Teilen Sie sensible Informationen in Gmail mit einer vertraulichen E-Mail, die zu einem bestimmten Zeitpunkt abläuft und auch mit einem Passwort geschützt werden kann.
Der Datenaustausch über das Internet ist nicht mehr so sicher wie vor einigen Jahren. Angesichts der rasanten Zunahme der Cyberkriminalität sind die Benutzer jetzt vorsichtiger denn je. Gmail hat vertrauliche E-Mails eingeführt, um diese Hemmungen der Benutzer zu berücksichtigen.
Wenn Sie jemandem eine vertrauliche E-Mail senden, kann der Empfänger deren Inhalt nicht herunterladen, drucken oder teilen. Diese Funktion ist zwar bis zu einem gewissen Grad hilfreich, hindert einen Benutzer jedoch nicht daran, den Inhalt der E-Mail zu kopieren oder einen Screenshot zu erstellen.
Gmail verfügt auch über eine Funktion, die den Zugriff auf die E-Mail nur über einen Passcode ermöglicht. Darüber hinaus hat der Inhalt der E-Mail ein Ablaufdatum und kann darüber hinaus nicht abgerufen werden.
Vertrauliche E-Mails in Gmail senden
Klicken Sie in Gmail auf „Verfassen“, um das Fenster „Neue Nachricht“ zu öffnen. Wählen Sie dann in der Formatierungssymbolleiste „Vertraulichen Modus aktivieren/deaktivieren“.
Sie können jetzt die Einstellungen für den vertraulichen Modus anpassen. Um eine Ablaufzeit festzulegen, klicken Sie auf das Dropdown-Feld unter „SET EXPIRATION“.
Wählen Sie eine Ablaufzeit aus dem Menü aus. Wenn Sie eine Zeit auswählen, wird das entsprechende Ablaufdatum rechts angezeigt.
Sie können die Passcode-Funktion hinzufügen, um die Identität des Empfängers zu überprüfen. Wenn die Funktion aktiviert ist, können die Empfänger nur auf die E-Mail zugreifen, nachdem sie den an ihre Telefonnummer gesendeten Passcode eingegeben haben. Um die Funktion zu aktivieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „SMS-Passcode“.
Geben Sie nun die Telefonnummer des Empfängers ein. Der Passcode wird an diese Nummer gesendet. Stellen Sie daher sicher, dass die Nummer aktiv und korrekt ist.
Nachdem Sie die Einstellungen im vertraulichen Modus angepasst haben, klicken Sie unten links auf „Senden“.
Sie haben jetzt eine vertrauliche E-Mail mit aktivierter Passcode-Funktion gesendet. Darüber hinaus müssen Sie wissen, wie Sie auf eine vertrauliche E-Mail zugreifen.
Auf eine vertrauliche E-Mail in Gmail zugreifen
Bisher haben wir besprochen, wie man eine vertrauliche E-Mail versendet, aber Sie müssen auch wissen, wie man auf eine E-Mail zugreift. Sie sind zum Beispiel der Empfänger der obigen E-Mail. Sehen wir uns an, wie Sie darauf zugreifen können.
Wenn Sie die E-Mail aus Ihrem Gmail-Posteingang öffnen, werden Sie aufgefordert, Ihre Identität zu bestätigen. Klicken Sie auf „Passcode senden“, um einen zur Verifizierung zu erhalten.
Geben Sie den Passcode ein, den Sie auf der vom Absender angegebenen Telefonnummer erhalten haben, und klicken Sie dann auf „Senden“.
Sie können jetzt den Inhalt der E-Mail sehen. Es erwähnt auch das Ablaufdatum des Inhalts am Ende. Darüber hinaus können Sie die E-Mail nicht weiterleiten, herunterladen oder ihren Inhalt ausdrucken.
Zugriff auf vertrauliche E-Mails entfernen
Häufig möchten Benutzer möglicherweise den Zugriff auf die vertrauliche E-Mail vor dem Ablaufdatum entfernen.
Um den Zugriff zu entfernen, öffnen Sie die vertrauliche E-Mail aus dem gesendeten Ordner und wählen Sie dann „Zugriff entfernen“.
Die Empfänger können dann nicht mehr auf den Inhalt der E-Mail zugreifen. Sie erhalten beim Öffnen der E-Mail die Meldung „E-Mail ist abgelaufen“.
Sie können den Zugriff auch erneuern, nachdem Sie ihn entfernt haben, indem Sie in derselben E-Mail im gesendeten Ordner auf „Zugriff erneuern“ klicken.
Da Sie nun wissen, wie Sie eine vertrauliche E-Mail in Gmail senden, können Sie damit Daten und Dateien mit Freunden und Kollegen teilen. Es wird jedoch empfohlen, keine persönlichen Daten oder Passwörter per E-Mail weiterzugeben, auch nicht beim Versenden im vertraulichen Modus.