Ändern Sie Ihren Status, damit alle wissen, warum Sie sich nicht bei ihnen melden
Menschen verwenden Microsoft Teams für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit ihren Teamkollegen. Tatsächlich sind viele Benutzer zu Kommunikationszwecken vollständig von E-Mails zu Microsoft Teams gewechselt.
Es ist also selbstverständlich, dass Sie in Microsoft Teams nach einer Möglichkeit suchen, Ihre Teamkollegen wissen zu lassen, wenn Sie ihre Nachrichten nicht erhalten und nicht antworten können, damit es keine Missverständnisse gibt. Egal, ob Sie für eine Stunde, einen Tag oder eine Woche nicht an Ihrem Schreibtisch sind, ob Sie zu einem Kundenessen, Seminar oder im Urlaub sind, es ist immer eine gute Praxis, Ihren Status dies und das widerspiegeln zu lassen ist genau das, was Sie mit einem Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams tun können.
Wenn Sie den Status in Microsoft Teams nicht kennen, ist dies der grüne/gelbe/rote Punkt, der in Microsoft Teams neben Ihrem Profilbild angezeigt wird und Ihren Teamkollegen anzeigt, ob Sie für eine Verbindung verfügbar sind oder nicht.
Wenn Sie mit dieser neuen Statusoption etwas verwirrt sind, ist dies nicht Ihre Schuld. Wie Sie vielleicht bemerkt haben, ist die Abwesenheitsoption keine der Standardoptionen, die in der Funktion "Status" in Teams verfügbar sind. Das Festlegen eines Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams ist auch nicht so einfach wie das Ändern Ihres Status von „Verfügbar“ auf „Beschäftigt“ oder „Nicht stören“ – etwas, das Sie im Handumdrehen tun können.
Wo kann der Status „Abwesend“ in Teams festgelegt werden?
„Wo stelle ich diesen Abwesenheitsstatus in Teams ein, wenn nicht über die Statusoption?“ Nun, die Sache ist die, Sie können überhaupt keinen Abwesenheitsstatus von Microsoft Teams festlegen. Dazu benötigen Sie Outlook.
Microsoft Teams synchronisiert sich mit Ihrem Outlook-Konto und ruft den Abwesenheitsstatus von Outlook ab und spiegelt es automatisch in Ihrem Teams-Konto wider. Kein Wunder also, dass Sie die Option zum Festlegen des Status nicht sofort gefunden haben. Microsoft macht es sich sicherlich nicht leicht.
Wie stelle ich Abwesenheit in Outlook ein?
Um einen Abwesenheitsstatus in Teams festzulegen, müssen Sie in Ihrem Outlook-Konto „Automatische Antworten“ einrichten. Was sind automatische Antworten? Die Funktion sendet automatisch eine Nachricht an alle E-Mails, die Sie erhalten, während sie aktiviert ist. Microsoft Teams sieht, wenn Sie in Outlook automatische Antworten haben, und ändert Ihren Status, um Ihren Aufenthaltsort widerzuspiegeln.
Sie können automatische Antworten in Outlook sowohl über die Desktop-App als auch über das Outlook-Web einrichten.
So richten Sie automatische Antworten aus der Outlook-Desktop-App ein: Öffnen Sie die App und klicken Sie in der Menüleiste auf die Option „Datei“.
Klicken Sie nun auf dem Bildschirm "Kontoinformationen" auf die Option "Automatische Antworten".
Das Dialogfeld zum Einrichten automatischer Antworten wird geöffnet. Derzeit wird "Nicht senden" angezeigt. Wählen Sie das Optionsfeld für "Automatische Antworten senden".
Sie können auch einen Zeitraum angeben, in dem die Abwesenheitsnachricht gesendet werden soll. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nur während dieses Zeitraums senden“ und wählen Sie Datum und Uhrzeit aus.
Sie können eine benutzerdefinierte Nachricht festlegen, mit der auf empfangene Nachrichten geantwortet werden soll. Wenn Sie jetzt ein Organisationskonto verwenden, gibt es zwei Optionen für die Nachricht. Sie können unterschiedliche Nachrichten für Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation festlegen. Für ein persönliches Konto gibt es keine Unterscheidung. Klicken Sie abschließend auf „OK“, um die Änderungen zu speichern.
Wechseln Sie nach dem Aktivieren von Abwesenheitsantworten zu Microsoft Teams. Ihr Status ändert sich in Abwesenheit, und die Nachricht, die Sie in den automatischen Antworten eingerichtet haben, wird auch mit Ihrem Status angezeigt, wenn jemand mit der Maus über Ihr Profilbild fährt.
So richten Sie automatische Antworten aus Outlook für Web ein: Gehen Sie zu outlook.live.com und melden Sie sich mit Ihrem Konto an. Klicken Sie dann auf die Option „Einstellungen“ (Zahnradsymbol) in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Geben Sie in das Suchtextfeld "Abwesend" oder "Automatische Antworten" ein und klicken Sie dann auf das Suchergebnis für die Einstellung "Automatische Antworten".
Das Dialogfeld für automatische Antworten wird geöffnet. Schalten Sie den Schalter für "Automatische Antworten ein" ein.
Wenn Sie für einen bestimmten Zeitraum automatische Antworten senden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Antworten nur während eines Zeitraums senden“, geben Sie Datum und Uhrzeit an und legen Sie Ihre benutzerdefinierte Nachricht fest.
Das Einrichten automatischer Antworten ist die beste Möglichkeit, den Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams festzulegen. Sie können den Status für einen bestimmten Zeitraum festlegen und auch eine erklärende benutzerdefinierte Nachricht erhalten. Aber es ist definitiv nicht der einzige Weg.
Sie können auch einen Abwesenheitsstatus festlegen, indem Sie einen Termin in Ihrem Kalender erstellen und stellen Sie es auf "Abwesend" ein. Öffnen Sie die Outlook-Desktop-App und wechseln Sie zum Kalender anstelle von E-Mail.
Klicken Sie im Home-Menü auf die Option „Neuer Termin“.
Der Dialog zum Anlegen eines Termins wird geöffnet. Vereinbaren Sie einen Termin für Ihre Abwesenheit. Klicken Sie nun auf „Optionen“.
Wählen Sie im Dropdown-Menü neben „Anzeigen als“ die Option „Abwesend“ und speichern Sie den Termin.
Microsoft Teams ändert Ihren Status in Abwesend, während Sie Ihren Termin in Outlook festlegen.
Jetzt können Sie Ihren Schreibtisch unbesorgt verlassen. Jeder kann Ihren Abwesenheitsstatus sehen. In persönlichen Chats wird der Absender durch eine Benachrichtigung daran erinnert, dass Sie nicht im Büro sind und ihn möglicherweise nicht sofort zurückrufen können.