Sie können kein Webex-Meeting über die App planen? Gehen Sie zur Webex-Website, um ein Meeting zu planen, ohne Outlook zu benötigen.
Mit Cisco Webex Meetings können Sie nicht nur virtuelle Meetings mit Ihren Kollegen veranstalten, sondern auch Ihren Bildschirm oder Ihre Dateien freigeben. Da es in Outlook integriert ist, lieben es die Leute im Allgemeinen, Webex-Meetings schnell aus Microsoft Outlook selbst zu planen, da es ziemlich viel einfacher ist. Falls Sie nicht über Microsoft Outlook verfügen, können Sie dennoch ein Meeting über die Webex-Web-App planen.
Planen Sie ein Meeting auf Webex
Gehen Sie in einem Webbrowser zu signin.webex.com und melden Sie sich bei Ihrem Webex-Konto an.
Nachdem Sie sich bei Ihrem Konto angemeldet haben, klicken Sie auf dem Startbildschirm (unter Ihrem Namen) auf die Schaltfläche "Planen".
Meeting-Thema und -Passwort konfigurieren
Auf der Seite „Meeting planen“ können Sie mit der Konfiguration der Meeting-Einstellungen beginnen. Legen Sie in den entsprechenden Feldern ein ‚Meeting-Thema‘ und ‚Meeting-Passwort‘ fest.
Webex generiert möglicherweise automatisch ein sicheres Meeting-Passwort für Ihr geplantes Meeting. Sie können es nach Belieben ändern oder zurücksetzen, indem Sie auf die Schaltfläche „Zurücksetzen“ am anderen Ende des Passwortfelds klicken.
Konfigurieren Sie Datum und Uhrzeit für die Planung des Meetings
Nachdem Sie das Besprechungsthema und das Kennwort festgelegt haben, klicken Sie auf „Datum und Uhrzeit“, um das Datumsauswahlmenü zu öffnen. Legen Sie Datum, Uhrzeit und Dauer für das Meeting im Popup-Menü fest und klicken Sie zuletzt auf „Fertig“, um Ihre Änderungen zu speichern.
Wenn Sie auch die Zeitzone ändern müssen, klicken Sie auf die Zonenoption „UTC – 11:00..“ direkt unter den Optionen für Datum und Uhrzeit und legen Sie eine geeignete Zeitzone für das Meeting fest.
Planen Sie ein wiederkehrendes Meeting
Wenn Sie ein wiederkehrendes Meeting planen müssen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Wiederholung“ direkt unter der Option Zeitzone. (Überspringen Sie einfach diesen Abschnitt, wenn Sie ein einmaliges Meeting planen.)
Hier müssen Sie die wiederkehrende Häufigkeit und das Intervall für das Meeting konfigurieren. Klicken Sie zunächst auf „Wiederholungsmuster“, um die Häufigkeit Ihres Meetings aus der Liste der Optionen auszuwählen.
Nachdem Sie eine Sitzungshäufigkeit ausgewählt haben, müssen Sie das wiederkehrende Intervall auswählen. In diesem Beispiel haben wir das Besprechungsintervall alle zwei Wochen auf Freitag festgelegt. Ebenso können Sie je nach Bedarf ein beliebiges Sortiment auswählen. Denken Sie daran, dass die Einstellungen je nach Intervall variieren. Wenn Sie beispielsweise die Häufigkeit als „Monatlich“ ausgewählt haben, sehen Sie einen Bildschirm mit anderen Optionen als den hier beschriebenen.
Schließlich müssen Sie das Enddatum für die wiederkehrenden Besprechungen festlegen. Wenn Sie ein bestimmtes Enddatum festlegen möchten, klicken Sie auf das Kontrollkästchen „Ende“ mit dem Titel und wählen Sie das Datum aus dem Datumsauswahlmenü aus. Oder Sie können das Kontrollkästchen "Nach" anklicken und die Anzahl der wiederkehrenden Besprechungen eingeben, wenn Sie kein bestimmtes Enddatum festlegen möchten. Wenn Sie keine dieser Optionen auswählen, ist sie standardmäßig auf "Kein Enddatum" eingestellt.
Meeting-Teilnehmer hinzufügen
Geben Sie in das Feld neben „Teilnehmer“ die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zum Meeting einladen möchten. Sie können ein Komma verwenden, um mehrere Adressen einzugeben.
Verwenden der erweiterten Planungsoptionen
Sehen wir uns vor der Planung des Meetings die erweiterten Planungsoptionen von Webex an.
Klicken Sie direkt über der Schaltfläche „Planen“ auf „Erweiterte Optionen anzeigen“.
Meeting-Agenda hinzufügen
Wenn Sie eine Tagesordnung für das Meeting hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Text „Agenda“.
Nachdem Sie auf Agenda geklickt haben, geben Sie die Meeting-Agenda (Liste der Dinge, die besprochen werden) in das dafür vorgesehene Feld ein. Die Bereitstellung einer Tagesordnung hilft den Teilnehmern zu verstehen, worum es bei der Besprechung geht.
Planungsoptionen konfigurieren
Nachdem Sie eine Agenda festgelegt haben, klicken Sie auf „Planungsoptionen“, um die anderen Einstellungen nacheinander zu konfigurieren.
Wenn Ihre Teilnehmer ein Webex-Konto benötigen, um dem Meeting beizutreten, klicken Sie auf das Kontrollkästchen „Konto erforderlich“. Wenn Sie das Kontrollkästchen „Passwort ausschließen“ anklicken, wird das Meeting-Passwort nicht zusammen mit der Einladung gesendet und Sie müssen es separat senden.
Konfigurieren der Beitrittszeit für Teilnehmer
Standardmäßig können die Teilnehmer/Teilnehmer dem Meeting 5 Minuten vor dem Gastgeber beitreten. Um diesen Wert zu ändern, verwenden Sie das Dropdown-Menü neben der Option „Beitreten vor dem Host“ und legen Sie einen anderen Wert fest.
E-Mail-Erinnerung konfigurieren
Standardmäßig wird 15 Minuten vor Beginn des Meetings eine Erinnerungs-E-Mail an alle Teilnehmer gesendet. Wenn Sie dies ändern möchten, klicken Sie auf „E-Mail-Erinnerung“ und wählen Sie einen anderen Wert aus.
Beenden Sie das geplante Meeting
Nachdem Sie das Meeting vollständig konfiguriert haben, ist es an der Zeit, das Meeting abzuschließen. Klicken Sie dazu unten auf der Seite auf die Schaltfläche „Planen“.
Nachdem Sie das Meeting abgeschlossen haben, werden Sie zu einem neuen Bildschirm weitergeleitet, der die Details des gerade erstellten Meetings anzeigt.
Unabhängig davon, ob Sie ein einmaliges oder ein wiederkehrendes Meeting planen müssen, können Sie dies ganz einfach über die Webex-Website tun.