Der umfassendste Leitfaden, um ein Microsoft Teams-Assistent zu werden
Microsoft Teams ist eine der besten Workstream Collaboration-Apps auf dem Markt. Es hat Tonnen von Funktionen mit nur einem Ziel: die Zusammenarbeit zwischen Teams mühelos zu gestalten und die Remote-Arbeit so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Der umfassendste Leitfaden, um ein Microsoft Teams-Assistent zu werden
Tatsächlich hat die Arbeit außerhalb des Standorts für viele Menschen die Produktivität gesteigert, und Microsoft Teams ist ein großer Teil davon. Aber wenn Sie neu darin sind, kann es sich etwas überwältigend anfühlen. Vertrauen Sie uns jedoch. Sobald Sie den Dreh raus haben, werden Sie erkennen, wovon alle anderen schwärmen.
Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um nicht nur mit Microsoft Teams zu beginnen, sondern ein Microsoft Teams-Assistent zu werden!
Teams und Kanäle – Hub für Teamwork
Teams und Kanäle sind die Bausteine von Microsoft Teams. Sie sind die buchstäblichen physischen Verkörperungen des gesamten Konzepts der Teamarbeit und Zusammenarbeit hinter Microsoft Teams.
Wenn Sie der Organisation einer anderen Person in Microsoft Teams beitreten, sind einige Teams und Kanäle bereits vorhanden. Und sie fügen Sie den entsprechenden Teams hinzu. Teams bestehen weiterhin aus Kanälen. Kanäle können repräsentativ für alles sein, verschiedene Abteilungen, Projekte, Ereignisse usw., die ein Team bearbeitet.
Wenn Ihr Team also über eine Marketing- und Vertriebsabteilung verfügt, können dies zwei der vielen Kanäle darin sein. Wenn Sie jedoch nur zu einer Abteilung gehören, würde der Teambesitzer Sie nur zu diesem Kanal hinzufügen. Abgesehen von den zusätzlichen Kanälen, die Sie erstellen können, verfügt jedes Team über einen allgemeinen Kanal, in dem alle Teammitglieder kommunizieren und zusammenarbeiten können. Sie können Meetings veranstalten, Dateien freigeben, mit anderen Teammitgliedern kommunizieren und vieles mehr in Kanälen tun.
Sie können ein neues Team, einen neuen Kanal oder sogar einen privaten Kanal erstellen, auch wenn Sie nicht der Eigentümer des Teams sind. Private Channels sind genau das, was ihr Name vermuten lässt. Es handelt sich um geheime Channels, die nur auf Einladung zugänglich sind und kein anderes Teammitglied (außer dem Besitzer) weiß, dass es sie gibt.
👉 Sehen Sie sich unsere ausführlichen Anleitungen zum Erstellen und Verwalten Ihres eigenen Teams und Ihrer eigenen Kanäle an und gehen Sie dann noch einen Schritt weiter, um mehr über private Kanäle zu erfahren.
Wenn Sie jedoch nicht der Organisation eines anderen beitreten, sondern Ihre eigene erstellen, müssen Sie vor allem lernen, wie Sie Microsoft Teams einrichten. Unser Leitfaden zum Einrichten und Verwenden von Microsoft Teams kann Ihnen bei Ihrer Suche helfen.
Zusammenarbeit in Kanälen mit Tabs
Die Hierarchie in Microsoft Teams sieht wie folgt aus: Teams bestehen aus Kanälen und Kanäle haben außerdem Registerkarten. Also, was sind diese Registerkarten überhaupt? Tabs sind schnelle Verknüpfungen in Kanälen und einer der Orte, an denen echte Zusammenarbeit stattfinden kann.
Jeder Kanal hat standardmäßig drei Registerkarten: Beiträge, Dateien und Wiki. Auf der Registerkarte "Beiträge" finden alle Unterhaltungen statt. Die Registerkarte "Dateien" enthält eine schnelle Route zu allen im Kanal geteilten Dateien. Aber Sie können ihr Potenzial wirklich ausschöpfen, indem Sie Dateien und integrierte Apps als Registerkarten hinzufügen.
Integrierte Apps sind eine der leistungsstärksten Funktionen von Microsoft Teams. Ihre Existenz im Ökosystem unterschied die App von anderen. Und die Möglichkeit, sie als Registerkarten hinzuzufügen, fügt nur das Sahnehäubchen hinzu. Da alle Registerkarten für Teammitglieder zugänglich sind, können Sie mühelos und schnell mit anderen an Dateien oder Apps zusammenarbeiten, nachdem Sie sie als Registerkarten hinzugefügt haben. Überlegen Sie mal, Tabs bringen die „Collab“ in die Zusammenarbeit in Microsoft Teams.
👉 Erfahren Sie, wie Sie Dateien und Apps als Registerkarten in Microsoft Teams hinzufügen und zusammenarbeiten.
Besprechungen in Microsoft Teams
Keine Workstream Collaboration-App ist ohne Meetings vollständig. Und Microsoft Teams macht das ziemlich großartig. Ob private Meetings, Channel-Meetings, 1:1-Meetings oder geplante Meetings, mit Microsoft Teams können Sie alles erledigen.
Sie können Besprechungen mit den Mitgliedern Ihrer Organisationen sowie mit Personen außerhalb der Organisation abhalten. Tatsächlich können Sie sogar Besprechungen mit Personen abhalten, die keine Microsoft Teams-Benutzer sind. Diese Personen werden in der Welt von Teams als Gäste bezeichnet, und alle Besprechungen mit ihnen sind wie Besprechungen mit Microsoft Teams-Benutzern. Die App unterscheidet nicht.
👉 Unser Leitfaden zur Nutzung von Microsoft Teams für Meetings macht Sie zum Experten in allen Belangen rund um die Meetings und Sie erhalten nebenbei noch einige zusätzliche Tipps.
Sie können auch Besprechungen in Microsoft Teams planen, damit sich jeder im Voraus informieren und seinen Zeitplan entsprechend verwalten kann. Zuvor hatten nur Microsoft 365 Business-Benutzer Zugriff auf das Feature. Jetzt hat Microsoft Teams auch die Möglichkeit für Microsoft Teams Free-Benutzer hinzugefügt. Wir haben alle Details in unserem Leitfaden dafür.
Meetings besser machen
Video-Meetings tragen viel dazu bei, mit Ihren Kollegen in Kontakt zu treten, insbesondere unter diesen aktuellen Umständen. Aber es kann eine Herausforderung sein, Video-Meetings so ansprechend wie normale Meetings zu gestalten. Glücklicherweise verfügt Microsoft Teams über einige Tools, die diese Meetings „langweilig“ machen und das Engagement steigern.
Tatsächlich ist eine dieser Funktionen eine echte Bereicherung für die App, und die Leute bei Microsoft sollten sich selbst auf die Schulter klopfen, weil sie sich das ausgedacht haben. Sie fragen sich, worüber wir so aufgeregt sind? Der Together-Modus in Microsoft Teams!
Der Together-Modus ist eine der besten Neuerungen in Microsoft Teams. Es durchbricht die Barrieren der virtuellen Welt und ermöglicht es Ihnen, die Erfahrung zu machen, mit anderen Besprechungsteilnehmern im selben Raum zu sein. Es ist besonders nützlich für Lehrer, die es immer schwieriger finden, in einer abgelegenen Umgebung mit ihren Schülern in Kontakt zu treten. Das Gefühl, praktisch im selben Raum zu sein, kann Wunder bewirken, um das Engagement zu steigern.
🏃♀️ Gehen Sie zu unserem Leitfaden zur Verwendung des Together-Modus, um alles über dieses Juwel einer Funktion zu erfahren.
Der virtuelle Hintergrund ist eine weitere Funktion, die Ihre Meetings unendlich verbessern kann. Ob Sie das Eis in einem unangenehmen Meeting brechen oder Sie vor der Peinlichkeit eines unordentlichen Hintergrunds bewahren möchten, diese Funktion ist buchstäblich ein Lebensretter. Und etwas, das Sie wissen müssen, wie man es benutzt.
In unserem Leitfaden hier erfahren Sie alles, was Sie über virtuelle Hintergründe in Microsoft Teams wissen müssen. Hör zu.
Es gibt noch eine weitere wichtige Funktion, die Sie benötigen, um Ihre Meetings auf unbestimmte Zeit besser und ansprechender zu gestalten. Microsoft Teams verfügt jetzt in Besprechungen über eine 7 x 7 Rasteransicht, d. h. Sie können den Video-Feed von bis zu 49 Personen in einer einzigen Besprechung sehen. Im Microsoft Teams-Ökosystem als große Galerieansicht bekannt, ist sie eine der wichtigsten Funktionen, die in Besprechungen benötigt werden. Erfahren Sie alles über die große Galerieansicht und ihre Verwendung in unserer umfassenden Anleitung hier 👈.
Wichtige Meeting-Tools
Meetings in Microsoft Teams verfügen über großartige Tools, die es einfacher machen, während des Meetings präsent zu sein und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Diese Tools machen virtuelle Meetings nicht nur zu einem Gegenstück in der realen Welt, sondern können sie sogar verbessern.
Ein solches Tool ist die Funktion zum Aufzeichnen von Besprechungen. Office-Meetings bieten nicht den Luxus, Meetings mit einer einzigen Schaltfläche aufzuzeichnen, wie dies bei Meetings in Microsoft Teams möglich ist. Die Aufzeichnung der Meetings macht es auch ideal für die Erstellung von Schulungsmaterial für alle neuen Mitglieder Ihres Teams. Und Sie haben es richtig erraten; Wir haben detaillierte Anleitungen zum Aufzeichnen des Meetings und zum Anzeigen oder Löschen der Meeting-Aufzeichnungen.
Eine weitere wichtige Sache, die bei Besprechungen erforderlich ist, ist die Möglichkeit, Notizen zu machen. Jetzt ist es einfacher, in physischen Meetings Notizen zu machen, aber Notizen während eines virtuellen Meetings zu machen kann eine Herausforderung sein. Es ist gut, dass Microsoft Teams über die Funktion zum Erstellen von Notizen verfügt, die kollaborativ sind und auf die alle Besprechungsmitglieder zugreifen können. Und Sie können sogar vor, während und nach dem Meeting darauf zugreifen. Erfahren Sie mehr über Besprechungsnotizen in Microsoft Teams, indem Sie hier klicken.
Eine der Schwierigkeiten bei Remote-Meetings besteht nun darin, dass Sie nicht einfach jemanden bitten können, an Ihren Arbeitsplatz zu kommen und auf Ihren Bildschirm zu schauen, wenn Sie ihm etwas zeigen müssen. Aber Microsoft Teams hat dafür eine Lösung. Sie können Ihren Bildschirm mit anderen Besprechungsteilnehmern teilen. Und der ganze Prozess ist ein Kinderspiel.
Darüber hinaus müssen Sie im Gegensatz zu vielen anderen Apps nicht immer in einem Meeting sein, um Ihren Bildschirm freizugeben. Angenommen, Sie befinden sich in einem Chat mit jemandem und müssen plötzlich Ihren Bildschirm für ihn freigeben. Dafür müssen Sie nicht erst ein Meeting mit ihnen starten. Sie können Ihren Bildschirm einfach im Chat in Microsoft Teams freigeben.
Microsoft Teams für Lehrer und Schulen
Bis jetzt scheint jede Funktion, über die wir in Microsoft Teams gesprochen haben, eher für Bürobesprechungen geeignet zu sein. Das stimmt aber nicht. Es ist nur ein klassischer Fall von Täuschung des Scheins. Microsoft Teams ist für Lehrer, die nach Tools für den Fernunterricht von Schülern suchen, genauso gut geeignet wie für Unternehmen.
Alle oben genannten Funktionen sind nicht nur für Lehrer unglaublich hilfreich, sondern Microsoft Teams bietet auch viele andere Funktionen, die es zu einer geeigneten Wahl für den Unterricht von Schülern machen.
Microsoft Teams macht es ziemlich einfach, die Besprechungsteilnahme zu verfolgen. Lehrer müssen also nicht alle Schüler in der Besprechung manuell zählen oder ob sie mittendrin gehen oder spät hinzukommen. Microsoft Teams erledigt dies für Sie mit einer einzigen Schaltfläche. Erfahren Sie, wie
Eine andere Sache, die sich jeder Lehrer von einer Videokonferenz-App wünscht, sind Breakout Rooms. Gruppenaufgaben sind ein wichtiger Bestandteil der Ausbildung eines Kindes; es lehrt sie, mit anderen zusammenzuarbeiten, und hilft ihnen gleichzeitig, sinnvolle Bindungen zu knüpfen. Jetzt hat Microsoft Teams noch kein offizielles Breakout-Room-Feature, obwohl es bald eine geben wird, wenn sie daran arbeiten. Aber es ist immer noch einfacher als die meisten Apps, die Breakout-Room-Funktionalität in Mircosoft Teams mit diesem einfachen Hack zu verwenden. Sie wissen, dass Sie mehr wissen möchten. Klicken Sie auf den Link, um zum Leitfaden zu gelangen.👆
Microsoft Teams bietet auch ein kollaboratives Whiteboard, das von allen Organisationsmitgliedern gestartet, mit Tinte versehen oder angezeigt werden kann. Zusätzlich zu Ihnen, dem Lehrer, der das Whiteboard für Unterrichtszwecke verwendet, können auch Ihre Schüler es zum Brainstorming in den Breakout-Sitzungen verwenden, da es sich um ein kollaboratives Whiteboard handelt. Und in Microsoft Teams stehen eine ganze Reihe von Whiteboards zur Auswahl. Welche sollten Sie wählen? Entscheidungen Entscheidungen. Vielleicht kann Ihnen unser Ratgeber dabei helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Hüpf rüber.🏃♂️
Es gibt ein weiteres Tool, das Microsoft Teams zu Ihrem Arsenal hinzufügt, um den Fernunterricht unterhaltsamer und ansprechender zu gestalten. Und obwohl es in Microsoft Teams keine direkte Möglichkeit gibt, Umfragen als solche zu erstellen, können Sie dies mit den integrierten Apps tun. Und ich meine, wofür gibt es diese integrierten Apps noch? Und ob Sie Microsoft Teams Free oder mit einem Microsoft 365 Business-Abonnement verwenden, wir haben Apps für beide Szenarien, die das Erstellen von Umfragen unheimlich einfach machen. Jetzt können Sie Ihre Schüler ganz einfach befragen, auch während Sie aus der Ferne unterrichten.
Und obwohl Lehrer von all diesen Funktionen am meisten profitieren, sind sie auch für Büromeetings nützlich.
Was wir hier besprochen haben, ist kaum die Spitze des Eisbergs. Microsoft Teams hat so viel zu bieten, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen. Wenn Sie einmal tief in die Welt von Microsoft Teams eintauchen, werden Sie feststellen, dass es immer noch mehr zu entdecken gibt, selbst wenn Sie dachten, Sie hätten alles im Griff.
Die Fülle an Funktionen und Vielseitigkeit, die es bietet, ist mit keinem anderen vergleichbar. Egal, ob Sie ein „Erledigen Sie Dinge im Chat“ oder „Lass uns ein Meeting“-Typ sind, ob Sie ein Lehrer oder ein Projektmanager sind, Microsoft Teams ist die richtige Wahl für Sie.