Halten Sie Warteräume in Ihren Meetings bereit, um sie sicher und störungsfrei zu halten
Wartezimmer sind eine sehr begehrte Funktion im Ökosystem virtueller Konferenzen. Sie schützen Ihre Meetings vor Sicherheitsproblemen, wie zum Beispiel, dass unerwünschte Personen das Meeting abbrechen und das gesamte Meeting stören. Das Ausmaß der Katastrophe wurde Anfang des Jahres in Form von Zoombombings völlig klar.
Seitdem haben alle Gastgeber von Meetings, egal ob sie professionelle Meetings oder Kurse veranstalten, die Bedeutung eines Wartezimmers erkannt.
Was ist ein Wartezimmer?
Ein Warteraum in einem virtuellen Meeting-Ökosystem ist eine Art Puffer. Alle Besprechungsteilnehmer durchlaufen es, bevor sie in den Besprechungsraum eingelassen werden. Der Gastgeber des Meetings hat die vollständige Kontrolle darüber, wer zum Meeting zugelassen wird. Auf diese Weise können ungebetene Gäste nicht einfach in die Besprechung eintauchen. Wie Sie sehen, sind sie hochfunktionell und notwendig, um Ihre Meetings zu schützen.
So verwenden Sie einen Warteraum in Webex
Webex-Benutzer haben in Meetings schon immer nach einem Warteraum oder einer Lobby gefragt, in dem die Teilnehmer warten können, bevor sie dem Meeting beitreten. Bisher konnten Sie in persönlichen Besprechungsräumen einen Warteraum haben, jedoch nicht in geplanten Besprechungen. Aber Webex Meeting Version 40.9 hat das geändert.
So nutzen Sie den Warteraum in einem persönlichen Besprechungsraum
Jeder Webex-Benutzer hat einen persönlichen Besprechungsraum in Webex, der über einen anpassbaren Link verfügt und niemals abläuft. Es ist nur für Sie einzigartig und immer verfügbar; Sie müssen es nicht im Voraus buchen, um es zu nutzen. Alle spontanen Meetings, die Sie in Webex haben, finden in diesem persönlichen Meetingraum statt.
Meetings in einem persönlichen Raum haben jetzt auch standardmäßig keinen Warteraum. Sie können die Einstellungen jedoch so konfigurieren, dass sie eine haben. Webex hat die Möglichkeit, die Meetings zu sperren. Wenn eine Besprechung gesperrt ist, betreten alle Teilnehmer, die versuchen, ihr beizutreten, stattdessen die Lobby. Der Gastgeber kann sie dann hereinlassen, wenn sie möchten.
Um ein Meeting in einem persönlichen Raum zu sperren, gehen Sie zur Meeting-Symbolleiste und klicken Sie auf das Symbol „Weitere Optionen“ (Menü mit drei Punkten).
Schalten Sie dann im Menü den Schalter für die Option "Meeting sperren" ein.
Alle Teilnehmer, die nach dem Sperren des Meetings beitreten, müssen in der Lobby warten. Sie erhalten eine Benachrichtigung auf Ihrem Bildschirm, dass Teilnehmer in der Lobby warten. Klicken Sie darauf, um die Liste anzuzeigen.
Sie können alle mit einem einzigen Klick zulassen, indem Sie alle auswählen, oder nur die Teilnehmer zulassen, die Sie einlassen möchten. Wählen Sie die Teilnehmer aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Zulassen".
Jetzt müssen Sie dies für jedes Meeting im persönlichen Raum tun, das Sie sperren möchten. Aber wenn man bedenkt, dass Sie der Erste in dem Meeting sind, da es spontan ist, ist das kein so großes Problem. Diese Lösung ist perfekt für Leute, die nicht in jedem Meeting einen Warteraum haben möchten.
Aber für Leute, die die Warteraumfunktion standardmäßig in allen Meetings haben möchten, gibt es einen anderen Weg. Wenn Sie diese kleine Einstellung konfigurieren, wird jedes Meeting im persönlichen Raum automatisch gesperrt, sobald es gestartet wird.
Gehen Sie zu webex.com und melden Sie sich bei Ihrem Webex Meeting-Bereich an. Klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite auf „Einstellungen“.
Gehen Sie dann zu „Mein persönlicher Raum“.
Ihre persönlichen Raumeinstellungen werden geöffnet. Scrollen Sie nach unten zur Einstellung „Automatische Sperre“. Klicken Sie dann auf das Kontrollkästchen daneben, um es auszuwählen.
Wenn Sie es auswählen, wird das Dropdown-Menü für die Zeit anklickbar. Klicken Sie darauf und wählen Sie „0“ aus den Optionen.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Speichern“.
Jetzt haben alle Ihre persönlichen Besprechungsräume standardmäßig einen Warteraum.
Notiz: Um Personen aus der Lobby in ein gesperrtes Meeting zulassen zu können, sollten Sie die Webex Meetings-Desktop-App, die Webex Teams-Desktop-App oder das in der Cisco Webex Cloud registrierte Raum- oder Tischgerät verwenden. Andernfalls können Sie keine Personen zulassen, ohne die Besprechung zu entsperren.
So verwenden Sie einen Warteraum mit einem geplanten Meeting
Bei geplanten Besprechungen ist ein Wartezimmer besonders wichtig. Wenn andere Teilnehmer vor dem Gastgeber eintreffen, sollten sie sich im Wartezimmer befinden, von wo aus der Gastgeber sie einlassen kann.
Zuvor konnten Sie diese Warteraumfunktion jedoch nicht in einem geplanten Meeting auf Webex verwenden. Alle Teilnehmer, die vor dem Gastgeber ankamen, konnten dem Meeting überhaupt nicht beitreten, wenn das Meeting gesperrt war. Sie mussten sich erfrischen und versuchen, dem Meeting wieder beizutreten, nachdem der Gastgeber angekommen war. Wie Sie sich vorstellen können, ist das überhaupt nicht intuitiv. Wie erfährt ein Teilnehmer von der Ankunft des Gastgebers im Meeting?
Aber ab Webex 40.9 können Sie in geplanten Meetings einen Warteraum für Gäste einrichten. Gäste sind Benutzer, die entweder nicht bei ihren Webex-Konten angemeldet sind, oder externe Benutzer, die kein Webex-Konto auf Ihrer Site haben. Alle Gäste, die vor dem Gastgeber ankommen, müssen also im Besprechungsraum warten. Aber alle Organisationsmitglieder, die vor dem Gastgeber ankommen, können direkt beitreten.
Gehen Sie zu webex.com und melden Sie sich bei Ihrem Besprechungsraum an. Gehen Sie dann im Navigationsmenü auf der linken Seite zu „Meetings“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Planen“, um ein neues Meeting zu planen.
Oder Sie können auch ein zuvor geplantes Meeting mit den neuen Einstellungen bearbeiten. Öffnen Sie das Meeting und klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.
Scrollen Sie dann, nachdem Sie das Meeting wie gewohnt geplant haben, nach unten und klicken Sie auf "Erweiterte Optionen anzeigen".
Darunter werden einige Optionen erweitert. Klicken Sie auf „Planungsoptionen“.
Gehen Sie in den Planungsoptionen zu „Unlocked Meetings“. Die Standardeinstellung für diese Option ist „Gäste können dem Meeting beitreten“. Klicken Sie auf das Optionsfeld für „Gäste warten in der Lobby, bis der Gastgeber sie zulässt“, um es auszuwählen.
Genau wie bei den Einstellungen für Ihren persönlichen Besprechungsraum sehen Sie jetzt die Option „Automatische Sperre“. Es könnte Sie sich fragen, warum Sie das Meeting nicht einfach sperren können, um den Warteraum wie bei persönlichen Meetingräumen zu aktivieren.
Wenn Sie das Meeting einfach sperren, ohne die vorherige Einstellung zu aktivieren, wird kein Warteraum für Gäste erstellt, die vor dem Gastgeber ankommen. Stattdessen traten sie direkt in die Besprechung ein. Daher ist es wichtig, die vorherige Option zu aktivieren. Denken Sie jedoch auch daran, dass nur ein Warteraum erstellt wird, bis Sie dem Meeting beigetreten sind. Um einen Warteraum für später zu erstellen, müssen Sie das Meeting sperren.
Jetzt können Sie die „Automatische Sperre“ aktivieren, während Sie das Meeting planen, oder Sie können das Meeting über die Meeting-Symbolleiste sperren, nachdem Sie dem Meeting beigetreten sind. es liegt ganz bei dir. Sobald das Meeting gesperrt ist, müssen alle Teilnehmer, Gäste und Organisationsmitglieder gleichermaßen durch den Warteraum gehen.
Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „Speichern“ oder „Planen“.
Für geplante Meetings gibt es keine generische Option, die für jedes Meeting einen Warteraum erstellt. Sie müssen diese Schritte für jedes geplante Meeting ausführen.
Warteräume in einem virtuellen Meeting sind äußerst wichtig, um Missgeschicke zu vermeiden. Und obwohl Sie in Webex-Meetings einen Warteraum haben können, sind die Mechanismen nicht so einfach und unkompliziert. Aber sobald Sie wissen, wie es geht, können Sie sicherstellen, dass Ihre Meetings so sicher sind, wie sie sein sollten.