In diesem Lernprogramm erfahren Sie, wie Sie Text, Text mit Formatierung, Sonderzeichen oder geschützte Zeichen in Word suchen und ersetzen.
Nehmen wir an, Sie sind Rechtsanwaltsfachangestellter und haben gerade ein langes juristisches Dokument oder einen Vertrag für Ihren Kunden geschrieben, nur um festzustellen, dass Sie den Namen Ihres Kunden oder einen falschen Firmennamen mehrmals in Ihrem Dokument falsch geschrieben haben. Und haben Sie keine Zeit, jede Instanz des Textes manuell zu suchen und zu ersetzen. Was würdest du tun? Keine Panik – das können Sie ganz einfach mit der Suchen- und Ersetzen-Funktion von MS Word beheben.
Suchen und Ersetzen ist eine der nützlichsten Funktionen in Microsoft Word, mit der Sie ein Zeichen, ein Wort oder einen Satz in einem Dokument suchen und ersetzen können. Sie können auch Text in einem bestimmten Textabschnitt oder einem ganzen Dokument suchen und ersetzen.
Sie können nicht nur ein bestimmtes Wort finden und durch ein anderes Wort ersetzen, sondern Sie können auch Text basierend auf seiner Formatierung, unter Verwendung von Platzhaltern und mit passendem Präfix oder Suffix finden. Außerdem können Sie Text durch bestimmte Formatierungen, nicht druckbare Zeichen oder Sonderzeichen suchen und ersetzen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Text in MS Word suchen und ersetzen.
Text in Microsoft Word suchen
Sehen wir uns zunächst an, wie Sie Text in Excel mithilfe des Navigationsbereichs oder des Tools zum Suchen und Ersetzen suchen. Anschließend erfahren Sie, wie Sie mit dem Werkzeug Suchen und Ersetzen Text basierend auf verschiedenen Optionen ersetzen.
Text finden
Sie können den Navigationsbereich verwenden, um nach einem Zeichen, einem Wort oder einer Wortgruppe zu suchen. Und Sie können auf diesen Navigationsbereich über die Multifunktionsleiste oder durch Drücken eines Hotkeys zugreifen Strg + F.
Um auf das Navigationsbedienfeld (Befehl suchen) zuzugreifen, öffnen Sie zunächst das Wort, in dem Sie nach Text suchen möchten. Gehen Sie dann zur Registerkarte „Start“ und klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten im Menüband auf die Schaltfläche „Suchen“. Oder Sie können die Tastenkombinationen drücken Strg + F in der Tastatur.
Dies öffnet den Navigationsbereich auf der linken Seite des Fensters. Geben Sie den gesuchten Text oder Satz in das Textfeld „Dokument durchsuchen“ im Navigationsbereich ein und drücken Sie die Eingabetaste. Während Sie tippen, zeigt Ihnen das Tool alle zugehörigen Übereinstimmungen an. In unserem Beispiel geben wir „Tate“ ein.
Der Befehl Suchen sucht nach dem gesamten passenden Text im Dokument und hebt ihn gelb hervor. Der Navigationsbereich zeigt alle Vorkommen des Suchworts (Tate) als Vorschau der Ergebnisse
Das Tool hebt nicht nur die genauen Wörter hervor, sondern hebt sogar die teilweise passenden Wörter hervor.
Mit den Aufwärts- und Abwärtspfeilen neben dem Textfeld können Sie zum vorherigen oder zum nächsten Suchergebnis springen. Oder Sie klicken auf eines der Ergebnisse unterhalb des Suchfelds, um direkt dorthin zu springen.
Anstatt ein ganzes Dokument nach einem Text oder einer Phrase zu durchsuchen, können Sie auch ein großes Dokument nach Überschriften durchsuchen. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte „Überschriften“ und wählen Sie eine Überschrift im Navigationsbereich aus, um nach Überschriften im Dokument zu suchen.
Um Seiten in Word zu durchsuchen, klicken Sie im Navigationsbereich auf die Registerkarte „Seiten“ und wählen Sie eines der Miniaturbilder aller Ihrer Seiten aus, die Sie anzeigen möchten. Anschließend können Sie auf dieser Seite nach einem bestimmten Text suchen.
Wenn Sie mit der Bearbeitung des Dokuments fertig sind, schließen Sie den Navigationsbereich und die Hervorhebungen verschwinden.
Erweiterte Suche
Wenn Sie nach spezifischeren Wörtern oder Phrasen suchen, zum Beispiel nach Wörtern mit einer bestimmten Schriftart oder einem bestimmten Stil, Sonderzeichen oder nur ganzen Wörtern, können Sie die Funktion "Erweiterte Suche" verwenden, um sie aufzuspüren. Mit diesem Tool können Sie Ihre Suche mit verschiedenen Optionen anpassen. Hier ist wie:
Gehen Sie zur Registerkarte „Start“, klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Symbol „Suchen“ in der Gruppe „Bearbeiten“ und wählen Sie „Erweiterte Suche“. Oder drücken Sie Strg + H Tastenkombinationen zum Öffnen des Werkzeugs Suchen und Ersetzen.
Oder Sie können das Tool zum Suchen und Ersetzen sogar über den Navigationsbereich starten, indem Sie auf das Lupensymbol im Textfeld Dokument durchsuchen klicken und die Option "Erweiterte Suche" auswählen.
Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen wird angezeigt. Hier können Sie eine einfache Suche durchführen, aber wenn Sie Ihre Suche mit weiteren Optionen anpassen möchten, klicken Sie auf Mehr >> Taste.
Wenn Sie die Schaltfläche Mehr erweitern, finden Sie weitere Optionen, mit denen Sie erweiterte Suchen durchführen können.
Wählen Sie im Abschnitt Suchoptionen eine oder mehrere Optionen aus und klicken Sie auf „Weitersuchen“, um das Ergebnis anzuzeigen.
- Streichholzschachtel: Wenn das Kästchen Groß-/Kleinschreibung angehakt ist, wird nach dem Text gesucht, der genau den Groß- und Kleinbuchstaben entspricht, die Sie in das Feld „Suchen nach“ eingeben.
- Nur ganze Wörter finden: Diese Option findet Text, der nicht Teil eines anderen Wortes ist, sondern nur die ganzen Wörter, die genau übereinstimmen.
- Verwenden Sie Platzhalter: Diese Option ist das Gegenteil der Option „Nur ganze Wörter suchen“. Als Platzhalter können Sie einzelne Zeichen (?) und mehrere Zeichen (*) als Platzhalter verwenden. Wenn Sie beispielsweise nach „Wall*“ suchen, erhalten Sie Walls, Wallmart oder Wallpaper usw.
- Hört sich an wie: Diese Option findet Wörter oder Phrasen, die phonetisch ähnlich klingen, wie zum Beispiel „Augen“ bei der Suche nach „Eis“ oder „Ameise“ für „Tante“.
- Alle Wortformen finden: Diese Option findet alle Wortvarianten (alle Verbformen). Wenn Sie beispielsweise schwimmen suchen, erhalten Sie schwimmen, schwimmen und schwimmen.
- Übereinstimmungspräfix: Dies sucht nach Wörtern mit den gleichen Präfixen. Suchen Sie beispielsweise nach Hype, werden Sie möglicherweise hyperaktiv, überempfindlich, überkritisch.
- Übereinstimmungssuffix: Dies sucht nach Wörtern mit den gleichen Suffixen. Suchen Sie zum Beispiel nach weniger, und Sie können endlos, zeitlos, gesetzlos und mühelos werden.
- Satzzeichen ignorieren: Mit dieser Option können Sie Satzzeichen in einem Text bei der Suche ignorieren. Wenn Sie beispielsweise das Wort „Mrs. Jones“, wenn Sie nach „Mrs Jones“ gesucht haben.
- Leerzeichen ignorieren: Mit dieser Option können Sie Leerzeichen dazwischen ignorieren. Wenn Sie beispielsweise nach „Daysaregood“ gesucht haben, finden Sie das Wort „Days are good“.
Wir werden einige dieser Optionen anwenden und anhand eines Beispiels sehen, wie es funktioniert.
Match-Case
Nehmen wir zum Beispiel an, wir suchen das Wort „MAGAZIN“ in Großbuchstaben, ohne dass die Option Groß-/Kleinschreibung aktiviert ist. Geben Sie das Wort in das Feld „Suchen nach“ ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weitersuchen“.
In der Dropdown-Liste "Suchen" unter Suchoptionen wählen Sie "Nach unten", um das Dokument von oben nach unten zu durchsuchen, wählen Sie "Nach unten", um das Dokument von unten nach oben zu suchen, oder "Alle", um durchsuchen Sie das gesamte Dokument.
Wenn Sie auf "Weitersuchen" klicken, wird das erste Vorkommen des Wortes grau hervorgehoben. Wenn Sie erneut auf "Weitersuchen" klicken, wird die nächste Instanz des Wortes ausgewählt. Wenn Sie jedes Mal auf Weitersuchen klicken, wird das passende Wort nacheinander hervorgehoben.
Wenn Sie alle Vorkommen des Wortes auf einmal hervorheben möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Lesehervorhebung“ und wählen Sie „Alle hervorheben“.
Sie würden mehrere Übereinstimmungen erhalten, bei denen das Wort alle gelb markiert ist.
Wenn wir jedoch nach demselben Wort (mit Groß-/Kleinschreibung) mit aktivierter Groß-/Kleinschreibung suchen, erhalten wir keine Ergebnisse. Weil das Tool nur nach dem Wort sucht, das genau den Großbuchstaben entspricht, die wir zuvor eingegeben haben.
Alle Wortformen finden
Wenn wir in einem anderen Beispiel nach dem Wort „write“ mit aktivierter Einstellung „Find all word forms (English)“ suchen, erhalten wir alle Varianten des Wortes.
Word findet alle Verbformen des Wortes wie unten gezeigt.
Erweiterte Suche mit Formatierung
Sie können auch nach bestimmten Wörtern oder Ausdrücken mit einer bestimmten Formatierung suchen.
Um Wörter mit Formatierung zu finden, geben Sie zuerst das Wort in das Feld „Suchen nach“ ein und klicken Sie unten im Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“ auf die Dropdown-Schaltfläche „Format“. Wählen Sie dann das Format aus, in dem Sie nach dem Wort suchen möchten.
Sie können sogar Wörter mit einem bestimmten Schriftformat, Absätze mit bestimmter Ausrichtung und Format, Tabulatoren, Wörter in einer bestimmten Sprache, Textrahmen, Stil und Hervorhebung finden.
Wir werden nach dem Wort mit einem bestimmten Schriftformat suchen, also wählen wir "Schriftart". Geben Sie im Fenster Schriftart suchen das Format wie unten gezeigt an und klicken Sie auf „OK“.
Das gewählte Format ‚Schriftart: (Standard) STXingkai, Kursiv‘ wird im Textfeld ‚Suchen nach‘ im Dialogfeld Suchen und Ersetzen angezeigt. Klicken Sie nun auf „Alle hervorheben“, um die passenden Wörter mit diesem Format zu finden.
Wie Sie sehen, hebt das Tool nur die Wörter mit diesem bestimmten Schriftformat hervor, während es nicht dasselbe übereinstimmende Wort in einem anderen Schriftformat hervorhebt.
Um die Formatierung für die Suche zu löschen, klicken Sie unten im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf die Schaltfläche „Keine Formatierung“.
Text nur mit Formatierung suchen
Sie können sogar Texte mit alleiniger Formatierung finden. Sie müssen nicht einmal ein Wort oder einen Satz eingeben, Sie können nur das einzige Format des Textes angeben.
Und das Tool findet alle Wörter oder Sätze mit dem passenden Format.
Mit dem Suchen- und Ersetzen-Tool können Sie auch geschützte Zeichen/Sonderzeichen oder Wörter mit Sonderzeichen finden, indem Sie die Zeichen aus der Dropdown-Schaltfläche "Spezial" unten im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auswählen.
Suchen und Ersetzen von Text in MS Word
Bisher haben Sie gelernt, wie Sie Text finden und wie Sie Text mit erweiterten Optionen finden. Lassen Sie uns nun sehen, wie Sie den gefundenen Text ersetzen.
Mit der Funktion Ersetzen können Sie ein Wort oder eine Wortgruppe suchen und durch etwas anderes ersetzen oder ein Wort basierend auf der Textformatierung finden und durch anderen Text ersetzen oder ein bestimmtes Wort finden und seine Formatierung ersetzen oder Zeichen suchen und ersetzen mit anderen Sonderzeichen oder Wörtern.
Text suchen und ersetzen
Um ein bestimmtes Wort oder einen Satz zu suchen und durch einen anderen zu ersetzen, navigieren Sie zur Gruppe Bearbeiten auf der Registerkarte „Start“ und klicken Sie auf den Befehl „Ersetzen“. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination drücken Strg + H.
Dadurch wird das Dialogfeld Suchen und Ersetzen geöffnet. Füllen Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen die beiden Felder aus:
- Geben Sie den Text, nach dem Sie suchen möchten, in das Feld „Suchen nach:“ ein.
- Geben Sie den Text, durch den Sie ihn ersetzen möchten, in das Feld „Ersetzen durch:“ ein.
Nachdem Sie die erforderlichen Texte eingegeben haben, können Sie entweder auf die Schaltfläche „Ersetzen“ klicken, um den Text einzeln zu ersetzen, oder auf „Alle ersetzen“, um alle Vorkommen des Wortes auf einmal zu ersetzen.
Das Ersetzen des gesamten Textes zusammen kann zu Fehlern in Ihrem Dokument führen, wenn Sie nicht vorsichtig sind. Wenn Sie beispielsweise alle „He“-Wörter durch „Sie“ ersetzen, können auch die Wörter Kopf durch Shead, help mit Shelp, heat mit Sheat usw. ersetzt werden. Manchmal ist es daher besser, sie einzeln zu ersetzen.
Klicken Sie auf „Weitersuchen“, um die erste grau markierte Instanz des Textes zu finden, und klicken Sie erneut auf „Weitersuchen“, um zur nächsten Instanz zu springen.Überprüfen Sie jede Instanz und klicken Sie auf „Ersetzen“, um den aktuell markierten Text auszutauschen.
Sie können auf die Titelleiste des Dialogfelds Suchen und Ersetzen klicken und es nach außen ziehen, um die Ergebnisse dahinter anzuzeigen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“, um das Dialogfeld zu schließen.
Notiz: Wenn Sie das Feld „Ersetzen durch“ leer lassen, wird der Suchtext im Feld „Suchen nach“ aus dem Dokument gelöscht.
Erweitertes Suchen und Ersetzen von Text
Wenn Sie spezifischere Wörter ersetzen möchten, z. B. Wörter durch Satzzeichen, Großschreibung, bestimmte Schriftarten oder -stile oder sogar Sonderzeichen, können Sie die erweiterten Suchoptionen des Tools Suchen und Ersetzen verwenden.
Um auf die erweiterten Optionen von Suchen und Ersetzen zuzugreifen, klicken Sie unten im Dialogfeld auf die Schaltfläche "Mehr >>".
Hier haben Sie verschiedene Such- und Ersetzungsoptionen, mit denen Sie Ihre Suche eingrenzen können.
Wie wir bereits im Abschnitt Erweiterte Suche besprochen haben, wissen Sie bereits, wofür jede Option unter den Suchoptionen verwendet wird.
Wählen Sie eine oder mehrere Optionen unter den Suchoptionen aus und klicken Sie auf "Weitersuchen", um die passenden Wörter zu finden, oder klicken Sie auf "Ersetzen", um eine Instanz nach der anderen zu ersetzen, oder klicken Sie auf "Alle ersetzen", um jede Instanz auf einmal auszutauschen.
Beispiel:
Wie bereits erwähnt, findet dieses Tool die Zeichenkombinationen des angegebenen Wortes, auch als Teil anderer Wörter.
Wenn wir beispielsweise im Dokument nach dem Wort „Tate“ suchen, wird diese Zeichenkombination sogar als Teil anderer Wörter wie „USA“ gefunden.
Und das ist nicht ideal, wenn wir diese Wörter ersetzen. Auch wenn Sie Hunderte von Übereinstimmungen haben, würde es ewig dauern, Wörter einzeln zu ersetzen.
Um dies zu beheben, aktivieren Sie die Option "Nur ganze Wörter suchen". Um Wörter zu finden, die nicht Teil oder Teil anderer Wörter sind, werden nur ganze Wörter gefunden, die genau übereinstimmen. Hier haben wir auch die Option "Groß- und Kleinschreibung übereinstimmen" überprüft, um sicherzustellen, dass auch die Groß- und Kleinbuchstaben genau übereinstimmen. Klicken Sie dann auf „Ersetzen“ oder „Alle ersetzen“, um die Wörter zu ersetzen.
Sie können die restlichen der oben genannten Optionen auf ähnliche Weise verwenden, um Ihre Suche nach bestimmten Wörtern anzupassen.
Text suchen und Formatierung ersetzen
Sie können auch ein bestimmtes Wort suchen und es durch dasselbe Wort, jedoch mit einer bestimmten Formatierung, ersetzen oder es durch ein anderes Wort mit Formatierung ersetzen.
Beispielsweise möchten wir das ganze Wort „Lytle“ suchen und durch ein bestimmtes Schriftformat ersetzen. Um die Formatierung zu ersetzen, geben Sie das gesuchte Wort in das Feld "Suchen nach" ein und wählen Sie die Option "Nur ganze Wörter suchen", um nur nach diesem ganzen Wort zu suchen. Klicken Sie dann unten im Dialogfeld auf die Schaltfläche „Formatieren“ und wählen Sie „Schriftart“.
Sie können Wörter durch andere Formatierungsoptionen wie Stil, Absatz, Rahmen usw. ersetzen.
Wählen Sie im Dialog Schriftart ersetzen Ihren gewünschten Formatstil wie Schriftart, Schriftstil, Schriftfarbe usw. In unserem Fall wählen wir die Schriftart „Elefant“ und den Stil „Kursiv“. Klicken Sie dann auf "OK", um sich zu bewerben.
Zurück im Dialogfeld "Suchen und Ersetzen" können Sie sehen, dass die gewählte Formatierung für "Ersetzen durch:" festgelegt ist. Da wir nur die Formatierung des Wortes ersetzen, lassen Sie das Feld „Ersetzen durch:“ leer. Klicken Sie dann entweder auf die Schaltfläche „Ersetzen“ oder „Alle ersetzen“, um die Formatierung zu ersetzen.
Sobald Sie auf die Schaltfläche „Alle ersetzen“ klicken, wird ein Meldungsfeld angezeigt, das Sie darüber informiert, wie viele Ersetzungen vorgenommen wurden (in unserem Fall 222).
Wie Sie sehen, werden alle Vorkommen des Wortes „Lytle“ durch die angegebene Formatierung ersetzt.
Text mit einer bestimmten Formatierung suchen und ersetzen
Wenn Sie einen Text mit einem bestimmten Formatierungsstil suchen und durch einen anderen Text ersetzen möchten, ohne die Formatierung oder mit einer anderen Formatierung zu ändern, können Sie dies tun, indem Sie diese Formatierung auf das Wort Suchen anwenden. So gehen Sie vor:
Zum Beispiel möchten wir den Text 'Leatherman' mit einer bestimmten Formatierung (Font: Old English Text MT, Style: Italic, Color: Blue, Accent 5) suchen und durch den Text 'Lincoln' ersetzen (ohne die Formatierung zu ändern ).
Geben Sie zunächst den Text, nach dem Sie suchen möchten (in unserem Fall Leatherman), in das Feld „Suchen nach“ ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Format“ und wählen Sie die gewünschten Optionen (Schriftart).
Wählen Sie im Dialogfeld Schriftart suchen die erforderliche Formatierung aus, mit der Text gesucht werden soll. In unserem Beispiel hat der Text „Leatherman“ die Formatierung „Font: Old English Text MT, Style: Italic, and Color: Blue, Accent 5“. Sobald die Optionen ausgewählt sind, klicken Sie auf „OK“.
Jetzt sollten die ausgewählten Formatierungsoptionen unter dem Textfeld "Suchen nach" im Suchen und Ersetzen angezeigt werden.
Geben Sie als Nächstes den zu ersetzenden Text (Lincon) in das Feld „Ersetzen durch“ ein und klicken Sie auf „Alle ersetzen“. Sie können dem Ersetzungstext auch Formatierungen hinzufügen, wenn Sie möchten.
Sobald Sie auf „Alle ersetzen“ klicken, werden alle Instanzen ersetzt und eine Eingabeaufforderung zeigt Ihnen an, wie viele Ersetzungen vorgenommen wurden.
Wie Sie sehen können, werden alle Instanzen des „Leatherman“ mit Formatierung durch den „Lincoln“ ersetzt, ohne die Formatierung zu ändern.
Suchen und Ersetzen von Sonderzeichen/nicht druckbaren Zeichen
Die Funktion Suchen und Ersetzen kann Ihnen auch dabei helfen, Sonderzeichen zu finden und sie durch andere Sonderzeichen wie ®, é, ä oder jedes andere im Symboldialog aufgelistete Zeichen zu ersetzen. Sie können auch nicht druckbare Zeichen wie manuelle Zeilenumbrüche, Tabulatorzeichen, Absatzmarken usw. suchen und ersetzen. Sie können sogar Sonderzeichen durch Text ersetzen und umgekehrt.
Wenn Sie beispielsweise das Wort „Schützling“ suchen und durch „Schützling“ ersetzen möchten, geben Sie „Schützling“ in das Feld Suchen nach und „Schützling“ in das Feld „Ersetzen durch“ ein. Klicken Sie dann auf „Ersetzen“ oder „Alle ersetzen“, um sie zu ersetzen.
Wie Sie sehen, werden die gefundenen Texte durch Ersatztext mit Sonderzeichen ersetzt.
Manchmal möchten Sie manuelle Zeilenumbrüche (nicht druckende Zeichen) durch Absatzmarken ersetzen. In solchen Fällen müssen Sie den entsprechenden Zeichencode in die Felder „Suchen nach“ und „Ersetzen durch“ einfügen.
Beispielsweise wollen wir alle manuellen Zeilenumbrüche in den Dokumenten durch Absatzmarken ersetzen. Der Zeichencode für einen manuellen Zeilenumbruch und eine Absatzmarke ist „^l“ bzw. „^p“. Sie können entweder den Code eingeben oder wenn Sie den Code nicht kennen, verwenden Sie die Schaltfläche "Spezial", um den Code einzugeben.
Um geschützte Zeichen einzufügen, wählen Sie zuerst das Textfeld aus, in das Sie einfügen möchten. Klicken Sie dann unten im Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“ auf die Schaltfläche „Spezial“ und wählen Sie ein Element aus der Liste aus.Und das Tool fügt automatisch den entsprechenden Zeichencode in das Textfeld ein.
Im Beispiel wählen wir für das Feld „Suchen nach“ „Manueller Zeilenumbruch“.
Und „Absatzmarke“ für „Ersetzen durch“.
Klicken Sie dann auf „Weitersuchen“, um zu sehen, wo sich die Zeilenumbrüche befinden. Klicken Sie nun auf „Alle ersetzen“, um alle manuellen Zeilenumbrüche in den Dokumenten zu ersetzen.
Wie Sie unten sehen können, werden die manuellen Zeilenumbrüche durch Absatzmarken ersetzt.
Auf ähnliche Weise können Sie auch geschützte Zeichen/Sonderzeichen durch Text ersetzen und umgekehrt.
Das ist alles, was Sie zum Suchen und Ersetzen von Text in Microsoft Word wissen müssen.