Das Sortieren von Daten hilft beim Organisieren oder Anordnen der Daten in einer bestimmten Reihenfolge, um Werte schnell zu finden. In Excel können Sie einen Bereich oder eine Tabelle basierend auf Text, Zahlen, Datum und Uhrzeit in einer oder mehreren Spalten sortieren. Sie können Daten auch nach Zellenfarbe, Schriftfarbe oder benutzerdefiniertem Formatierungssymbol sortieren.
Excel verfügt über mehrere erweiterte integrierte Sortieroptionen, die bei der Datenverwaltung helfen. In diesem Artikel besprechen wir die verschiedenen Methoden zum Sortieren von Daten in einer bestimmten Reihenfolge sowie verschiedene Kriterien.
Sortieren von Daten in Excel
Bevor Sie Ihre Daten sortieren, müssen Sie auswählen, ob Sie das gesamte Arbeitsblatt oder nur einen Zellbereich sortieren möchten.
Die Sortierung ordnet alle Daten in Ihrer Tabelle nach einer oder mehreren Spalten an. Sie können auch nur eine Spalte des Arbeitsblatts sortieren. Sie können Ihre Daten nach Text, Zahlen, Datum und Uhrzeit sortieren.
Anhand des folgenden Beispiels zeigen wir Ihnen, wie Sie die verschiedenen Sortiermethoden in Excel durchführen.
Wenn Sie Ihre Daten schnell sortieren möchten, klicken Sie einfach auf eine beliebige Zelle in der Spalte, die Sie sortieren möchten. In der folgenden Beispieltabelle möchten wir unsere Daten nach "Repräsentanten"-Namen sortieren. Klicken Sie also auf eine beliebige Zelle in Spalte B.
Gehen Sie zur Registerkarte "Daten" und klicken Sie auf das Sortiersymbol "AZ", um Ihr Datum nach den Namen der "Repräsentanten" zu sortieren.
Jetzt sind Ihre Daten nach Vertreternamen sortiert. Wenn die Spalte B sortiert ist, werden die Zeilen, die jeder Zelle in Spalte B entsprechen, mit verschoben.
Sortieren von Daten in nur einer Spalte
Sie können Ihre Daten in einer Spalte sortieren, was sich nicht auf benachbarte Spalten auf dem Arbeitsblatt auswirkt. Wählen Sie zunächst den Bereich/die Spalte (Element) aus, die Sie sortieren möchten.
Gehen Sie dann zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie auf das Sortiersymbol. Excel zeigt Ihnen die Meldung "Sortierwarnung". Wählen Sie dort die Option „Mit der aktuellen Auswahl fortfahren“ und klicken Sie auf „OK“.
Jetzt ist nur noch der Bereich „Artikel“ (Spalte) alphabetisch sortiert. Denken Sie daran, dass das Sortieren nur einer Spalte Ihr gesamtes Arbeitsblatt nicht mit dieser Spalte übereinstimmt.
Sortieren von Daten nach Datum/Uhrzeit
Sie können Datum, Uhrzeit und Zahl auf die gleiche Weise sortieren, wie Sie Text in Excel sortieren. Zahlen können vom niedrigsten zum höchsten oder vom höchsten zum niedrigsten sortiert werden, und Datum und Uhrzeit können vom neuesten zum ältesten oder vom ältesten zum neuesten sortiert werden.
Sie können entweder eine Zelle in der Spalte auswählen, die Sie sortieren möchten, und auf das Symbol "AZ" oder "ZA" in der Registerkarte "Datengruppe sortieren & filtern" klicken, um Ihre Daten in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge zu sortieren. Oder klicken Sie auf das Symbol „Sortieren“ neben den Symbolen für die Schnellsortierung auf der Registerkarte „Daten“.
Es öffnet sich das Dialogfenster Sortieren. Öffnen Sie das Dropdown-Menü "Sortieren nach". Dieses Dropdown-Menü listet alle Ihre Spaltenüberschriften im Arbeitsblatt auf. Da wir unseren Datensatz nach Datum sortieren möchten, wählen Sie die Option "Bestelldatum". Wählen Sie dann im Dropdown-Menü „Reihenfolge“ die Option „Neueste nach Älteste“, um die Daten in aufsteigender Reihenfolge zu sortieren.
Das Ergebnis ist im folgenden Screenshot zu sehen.
Sortieren von Daten nach Zellfarbe/Schriftfarbe/Zellsymbol
Um Ihre Daten nach Zellenfarbe, Schriftfarbe oder Zellensymbol zu sortieren, öffnen Sie das Dialogfeld "Sortieren", indem Sie auf das Symbol "Sortieren" auf der Registerkarte Daten klicken. Wählen Sie dann Ihre Option im Menü "Sortieren nach". Hier wählen wir „Zellenfarbe“, um den Datensatz zu sortieren.
Wählen Sie als Nächstes die Farbe aus, die oben in der Spalte angezeigt werden soll. Klicken Sie dann auf „OK“.
So sieht eine nach der Zellenfarbe sortierte Tabelle aus.
Datensortierung auf mehreren Ebenen (Sortieren mehrerer Spalten)
Die Sortierung auf mehreren Ebenen ermöglicht es Ihnen, die Daten (Tabelle) nach Werten einer Spalte zu sortieren und sie dann wieder nach Werten einer anderen Spalte(n) zu organisieren.
Zum Beispiel sortieren wir den Datensatz zuerst nach dem Namen des Artikels und dann erneut nach dem Bestelldatum. Wählen Sie dazu eine beliebige Zelle in der Tabelle aus und klicken Sie auf das Symbol "Sortieren" auf der Registerkarte "Daten".
Im Dialogfeld „Sortieren“. Wählen Sie den „Artikel“ aus der Dropdown-Liste „Sortieren nach“. Klicken Sie dann auf „Stufe hinzufügen“ und wählen Sie „Bestelldatum“ aus der Dropdown-Liste „Dann nach“. OK klicken'.
Jetzt werden die Datensätze zuerst nach Artikel und dann nach Bestelldatum sortiert.
Sortieren in einer benutzerdefinierten Reihenfolge
Manchmal möchten Sie nicht nach Text, Nummer oder Datum sortieren. Manchmal möchten Sie nach etwas anderem sortieren, z. B. nach Monaten, Wochentagen, Regionen oder einem anderen Organisationssystem.
Angenommen, Sie haben die folgende Tabelle und möchten sie nach der Priorität der Bestellungen sortieren.
Klicken Sie dazu auf eine beliebige Zelle innerhalb des Datensatzes und öffnen Sie das Dialogfeld „Sortieren“ über das Excel-Menüband.
Wählen Sie dann im Dropdown-Menü "Sortieren nach" die Option "Priorität" aus; Wählen Sie im Dropdown-Menü "Sortieren nach" die Option "Zellenwerte" aus; und wählen Sie im Dropdown-Menü "Bestellung" die Option "Benutzerdefinierte Liste".
Wenn Sie im Dropdown-Menü auf die Option "Benutzerdefinierte Listen" klicken, wird das Dialogfeld "Benutzerdefinierte Listen" geöffnet.
Geben Sie hier Ihre benutzerdefinierte Liste in die "Listeneinträge:" ein und klicken Sie auf "Hinzufügen". Zum Beispiel fügen wir der Liste die Prioritäten Hoch, Normal und Niedrig hinzu.
Der benutzerdefinierten Liste wird nun eine neue Sortierreihenfolge hinzugefügt. Wählen Sie die Liste aus und klicken Sie auf „OK“.
Jetzt können Sie Ihre benutzerdefinierte Sortierreihenfolge aus dem Dropdown-Menü "Reihenfolge" auswählen.
Jetzt wird der Datensatz nach Priorität (Hoch, Normal, Niedrig) sortiert.
Sortieren von Daten in einer Zeile
Anstelle von Spalten können Sie die Daten auch nach Zeilen sortieren. Wählen Sie dazu eine beliebige Zelle in einer Zeile aus und klicken Sie auf das Symbol "Sortieren" in der Gruppe "Sortieren & Filtern" im Menüband.
Klicken Sie im Dialogfeld „Sortieren“ auf die Schaltfläche „Optionen“.
Wählen Sie im Dialogfeld „Sortieroptionen“ unter Ausrichtung die Option „Von links nach rechts sortieren“ anstelle von „Von oben nach unten sortieren“. Und klicken Sie auf „OK“.
Wählen Sie dann die Zeile aus, die Sie sortieren möchten, im Dropdown-Menü "Sortieren nach" und klicken Sie auf "OK".
Wie Sie unten sehen können, ist der Datensatz jetzt nach den Werten in der ausgewählten Zeile sortiert.
Nachdem Sie nun gelernt haben, in Excel zu sortieren, können Sie Ihr Arbeitsblatt schnell neu organisieren, indem Sie Ihre Daten sortieren.