Laden Sie ganz einfach Teilnehmer zu Ihren geplanten Microsoft Teams-Besprechungen ein und verfolgen Sie deren Antworten.
Virtuelle Meetings können anstrengend sein. Jeder weiss das. Als Gastgeber eines Meetings liegt es also in Ihrer Verantwortung, den Prozess so gut wie möglich zu gestalten. Ein großer Teil davon hängt damit zusammen, dass nicht ständig spontane Meetings abgehalten werden.
Jeder hat viele Dinge in seinem Kalender. Und ein Heads-up im Voraus ist nicht nur rücksichtsvoll, sondern auch professionell. Glücklicherweise ist es extrem einfach, Personen zu einem Microsoft Teams-Meeting einzuladen. Wenn Sie eine Besprechung in Microsoft Teams planen, können Sie sofort Personen zu der Besprechung einladen.
Notiz: Für kostenlose und persönliche Microsoft Teams-Konten gibt es keine Option zum Hinzufügen von Teilnehmern beim Planen einer Besprechung. Sie müssen den Besprechungslink manuell senden. Die Option zum Senden von Besprechungseinladungen ist nur für Microsoft 365-Konten verfügbar.
Gehen Sie im Navigationsbereich auf der linken Seite zum Tab "Kalender".
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf die Schaltfläche „Neues Meeting“. Das Planungsfenster wird geöffnet.
Geben Sie der Besprechung einen Titel und wählen Sie Uhrzeit und Datum für die Veranstaltung aus. Gehen Sie dann zu „Erforderliche Teilnehmer hinzufügen“, um die Personen hinzuzufügen, die Sie zum Meeting einladen möchten. Sie können Benutzer sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihrer Organisation einladen.
Um Benutzer aus Ihrer Organisation einzuladen, geben Sie deren Namen ein. Teams werden Vorschläge von den Mitgliedern innerhalb Ihrer Organisation bereitstellen. Klicken Sie auf ihren Namen, um sie hinzuzufügen.
Um Benutzer von außerhalb Ihrer Organisation einzuladen, müssen Sie die vollständige E-Mail-Adresse der Person eingeben. Drücken Sie die Eingabetaste, nachdem Sie ihre E-Mail-Adresse eingegeben haben, oder klicken Sie auf den Vorschlag „Einladen“, um sie als Teilnehmer zum Meeting hinzuzufügen.
Für Benutzer, deren Anwesenheit nicht erforderlich ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Optional“ am Ende des Textfelds.
Ein neues Feld wird erweitert. Geben Sie hier die optionalen Teilnehmer ähnlich wie bei den erforderlichen Teilnehmern ein. Geben Sie für Organisationsmitglieder ihren Namen ein und wählen Sie ihn dann aus den Teams-Vorschlägen aus. Geben Sie für Mitglieder außerhalb Ihrer Organisation die vollständige E-Mail-Adresse ein.
Teams verfügt auch über einen Planungsassistenten, mit dem Sie Ihren Kalender mit den Kalendern anderer Teilnehmer (für die er sowieso verfügbar ist) vergleichen können, um eine für alle passende Zeit zu finden. Rufen Sie die Registerkarte "Planungsassistent" auf, um Hilfe von Teams zu erhalten, um einen geeigneten Zeitpunkt zu finden.
Nachdem Sie alle Details in das Besprechungsplaner-Fenster eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“.
Eine Einladung wird an alle Besprechungsteilnehmer (erforderlich und optional) entweder an ihr Outlook-Postfach (für Personen innerhalb der Organisation) oder ihre E-Mail-Adresse (für Außenstehende) gesendet. Benutzer können an der Besprechung teilnehmen und sie mithilfe der von Ihnen gesendeten Einladung zu ihrem Kalender hinzufügen.
Sie können ihre RSVPs in den Besprechungsdetails sehen. Um die Besprechungsdetails anzuzeigen, doppelklicken Sie im Kalender auf die Besprechung. Das Feld für "Tracking" befindet sich auf der rechten Seite, das den RSVP-Status aller zeigt.
Sie können auch weitere Personen zu der Besprechung einladen, nachdem Sie die Besprechung ursprünglich angesetzt haben. Öffnen Sie die Besprechungsdetails aus dem Kalender, indem Sie entweder darauf doppelklicken oder „Bearbeiten“ aus dem Overlay-Menü auswählen.
Fügen Sie dann den Namen oder die E-Mail-Adressen der Teilnehmer im Abschnitt „Erforderliche“ oder „Optionale“ Teilnehmer hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche „Update senden“. Auch die bereits hinzugefügten Benutzer werden erneut eingeladen.
Sie können das Meeting auch absagen und alle erhalten eine E-Mail mit dem Update, dass das Meeting abgesagt wurde.
Öffnen Sie die Besprechungsdetails und klicken Sie in der oberen linken Ecke der Besprechungsdetails-Symbolleiste auf die Schaltfläche „Besprechung abbrechen“.
Ein Dialogfeld wird angezeigt. Sie können eine Stornierungsnotiz hinzufügen, wenn Sie eine Nachricht an die Teilnehmer weiterleiten möchten. Andernfalls klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Meeting abbrechen“.
Und los gehts. Es ist ein Kinderspiel, Einladungen zu einem Microsoft Teams-Meeting zu versenden. Sie müssen lediglich die Benutzer, die Sie einladen möchten, zum Besprechungsplaner hinzufügen. Microsoft macht es auch extrem einfach, den Status Ihrer Einladungen zu verfolgen oder das Meeting ganz abzusagen.