Dieses Tutorial behandelt alles, was Sie zum Konfigurieren und Verwenden des Power Automate Desktop-Tools in Windows 11 wissen müssen.
Microsoft Power Automate, früher Microsoft Flows genannt, ist ein kostenloses Automatisierungstool, das als native App in Windows 11 enthalten ist. Power Automate ist eine Low-Code-Anwendung, die es Benutzern ermöglicht, sich wiederholende und zeitaufwändige manuelle Aufgaben mithilfe von Roboterprozessautomatisierungsfunktionen zu automatisieren. Es funktioniert genau wie die Makros in Excel, kann Ihnen jedoch dabei helfen, alles in einer Microsoft-Umgebung zu automatisieren.
Sie können Power Automate Desktop beispielsweise verwenden, um Daten zwischen Systemen nach einem Zeitplan zu verschieben oder eine E-Mail an eine höhere Behörde zu senden, die durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst wird, oder um komplexe Geschäftsabläufe usw. abzuwickeln.
Power Automate ist ein cloudbasiertes Tool mit 370 vorgefertigten Aktionen (Konnektoren), mit denen Sie Flows über verschiedene Anwendungen hinweg erstellen können, damit Sie sich stattdessen auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Neben vorgefertigten Konnektoren können Sie auch eigene Skripte oder Automatisierungen erstellen. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie das Power Automate-Tool in Windows 11 konfigurieren und verwenden.
Einrichten von Power Automate in Windows 11
Power Automate kann verwendet werden, um Aufgaben in verschiedenen Microsoft-Anwendungen und Anwendungen von Drittanbietern mithilfe vorgefertigter Aktionen (Vorlagen) oder durch Aufzeichnen einer Reihe von Schritten zu automatisieren, die eine bestimmte Aktion oder Aufgabe automatisieren, und lässt Sie diese Automatisierung dann bei Bedarf wiederholen.
Zum Ausführen von Power Automate benötigen Sie eine gültige Windows 10- oder 11-Lizenz, mindestens 2 GB RAM und 1 GB Speicherhardware, .NET Framework 4.7.2 oder höher, einen aktuellen Webbrowser und eine aktive Internetverbindung. Darüber hinaus benötigen Sie eine unterstützte Sprache und ein Tastaturlayout. Sehen Sie sich die Listen der unterstützten Sprachen und Tastaturlayouts an, die im Power Automate-Tool auf der offiziellen Seite verwendet werden können.
Wenn Sie Windows 10-Benutzer sind, muss diese App von flow.microsoft.com oder dem Microsoft Store heruntergeladen und installiert werden. Aber für Windows 11-Computer wird es als integrierte Anwendung geliefert.
Um auf die Power Automate Desktop-Anwendung zuzugreifen, suchen Sie in der Windows-Suche nach „Power Automate“. Klicken Sie dann auf das Ergebnis, um die App zu öffnen.
Wenn Sie Power Automate zum ersten Mal starten, sucht es nach Updates und lädt die neueste Version des Programms herunter. Warten Sie also, bis die Aktualisierung abgeschlossen ist.
Sobald die App aktualisiert wurde, wird das Power Automate Desktop-Fenster angezeigt und Sie werden aufgefordert, sich mit Ihrem Microsoft-Konto anzumelden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Anmelden“, um Ihre Zugangsdaten einzugeben.
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse in das Feld ein und klicken Sie auf „Anmelden“.
Geben Sie dann Ihr Passwort ein und klicken Sie erneut auf „Anmelden“.
Wählen Sie als Nächstes Ihr Land/Ihre Region aus und klicken Sie auf „Erste Schritte“.
Sobald Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, öffnet sich ein neues Fenster wie unten gezeigt, in dem Sie Ihre Automatisierung erstellen können.
Erstellen Sie Ihre Automatisierung in Power Automate unter Windows 11
Sobald Sie sich im Power Automate Desktop (PAD)-Fenster befinden, können Sie mit dem Erstellen Ihrer Automatisierungsprozesse beginnen, die als "Flows" bezeichnet werden.
Um eine neue Automatisierung (Flow) zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „+ New Flow“ in der oberen linken Ecke, um den Erstellungsprozess zu starten.
Gib einen Namen für deinen Flow ein und klicke auf „Erstellen“.
Dadurch werden zwei Fenster geöffnet. Eine davon ist die Seite Meine Flows, auf der Sie Flows erstellen und verwalten können.
Und das andere Fenster ist der Flow-Editor, in dem Sie Workflows aufzeichnen/bearbeiten können (wie unten gezeigt). Wenn sich der Flow-Editor nicht automatisch öffnet, doppelklicken Sie einfach auf den Flow-Namen auf der Seite Meine Flows.
Das Flow-Editor-Fenster ist in drei Abschnitte unterteilt. Der linke Bereich heißt "Aktionen", in dem Sie alle 370 vorgefertigten Aktionen finden. Der mittlere Abschnitt ist der Abschnitt „Main“, in dem Sie den Workflow bearbeiten können. Im rechten Bereich befinden sich die „Variablen“, in denen die Eingabe-/Ausgabe- und Flussvariablen gespeichert werden, wenn Sie eine Aufgabe erstellen.
Sie werden auch die Schaltflächen Speichern, Ausführen, Stoppen, Aktion für Aktion ausführen, Web-Recorder und Desktop-Recorder oben im Hauptbereich bemerken.
Sie können Flows auf zwei verschiedene Arten erstellen: entweder durch Ziehen und Ablegen von Aktionen aus den im linken Bereich verfügbaren vordefinierten Aktionen oder durch Aufzeichnen der Schritte einer Aufgabe. Sie können diese beiden Möglichkeiten auch kombinieren, um ein Flussdiagramm zu erstellen.
Erstellen Sie einen Workflow und automatisieren Sie eine Aufgabe mit Desktop Recorder
Sie können Power Automate Desktop (PAD) in so vielen erweiterten Szenarien verwenden, um komplexe Aufgaben zu automatisieren, als die in den vordefinierten Aktionen bereitgestellten. Es kann verwendet werden, um alle möglichen komplexen Aktionen auszuführen, darunter das Starten von Programmen, das Öffnen von Dialogfeldern, die Eingabe von Daten und vieles mehr.
Sie können den Desktop-Recorder verwenden, um jeden Schritt (wie Mausklicks, Tastendruck, Tastendruck, Optionsauswahl usw.) aufzuzeichnen, den Sie ausführen, um eine Aufgabe zu erledigen, und diese Schritte bei Bedarf wiederzugeben.
Angenommen, Sie möchten Ihren Tag jeden Tag mit einer bestimmten Musik beginnen. Sie können diesen Vorgang automatisieren, anstatt zu den Dateien zu navigieren und den Song jedes Mal manuell abzuspielen. So machst du das.
Klicken Sie im Power Automate Desktop (PAD) auf „Neuer Flow“, um einen neuen Workflow zu erstellen.
Geben Sie dann dem Flow einen Namen und klicken Sie auf „Erstellen“.
Klicken Sie im Flow-Editor-Fenster auf die Schaltfläche „Desktop-Recorder“ oben in der Mitte des Fensters.
Klicken Sie im Desktop-Rekorder-Fenster auf die Schaltfläche „Aufnehmen“.
Jetzt müssen Sie nur noch die Schritte (nacheinander) ausführen, die dieser Flow-Prozess ausführen soll. Während Sie die Schritte ausführen, erkennt Power Automate sie und zeichnet diese genauen Schritte auf.
Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Aufnehmen“ geklickt haben, minimieren Sie den Desktop-Recorder.
Beginnen Sie dann mit den Schritten, die der Desktop-Recorder aufzeichnen soll.
Jeder der linken Mausklicks, rechten Mausklicks, Scrollen, Tastendrücke und jede Aktion wird genau aufgezeichnet. Führen Sie die Schritte daher bei der Aufnahme sorgfältig aus.
Die folgenden Screenshots zeigen beispielsweise, wie wir zu dem Song in unserem lokalen Laufwerk navigieren. Wenn wir den Datei-Explorer öffnen und durch unser lokales Laufwerk navigieren, hebt das PAD die Elemente mit dem roten Rechteck hervor. Wenn Sie den Cursor über ein Element bewegen oder ein Element auswählen, hebt das PAD dieses Element hervor und informiert Sie, wie unten gezeigt, um welche Art von Element es sich handelt.
Dann doppelklicken wir auf das Lied (z. B. Feeling Good von Nina Simone), um die Musik abzuspielen.
Dann minimieren wir den Musikplayer und schließen den Datei-Explorer.
Wenn Sie mit der Aufzeichnung Ihrer Aktionen fertig sind, öffnen Sie den minimierten Desktop-Recorder erneut und klicken Sie auf „Fertig stellen“, um die Aufzeichnung zu beenden.
Sie sehen die Liste der Schritte, die Sie zur Ausführung der Aufgabe unternommen haben, im Abschnitt "Main". Klicken Sie nun auf das„Speichern“-Symbol, um diese Aufnahme zu speichern.
Das Speichern der Aufnahme dauert einige Sekunden bis Minuten. Nach dem Speichern erhalten Sie eine Meldung, dass der Flow erfolgreich gespeichert wurde. Klicken Sie auf „OK“, um die Eingabeaufforderung zu schließen.
Jetzt können Sie auf das Symbol "Ausführen" klicken, um den aufgezeichneten Flow abzuspielen. Es führt genau die Schritte aus, die Sie mit dem Desktop-Recorder aufgezeichnet haben.
Jetzt können Sie mit einem einzigen Klick schnell eine lange, sich wiederholende Aufgabe ausführen und Zeit sparen.
Wenn Sie während der Aufnahme des Flow-Prozesses unterbrochen wurden, können Sie auch auf „Pause“ klicken, um den Aufnahmeprozess anzuhalten, und erneut auf „Aufnehmen“ klicken, um die Aufnahme fortzusetzen.
Wenn Sie einen falschen Schritt aufgezeichnet oder etwas verpasst haben, können Sie jederzeit auf das Symbol "Zurücksetzen" klicken, um den gesamten Vorgang zurückzusetzen und von vorne zu beginnen.
Erstellen Sie einen Flow mit dem Web Recorder
Sie können die Aktionen „Web“ und „Webautomatisierung“ im Flow-Editor verwenden, um einige einfache Webautomatisierungsprozesse zu erstellen. Wenn Sie jedoch komplexere Web-Flow-Prozesse erstellen möchten (wie das Ausfüllen eines Online-Formulars), können Sie den Web Recorder verwenden, um einen Flow aufzuzeichnen. Dazu müssen Sie zunächst den Web Recorder einrichten.
Web Recorder konfigurieren
Um einen Web-Flow-Prozess zu erstellen, klicken Sie im Flow-Editor auf das Symbol „Web-Recorder“.
Wählen Sie im nächsten Fenster einen Webbrowser aus, den Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf „Weiter“.
Dadurch werden der Web Recorder und der ausgewählte Browser mit der offiziellen Website von Microsoft geöffnet.
Und Web Recorder fordert Sie auf, die „Power Automate Desktop-Erweiterung“ im ausgewählten Browser zu installieren. Um den Browser zu installieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erweiterung abrufen“.
Wenn Sie Microsoft Edge ausgewählt haben, wird die folgende Seite angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Get", um die Erweiterung zu installieren
Wenn Sie Google Chrome ausgewählt haben, wird Ihnen diese Add-On-Website angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zu Chrome hinzufügen".
Dann erscheint in der oberen rechten Ecke des Browsers eine Aufforderung, ob Sie diese Erweiterung installieren möchten oder nicht. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erweiterung hinzufügen“, um die Erweiterung zu installieren.
Dann wird eine Meldung angezeigt, die Sie darüber informiert, dass die Erweiterung im Browser installiert wurde. Die Add-on-Website sieht für jeden Browser anders aus.
Anschließend können Sie Ihren Webaufzeichnungsprozess starten, um einen Workflow zu erstellen.
Verwenden von Web Recorder in Power Automate
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben viele Bewerbungsformulare für das College, die Sie online ausfüllen müssen. Normalerweise müssen Sie Ihren Browser starten, die Website öffnen und jedes Detail selbst eingeben. Dies erfordert mehrere Tastendrücke, Mausklicks und Scrollen. Und es ist ein zeitaufwändiger Prozess. Jetzt können Sie mit Power Automate diesen Prozess aufzeichnen und diesen gesamten Prozess mit einem einzigen Klick nachahmen. So gehen Sie vor:
Öffnen Sie den Power Automate Desktop, klicken Sie auf das Symbol „Webrecorder“.
Geben Sie dann den Browser an, wählen Sie eine Registerkarte aus dem Browser aus, auf der Sie den Vorgang automatisieren möchten. Diese Webseite muss im Browser vorgeladen werden. Erst dann können Sie es über die Option „Tab auswählen“ auswählen. Für dieses Beispiel wählen wir eine Registerkarte für das Online-Bewerbungsformular.
Klicken Sie im Web Recorder-Dialogfenster auf die Schaltfläche „Aufzeichnen“.
Dadurch wird der Browser mit der ausgewählten Registerkarte gestartet.
Wenn Sie dann Details eingeben, Optionen auswählen oder auf Schaltflächen klicken, hebt der Webrecorder die Elemente in einem roten Feld hervor, wie unten gezeigt (Dies bedeutet, dass der Webrecorder diese Aktion aufzeichnet).
Wenn Sie mit der Eingabe der Daten fertig sind, klicken Sie auf „Senden“ oder „Weiter“.
Gehen Sie dann zurück zum Web Recorder und Sie sehen die Liste aller Aktionen (Texteingabe, Mausklick usw.), die Sie auf dieser Webseite ausgeführt haben. Klicken Sie auf „Fertig stellen“, um die Aufnahme zu stoppen und abzuschließen.
Sie gelangen zurück zum Flow-Editor. Dort sehen Sie die Liste der Aktionen (Diese Aufzeichnung hat insgesamt 41 Aktionen).
Klicken Sie auf das Symbol „Speichern“, um die Aufnahme zu speichern.
Anschließend erhalten Sie die Meldung, dass Ihre Aufnahme gespeichert wurde.
Denken Sie daran, dass die Aufnahme immer nur eine Seite gleichzeitig funktioniert. Wenn Sie zur nächsten Seite gehen oder auf einen Link klicken, um eine andere Seite zu öffnen, wird die Aufnahme beendet. Wenn Sie viele Aktionen haben oder eine weitere Webseite hinzufügen möchten, können Sie einen untergeordneten Flow erstellen.
Klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche „Subflows“ neben der Registerkarte „Main“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „New Subflow“.
Geben Sie dem Subflow einen Namen und klicken Sie im Dialog „Subflow hinzufügen“ auf die Schaltfläche „Speichern“.
Klicken Sie dann auf die Registerkarte untergeordneter Nachrichtenfluss und fügen Sie mithilfe der Web-Recorder-Option oder mithilfe der vordefinierten Aktionen im linken Bereich Aktionen durch Aufzeichnungen hinzu.
Nachdem Sie alle Aktionen hinzugefügt haben, speichern Sie den Flow. Jetzt können Sie jederzeit auf das Symbol "Ausführen" klicken, um den gesamten Vorgang zu wiederholen/automatisieren.
Wenn Sie auf die Schaltfläche "Ausführen" klicken, startet Power Automate den Browser, navigiert zur Website und beginnt automatisch, Aktionen nacheinander abzuspielen. Hier, in diesem Beispiel, füllt PAD die Details des Formulars nacheinander so aus, wie wir es zuvor eingegeben haben. Wenn eine aufgezeichnete Aktion wiedergegeben wird, sehen Sie, dass die Aktion wie unten gezeigt gelb markiert ist.
Und alle aufgezeichneten Aktionen werden genau nachgestellt.
Die Automatisierungsprozesse, die wir hier in diesem Artikel gezeigt haben, waren einfach. Aber Power Automate Desktop ist in der Lage, fast alles in der Windows-Umgebung zu automatisieren. Es bietet eine große Auswahl an Tools zum Erstellen komplexerer und detaillierterer Workflows.
Das ist es, Leute.