So richten Sie Voicemail in Microsoft Teams ein

So können Ihre Kollegen wichtige Nachrichten hinterlassen, wenn Sie einen Anruf nicht entgegennehmen können

Microsoft Teams ist wirklich eine der besten Workstream Collaboration-Apps auf dem Markt. Es bietet so viele Funktionen, um es für Benutzer zu einem umfassenden Erlebnis zu machen. Sie können sich nicht nur über Anrufe in Microsoft Teams mit Kollegen verbinden, sondern auch eine Voicemail einrichten, damit Personen Nachrichten hinterlassen können, wenn Sie den Anruf nicht entgegennehmen können.

Um Ihre Voicemail einzurichten, öffnen Sie den Microsoft Teams-Desktopclient oder die Web-App und melden Sie sich bei Ihrem Konto an. Klicken Sie dann auf das Symbol „Profil“ auf der rechten Seite der Titelleiste und wählen Sie „Einstellungen“ aus dem Optionsmenü.

Klicken Sie im Bildschirm "Einstellungen" von Microsoft Teams auf der linken Seite des Fensters auf "Anrufe".

Dann sehen Sie auf der rechten Seite unter "Anrufbeantwortungsregeln" die standardmäßig ausgewählte Option "Anrufe rufen mich an". Stellen Sie darunter sicher, dass die Option für „Wenn unbeantwortet“ auf „Voicemail“ eingestellt ist. Im Allgemeinen ist Voicemail aktiviert, wenn Sie Microsoft Teams beitreten.

Ist dies nicht der Fall, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie "Voicemail" aus den Optionen. Wählen Sie außerdem die Dauer aus, für die die Anrufe klingeln, bevor Sie den Anrufer an die Voicemail umleiten.

Benutzer können die Einstellung auch so ändern, dass alle Anrufe ohne Klingeln direkt an die Voicemail gehen. Wählen Sie unter den Anrufbeantwortungsregeln die Option „Meine Anrufe umleiten“.

Klicken Sie nun auf „Voicemail konfigurieren“, um weitere Einstellungen in Bezug auf die Voicemail vorzunehmen, wie Begrüßungsnachricht, Sprache und Regeln für die Anrufannahme.

Sie können eine Nachricht aufzeichnen, die jedes Mal abgespielt wird, wenn jemand Ihre Mailbox erreicht. Klicken Sie auf „Ansage aufnehmen“, um die Nachricht aufzuzeichnen.

Sie können auch festlegen, dass keine Nachricht aufgezeichnet wird. Microsoft Teams verfügt bereits über eine automatisierte Sprachnachricht für Ihre Voicemail.

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Nachricht festlegen möchten, diese jedoch nicht aufzeichnen möchten, gibt es in Teams noch eine weitere Option. Verwenden Sie die "Text-to-Speech-Benutzerdefinierte Begrüßung", um den Text einzugeben, den die Nachricht im Abschnitt "Ihre benutzerdefinierte Begrüßung" sagen soll, und eine automatische Stimme spielt diese Nachricht für Sie ab.

Notiz: Diese Nachricht wird überschrieben, wenn Sie eine Begrüßung aufgezeichnet haben.

Benutzer können auch die Einstellungen konfigurieren, welche Optionen der Anrufer hat, wenn er an Ihre Voicemail umgeleitet wird. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter "Anrufantwortregeln", um die Optionen zu erweitern, und wählen Sie eine der verfügbaren Optionen wie "Anrufer eine Nachricht aufzeichnen lassen".

Sie können auch die Standardsprache auswählen, in der Ihre Begrüßung abgespielt wird. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter „Begrüßungssprache“, um die Sprache auszuwählen.

Bei Auswahl der benutzerdefinierten Text-to-Speech-Begrüßung können Sie auch eine zusätzliche „Abwesend“-Begrüßung einstellen. Geben Sie die Nachricht in das Textfeld unter der Begrüßung „Abwesend“ ein.

Wählen Sie dann aus, wann die Nachricht abgespielt werden soll. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „OK“, um Ihre Einstellungen zu speichern und Ihre Voicemail wird wie gewünscht eingerichtet.

Mit Microsoft Teams können Sie eine Voicemail einrichten, in der Personen, die Sie anrufen, Nachrichten hinterlassen können, wenn Sie nicht verfügbar sind. Sie können die Voicemail aus einer Vielzahl von verfügbaren Optionen nach Ihren Wünschen einrichten und konfigurieren. Empfangene Voicemails und deren Transkripte sind auf dem Bildschirm „Anrufe“ verfügbar.