ und die Besprechungsinformationen werden kopiert. Fügen Sie diese Informationen in eine E-Mail oder auf andere Weise ein, von der aus Sie die Einladung versenden möchten.
Mit Zoom können Sie nicht nur Besprechungen mit einer großen Anzahl von Personen abhalten, sondern die Besprechungen auch planen, um Ihren Kalender besser zu organisieren und immer den Überblick über alle Ereignisse zu behalten. Zoom hat auch die Möglichkeit, Einladungen zu einem geplanten Meeting an andere Personen zu senden, damit auch diese sich über das Meeting informieren und ihre Arbeitstage besser organisieren können.