Anleitung zum Veranstalten eines sicheren Zoom-Meetings
Der Wechsel zu einer Online-Workstream-Collaboration-Software wie Zoom ist für viele Unternehmen eine Herausforderung genug. Und jetzt sind Berichte über das Hacken von Zoom-Meetings durch ungebetene Gäste beängstigend für diese Unternehmen und Menschen, die neue Online-Videokonferenzsysteme sind.
Hier ist also unser Überlebensleitfaden in diesen Pandemiesituationen, in denen die Verwendung einer kostenlosen Kollaborationssoftware wie Zoom keine Option ist. Zoom macht viele Dinge besser als die Konkurrenz, kostenlos.
Was ist Zoom-Bombing?
Das Internet und das FBI haben dieses Fiasko von gehackten Zoom-Meetings als „Zoom Bombing“ bezeichnet.
Zoom Bombing hackt jedoch nicht gerade ein Zoom-Meeting. Es nutzt lediglich die Art und Weise, wie Zoom-Meetings erstellt und betrieben werden. Und das Gute daran ist, dass Sie dies verhindern können, indem Sie die Einstellungen eines Zoom-Meetings anpassen.
Angenommen, Sie richten ein Zoom-Meeting ein und senden Einladungen an alle Personen, die dem Meeting beitreten möchten. Es ist ein normales Verfahren und eignet sich hervorragend zum schnellen Erstellen von Zoom-Meetings. Wenn jedoch eine arme Seele, an die Sie eine Einladung gesendet haben, versehentlich den Einladungslink oder die E-Mail durchsickert, kann sie von jedem verwendet werden, um dem Meeting beizutreten.
Diese unerwünschten und ungebetenen Gäste in einem Zoom-Meeting können das Meeting dann auf viele Arten bombardieren. Das schlimmste Zoombombing geschieht über die Bildschirmfreigabe.
In den Standardeinstellungen in einem Zoom-Meeting kann jeder Teilnehmer seinen Bildschirm in einem Meeting teilen. Ein Zoombomber kann diese Funktion nutzen und unsoziale oder nicht arbeitssichere Inhalte per Bildschirmfreigabe an alle Teilnehmer des Meetings weitergeben. Was im Wesentlichen eine Zoom-Bombardierung Ihres Meetings bedeutet.
So verhindern Sie Zoom-Bomben
Ungewollte und ungebetene Gäste können Zoom-Meetings leicht bombardieren, aber das bedeutet nicht, dass Zoom nicht sicher genug ist. Durch die Art und Weise, wie Zoom-Meetings erstellt werden, ist das Bombardieren für jeden mit dem Einladungslink einfacher.
Sie können zwar nicht kontrollieren, wer den Einladungslink oder die E-Mail zu Ihrem Zoom-Meeting erhalten kann, Sie können jedoch sicherstellen, dass unerwünschte Gäste dem Meeting nicht beitreten können.
In Fällen, in denen Sie einen Gast nicht als "unerwünscht" definieren können, weil Sie eine offene Einladung an jeden senden, der an einem Meeting teilnehmen möchte, können Sie die Teilnehmer zumindest daran hindern, ihren Bildschirminhalt freizugeben, indem Sie nur dem Gastgeber erlauben, den Bildschirm freizugeben in einem Zoom-Meeting.
Bildschirmfreigabe für Teilnehmer deaktivieren
Indem Sie die Bildschirmfreigabefunktion für Teilnehmer eines Zoom-Meetings deaktivieren, können Sie sicherstellen, dass niemand das Meeting mit unerwünschten Inhalten bombardiert.
Sie können die Bildschirmfreigabe in Zoom deaktivieren, indem Sie über die Host-Steuerungsleiste in einem Zoom-Meeting-Fenster auf die Einstellungen für die Bildschirmfreigabe zugreifen. Klicken Sie auf das obere Pfeilsymbol neben der Schaltfläche Bildschirm teilen und wählen Sie „Erweiterte Freigabeoptionen“ aus dem Menü.
Legen Sie dann die folgenden Einstellungen im Bildschirm mit den erweiterten Freigabeoptionen fest:
- Wie viele Teilnehmer können gleichzeitig teilen?
✅ Ein Teilnehmer kann gleichzeitig teilen
- Wer kann teilen?
✅ Nur Gastgeber
Die Beschränkung der Bildschirmfreigabe auf nur den Host kann die gängigste Zoom-Bombing-Methode verhindern, die Teilnehmer ausnutzen könnten.
Sie können die Bildschirmfreigabe auch dauerhaft einschränken nur von Ihrer Zoom-Konto-Einstellungsseite zum Gastgeber. Öffnen Sie dazu den Link zoom.us/profile/setting in einem Webbrowser und melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
Scrollen Sie auf der Registerkarte „Meetings“ auf Ihrem Zoom-Konto-Einstellungsbildschirm nach unten, bis Sie im Abschnitt „Meeting (einfach)“ die Optionen „Screensharing“ sehen. Ändern Sie dann die Einstellung „Wer kann teilen?“ auf „Nur Host“ und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Jetzt wird bei jedem Zoom-Meeting, das Sie einrichten, die Bildschirmfreigabe für die Teilnehmer deaktiviert. Nur Sie können den Bildschirm in der Besprechung freigeben.
Erstellen Sie einen Warteraum, um manuell zu genehmigen, wer am Meeting teilnehmen kann
Um zu verhindern, dass unerwünschte Gäste Ihrem Zoom-Meeting beitreten, können Sie einen Warteraum erstellen, um Personen, die an dem Meeting teilnehmen möchten, einzeln zu genehmigen.
Mit dem Warteraum in Zoom können Sie steuern, wer dem Meeting beitreten kann, unabhängig von dem Einladungslink, den sie erhalten haben.
Um den Warteraum zu aktivieren, öffnen Sie die Seite zoom.us/profile/setting in einem Webbrowser und melden Sie sich mit Ihrem Zoom-Konto an. Scrollen Sie dann auf der Seite nach unten, bis Sie die Option „Warteraum“ im Abschnitt „In Besprechung (Erweitert)“ sehen. Sie können auf der Seite auch nach "Wartezimmer" suchen, indem Sie die Tastenkombination "Strg + F" verwenden.
Schalten Sie den Kippschalter neben „Wartezimmer“ ein, um die Funktion zu aktivieren.
Wenn nun ein Eingeladener versucht, dem Meeting beizutreten, sehen Sie in der Leiste der Host-Steuerelemente im Zoom-Meeting-Fenster ein Popup-Fenster, in dem Sie die Person zum Meeting zulassen oder den Warteraum anzeigen können. Klicken Sie auf „Zulassen“, wenn Sie den Eingeladenen zulassen möchten.
Um den Warteraum in Zoom anzuzeigen, klicken Sie auf die Option „Teilnehmer verwalten“ in der Steuerleiste des Gastgebers, um das Fenster mit der Teilnehmerliste auf der rechten Seite des Bildschirms zu öffnen.
Wenn sich Teilnehmer im Warteraum befinden, werden diese oben in der Teilnehmerliste im Abschnitt „## Personen warten“ angezeigt. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Teilnehmers, den Sie in das Meeting aufnehmen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Zulassen“.
Wartezimmer deaktivieren Klicken Sie für ein bestimmtes Zoom-Meeting auf die Schaltfläche „Mehr“ unter der Teilnehmerliste im Meeting-Fenster und deaktivieren Sie die Option „Teilnehmer beim Eintritt in Warteraum stellen“.
Auf diese Weise können Sie den Warteraum jederzeit deaktivieren oder aktivieren.
Ein Zoom-Meeting sperren
Das Sperren eines Zoom-Meetings ist die einfachste Möglichkeit, unerwünschte Gäste daran zu hindern, an Ihrem Meeting teilzunehmen. Nachdem alle Teilnehmer, die Sie persönlich eingeladen haben, dem Meeting beigetreten sind, können Sie es sperren, damit niemand anderes eintreten kann.
Klicken Sie im Zoom-Meeting-Fenster auf die Option „Teilnehmer verwalten“, um die Listenansicht der Teilnehmer zu öffnen. Klicken Sie dann unten in der Teilnehmerliste auf die Schaltfläche „Mehr“ und wählen Sie die Option „Meeting sperren“ aus dem Menü.
Auf dem Bildschirm wird ein Bestätigungsdialog angezeigt, um sicherzustellen, dass Sie verstehen, was passiert, wenn Sie ein Meeting sperren. Klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche „Ja“.
Wenn Sie jemandem den Zutritt zu einem gesperrten Besprechungsraum gewähren möchten, können Sie die Besprechung vorübergehend über dasselbe Menü entsperren. Nur dieses Mal sehen Sie die Option "Meeting entsperren".
Sperren Sie das Meeting wieder, nachdem Sie jemandem den Zutritt gewährt haben, damit es vor unerwünschten und ungebetenen Gästen sicher ist.
Fazit
Um Ihre Zoom-Meetings vor Zoom-Bombing zu schützen, müssen Sie sicherstellen, dass die Bildschirmfreigabe nur für den Gastgeber des Meetings aktiviert ist, und entweder einen Warteraum verwenden oder das Zoom-Meeting sperren, um unerwünschte Personen davon abzuhalten, in Ihr Meeting einzudringen.