So richten Sie Microsoft Teams kostenlos ein und verwenden es

Ein Arbeitsplatz abseits des Büros

Microsoft Teams ist eine Kollaborationsplattform, die Teams die Möglichkeit bietet, zusammenzuarbeiten und Informationen in einem gemeinsamen Raum auszutauschen. Es ist das perfekte Tool für Teams, die weltweit oder aus der Ferne verteilt sind. Mit Funktionen wie Arbeitsplatz-Chats, Dateispeicherung, Videokonferenzen und App-Integration kann Ihr Team in einem einzigen gemeinsamen Arbeitsbereich harmonisch zusammenarbeiten.

Gerade jetzt, wo Menschen von zu Hause aus arbeiten, ist eine Plattform wie diese genau das, was die Welt braucht. Mit der Version „Microsoft Teams Free“ können Sie Microsoft Teams kostenlos nutzen. Es bietet eine Desktop-App für Windows, Mac und Linux, eine Web-App sowie Android- und iOS-Apps, sodass Benutzer von überall aus problemlos arbeiten können.

So richten Sie Microsoft Teams ein

Gehen Sie zu teams.microsoft.com und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, um ein Microsoft Teams-Konto zu erstellen. Wenn Sie bereits ein Microsoft-Konto haben, können Sie diese E-Mail auch verwenden.

Dann haben Sie auf der Seite „Wie möchten Sie Teams verwenden“ drei Optionen: Für die Schule, Für Freunde und Familie, Für die Arbeit. Sie können die Option auswählen, die am besten zu Ihnen passt. Um Teams für Ihre Organisation einzurichten, wählen Sie „Für die Arbeit“ und klicken Sie auf „Weiter“.

Dann müssen Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden. Wenn Sie kein Microsoft-Konto haben, können Sie eines mit der zuvor eingegebenen E-Mail-Adresse erstellen. Geben Sie nun Ihren Vor- und Nachnamen sowie den Namen Ihrer Organisation ein. Ihr Land/Ihre Region ist bereits ausgewählt. Klicken Sie auf „Teams einrichten“.

Teams beginnt mit der Erstellung Ihrer Organisation in Teams. Es kann einige Sekunden dauern.

Sobald Teams für Ihre Organisation eingerichtet ist, werden Sie aufgefordert, entweder die Windows-App herunterzuladen oder stattdessen die Web-App zu verwenden. Sie können eine der beiden Optionen wählen, aber das Herunterladen der Desktop-App ist besser, wenn Sie sie regelmäßig verwenden müssen. Außerdem funktionieren einige Funktionen wie die „Bildschirmfreigabe“ in der Desktop-App besser als in der Web-App von Teams.

Unabhängig davon, ob Sie Teams in der Desktop-App oder der Web-App öffnen, sind die Benutzeroberfläche und die meisten Funktionen gleich.

So laden Sie Personen in Teams in Ihre Organisation ein

Sie erhalten eine E-Mail von Microsoft Teams mit einem Link zum Teilen mit Personen. Teams zeigt Ihnen den Link auch an, wenn Sie Ihr Teams-Konto zum ersten Mal öffnen. Sie können diesen Link auch jederzeit über die Teams-App aufrufen. Leiten Sie diesen Link an Ihre Kollegen und Teamkollegen weiter, und wenn diese ihn verwenden, erhalten Sie von ihnen eine Anfrage, Ihrer Organisation beizutreten.

Um Anfragen für Teamkollegen zum Beitritt zu Ihrer Organisation zu genehmigen, öffnen Sie die Teams-App (entweder Desktop oder Web) und gehen Sie zur Option „Personen einladen“.

Klicken Sie dann auf die Option "Ausstehende Anfragen", um die Seite "Ausstehende Anfragen und Einladungen" zu öffnen.

Klicken Sie neben der Anfrage Ihres Kollegen auf die Schaltfläche „Genehmigen“.

Sie können Personen auch per E-Mail oder aus Ihrer Kontaktliste einladen. Klicken Sie in der Teams-App auf die Option „Personen einladen“. Der nächste Bildschirm wird geöffnet, in dem alle Möglichkeiten zum Einladen einer Person aufgeführt sind. Klicken Sie auf „Per E-Mail einladen“, um eine Einladung mit der E-Mail-Adresse zu versenden, wenn Sie die E-Mail-Adresse Ihrer Teamkollegen kennen.

Geben Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Kollegen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Einladungen senden“. Die Einladungen, die Sie per E-Mail versenden, werden im Abschnitt „Ausstehende Einladungen“ aufgeführt.

Ihre Kollegen erhalten eine E-Mail, um der Organisation beizutreten. Wenn sie in der E-Mail auf die Schaltfläche „Teams beitreten“ klicken, werden sie zu Microsoft Teams weitergeleitet. Wenn sie kein Teams-Konto haben, können sie eines über denselben Link erstellen. Und sie werden ein Teil Ihrer Organisation in Microsoft Teams.

So verwenden Sie Microsoft Teams

Öffnen Sie die Microsoft Teams-App und klicken Sie in der linken Symbolleiste auf „Teams“. Hier werden alle Teams aufgelistet, denen Sie angehören.

Erstellen von Teams

Sie können über die Teams-App weitere Teams erstellen oder anderen Teams beitreten. Klicken Sie links auf die Option „Teams“ und dann unten auf dem Bildschirm auf die Option „Team beitreten oder erstellen“.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Team erstellen“, um ein neues Team zu erstellen, oder gehen Sie zur Option „Teams suchen“, um einem Team beizutreten.

Verwalten von Teams

Sie können ein Team verwalten, indem Sie auf die Option „Mehr“ neben dem Namen des Teams klicken und die Option „Team verwalten“ auswählen. Die verfügbaren Verwaltungsoptionen variieren für Eigentümer und Mitglieder.

Auf dem Bildschirm „Team verwalten“ können Sie alle Aspekte eines Teams von einem einzigen Ort aus verwalten. Von hier aus können Sie Mitglieder verwalten, Mitglieder hinzufügen, neue Kanäle und Apps erstellen und Berechtigungen verwalten.

Der Besitzer kann auch andere Mitglieder des Teams zu Besitzern machen und ihnen somit Administratorrechte geben. Klicken Sie auf „Mitglied“ neben dem Namen eines Mitglieds und wählen Sie „Eigentümer“ aus dem Dropdown-Menü.

Verwenden von Teamkanälen

Teams bestehen aus Kanälen. Ein Kanal „Allgemein“ ist standardmäßig in allen Teams vorhanden. Sie können eine beliebige Anzahl von Kanälen erstellen, indem Sie im allgemeinen Kanal auf die Schaltfläche „Weitere Kanäle erstellen“ klicken.

Sie können auch einen neuen Kanal erstellen, indem Sie neben dem Teamnamen auf die Option „Mehr“ (drei Punkte) und dann auf „Kanal hinzufügen“ klicken.

Kanäle können basierend auf dem Thema, den Abteilungen oder einer anderen Klassifizierung erstellt werden. Neue Kanäle können für jeden im Team (Standard) oder eine bestimmte Gruppe von Einzelpersonen (Privat) über die Option „Datenschutz“ zugänglich sein.

Kanäle sind der Ort, an dem die eigentliche Arbeit erledigt wird. Sie können mit dem Team kommunizieren, Dateien freigeben und Besprechungen abhalten.

Registerkarten in Teamkanälen verwalten

Ein Kanal hat oben „Tabs“. Registerkarten sind Schnelllinks zu Ihren Dateien, Apps und Diensten. Jeder Kanal hat standardmäßig drei Registerkarten: Beiträge, Dateien, Wiki. Sie können einem Kanal beliebig viele Registerkarten hinzufügen. Klicken Sie auf das „+“-Symbol, um eine Registerkarte hinzuzufügen.

Sie können die Registerkarte Wiki auch umbenennen oder entfernen. Um es umzubenennen oder zu entfernen, gehen Sie zur Registerkarte und klicken Sie auf den Pfeil daneben. Ein Dropdown-Menü listet die Optionen „Umbenennen“ und „Entfernen“ auf.

Alle Teamkollegen können die Dateien, die in einem Kanalbeitrag geteilt werden, gleichzeitig bearbeiten und während der Bearbeitung der Datei auch ihre Gedanken mit dem Team teilen. Klicken Sie neben der freigegebenen Datei auf die Option „Mehr“ (drei Punkte) und wählen Sie dann „In Teams bearbeiten“.

Um alle in einem Kanal geteilten Dateien anzuzeigen, gehen Sie zum Tab "Dateien". Um alle teamübergreifenden Dateien anzuzeigen, wählen Sie links „Dateien“.

Chatten Sie in Gruppen oder privat

Sie können privat mit Personen oder Gruppen sprechen. Gehen Sie links zu „Chats“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuer Chat“ und geben Sie den Namen ein, um eine Konversation zu beginnen.

Tätigen von Audio- und Videoanrufen

Sie können auch über die Option "Anrufe" auf der linken Seite Audio- und Videoanrufe an Einzelpersonen und Gruppen aus Teams tätigen. Sie können Ihrer Kurzwahl Mitglieder hinzufügen, um schnell darauf zugreifen zu können. Die kostenlose Version unterstützt sogar Optionen für die Bildschirmfreigabe und Hintergrundunschärfe bei Videoanrufen.

Integration von Apps und Diensten in Microsoft Teams

Auf die verschiedenen integrierten Apps und Dienste kann über die Option „Apps“ auf der linken Seite zugegriffen werden. Sie können diese Apps auch als Registerkarten in Teamkanälen hinzufügen.

Jede App, die Sie Ihren Teams hinzufügen, ist unter der Option „Mehr“ (drei Punkte) auf der linken Seite verfügbar.

Fazit

Microsoft Teams ist eine großartige Plattform für die Zusammenarbeit, damit Teams nahtlos arbeiten können. Sie können mit Ihren Teamkollegen kommunizieren, Dateien teilen und integrierte Apps verwenden, um von überall auf der Welt effizient zu arbeiten. Die kostenlose Version bietet eine hervorragende Anzahl von Funktionen, aber Benutzer können auch auf eine kostenpflichtige Version upgraden, die viel mehr bietet.