So erstellen und verwenden Sie Breakout-Räume in Microsoft Teams

Alles, was Sie wissen müssen, um Breakout-Räume in Microsoft Teams zu verwenden

Breakout Rooms haben als Teil des virtuellen Meeting-Erlebnisses eine ganze Weile zurückgelegt und sich von einer Seltenheit zu einem unverzichtbaren Feature entwickelt. Egal, ob Sie ein Remote-Team sind, das in Gruppen nach Ideen sucht, oder ein Lehrer möchte, dass die Schüler während des Unterrichts an Gruppenaufgaben arbeiten, Breakout-Räume sind für Sie da.

Auch Microsoft Teams hat sein Arsenal um eine offizielle Breakout-Room-Funktion erweitert. Sie müssen sich nicht mehr mit provisorischen Breakout-Räumen begnügen. Kanäle, die sich als Breakout-Räume tarnen, waren ein cleverer Hack, aber es ist an der Zeit, sich jetzt der Realität zu stellen. Die Breakout-Room-Funktion in Microsoft Teams macht es verblüffend einfach, Breakout-Room-Sitzungen in einem Meeting durchzuführen und zu verwalten.

Breakout-Räume erstellen

Nur die Gastgeber/Organisatoren der Besprechung können Arbeitsräume in Microsoft Teams erstellen und moderieren.

Notiz: Derzeit ist die Breakout Room-Funktionalität nur in der Desktop-App für Windows- und Mac-Systeme verfügbar.

Starten Sie ein Meeting und rufen Sie die Meeting-Symbolleiste oben auf dem Bildschirm auf. Klicken Sie dann auf die Option "Breakout Rooms".

Ein kleines Fenster zum Erstellen von Breakout-Räumen wird angezeigt. Wählen Sie zunächst die gewünschte Zimmeranzahl aus dem Dropdown-Menü aus. Sie können in Teams maximal 50 Arbeitsräume haben.

Wählen Sie dann aus, ob Sie Teilnehmer automatisch oder manuell zu Arbeitsräumen zuweisen möchten. Wenn Sie automatisch auswählen, teilt Teams die Teilnehmer nach dem Zufallsprinzip gleichmäßig auf die Breakout-Räume auf. Zur Veranschaulichung: Wenn außer Ihnen noch 6 Teilnehmer und 3 Arbeitsräume vorhanden sind, werden jedem Raum 2 Personen zugewiesen.

Wenn Sie manuell auswählen, müssen Sie jeden Teilnehmer einzeln einem Arbeitsraum zuweisen.

Notiz: Dies ist das einzige Mal, dass Sie wählen können, Personen automatisch Arbeitsräumen zuzuweisen. Sobald Sie manuell ausgewählt haben, besteht die einzige Möglichkeit, die Räume neu zu erstellen, darin, die Räume neu zu erstellen. Wenn Sie sich jedoch für die automatische Zuweisung von Personen entscheiden, können Sie sie dennoch manuell von einem Raum zum anderen zuweisen.

Klicken Sie abschließend auf „Räume erstellen“.

Personen manuell zuweisen

Wenn Sie sich für die automatische Zuweisung von Personen entscheiden, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die Räume zu verwenden. Wenn Sie jedoch anders, also manuell, wählen, bleibt die Zuordnung von Personen zu Räumen immer noch übrig, bevor Sie die Räume nutzen können.

Das Breakout-Room-Panel wird auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt. Klicken Sie auf die Option „Teilnehmer zuweisen“.

Die Liste der zuzuweisenden Teilnehmer wird unter der Option angezeigt. Wählen Sie alle Teilnehmer aus, die Sie demselben Raum zuweisen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Zuordnen“.

Notiz: Personen, die über PTSN- oder Teams-Geräte an der Besprechung teilnehmen, können derzeit keinen Arbeitsräumen zugewiesen werden. Sie können das Hauptmeeting als Arbeitsraum für sie verwenden.

Die Liste der Räume wird angezeigt. Wählen Sie den Raum für die von Ihnen ausgewählten Personen aus, und sie werden diesem Raum zugewiesen. Wiederholen Sie die obigen Schritte, bis alle Teilnehmer ihren jeweiligen Räumen zugeordnet sind.

Breakout-Räume verwenden

Wenn Sie Teilnehmer in die Räume verschieben möchten, klicken Sie auf die Option „Räume starten“. Dadurch werden alle Teilnehmer automatisch in ihre zugewiesenen Räume verschoben.

Sie können Räume auch einzeln starten. Gehe in diesen Raum und fahre mit der Maus darüber. Das Symbol „Weitere Optionen“ (Menü mit drei Punkten) wird angezeigt; Klick es an. Wählen Sie dann „Raum öffnen“ aus dem Menü.

Sie können die Breakout-Räume während eines Meetings beliebig oft öffnen und schließen.

Beitritt zu einem Breakout-Raum

Der Gastgeber des Meetings gehört keinem Breakout-Raum an, kann aber jederzeit jedem Raum beitreten. Um einem Raum beizutreten und mit den Teilnehmern zu interagieren, klicken Sie auf das Symbol „Weitere Optionen“ neben diesem Raum und wählen Sie „Raum beitreten“ aus dem Menü.

Um zum Meeting zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Verlassen“. Es bringt Sie automatisch zum Meeting zurück.

Jedes Mal, wenn Sie aus einem Arbeitsraum zum Hauptmeeting zurückkehren, wird das Meeting angehalten. Das gilt sowohl für den Veranstalter als auch für die Teilnehmer. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fortsetzen“, um das Meeting von Ihrem Ende aus fortzusetzen. Sie können auf ähnliche Weise zwischen allen Breakout-Räumen springen.

Einen Raum umbenennen

Es gibt einige Standardeinstellungen in Microsoft Rooms für Breakout Rooms, die Sie ändern können. Einer davon sind die Namen für die Zimmer. Standardmäßig heißen die Räume Raum 1, Raum 2 usw. Um einen Raum umzubenennen, gehen Sie zu „Weitere Optionen“ und wählen Sie „Raum umbenennen“ aus dem Menü.

Geben Sie dann den neuen Namen ein und klicken Sie auf „Raum umbenennen“, um die Änderungen zu speichern. Das Umbenennen der Räume in etwas erkennbareres macht es einfacher, sie zu moderieren.

Senden einer Ankündigung an die Räume

Als Moderator können Sie Ankündigungen an die Breakout-Räume senden, z.

Gehen Sie zu „Weitere Optionen“ oben in „Breakout Rooms“ und wählen Sie „Ankündigung machen“ aus dem Menü.

Geben Sie dann Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden".

Teilnehmer in den Breakout-Räumen können die Ankündigung aus dem Chat lesen. Der Breakout-Räume-Chat ist auch nach dem Meeting in Ihrer Hauptchatliste von Teams verfügbar.

Zimmer schließen

Sie können alle Räume auf einmal schließen oder einzelne Räume schließen.

Klicken Sie auf „Räume schließen“, um alle Arbeitsräume gleichzeitig zu schließen.

Um ein Einzelzimmer zu schließen, gehen Sie in das Zimmer und klicken Sie auf „Weitere Optionen“. Wählen Sie dann „Raum schließen“ aus dem Menü.

Nachdem Sie zum Hauptmeeting zurückgekehrt sind, müssen alle das Meeting aus der Warteschleife fortsetzen.

Notiz: Wenn Sie das Hauptmeeting beenden möchten, ist es wichtig, zuerst die Arbeitsräume zu schließen. Wenn Sie dies nicht tun, wird das Breakout-Room-Meeting fortgesetzt.

Zusätzliche Einstellungen

Deaktivieren des automatischen Zugangs zu Räumen: Standardmäßig sind die Breakout-Räume in Microsoft Teams so konfiguriert, dass, sobald Sie einen Raum starten, die Teilnehmer automatisch in den Raum verschoben werden. Wenn Sie jedoch keine automatische Eingabe wünschen, können Sie diese Einstellung deaktivieren. Wenn die Einstellung deaktiviert ist, erhalten die Teilnehmer stattdessen eine Nachricht, in der sie aufgefordert werden, dem Arbeitsraum beizutreten, wenn Sie ihn öffnen. Sie entscheiden dann, wann sie dem Raum beitreten möchten, indem sie auf die Schaltfläche „Beitreten“ klicken.

Um diese Einstellung zu deaktivieren, gehen Sie zum Bereich Breakout-Räume und klicken Sie auf "Weitere Optionen". Wählen Sie dann im Menü „Raumeinstellungen“ aus. Sie können nur auf die Raumeinstellungen zugreifen, wenn die Räume geschlossen sind.

Deaktivieren Sie dann den Schalter für „Personen automatisch in Räume verschieben“.

Ermöglichen Sie den Teilnehmern, zum Hauptmeeting zurückzukehren: Die Standardkonfiguration in Microsoft Teams verhindert, dass die Teilnehmer selbstständig zum Hauptmeeting zurückkehren. Sie können dem größeren Meeting nur beitreten, wenn Sie, d. h. der Gastgeber des Meetings, den Arbeitsraum schließen. Aktivieren Sie diese Einstellung, um ihnen die Möglichkeit zu geben, den Arbeitsraum zu verlassen.

Gehen Sie zum Symbol "Weitere Optionen" und wählen Sie "Raumeinstellungen". Aktivieren Sie dann den Schalter für „Teilnehmer können zum Hauptmeeting zurückkehren“. Dies fügt dem Breakout-Raum für die Teilnehmer eine Schaltfläche "Verlassen" hinzu, genau wie der Gastgeber.

Bewegen Sie die Leute herum: Um jemanden von einem Breakout-Raum in einen anderen zu verschieben, gehen Sie zu dem Raum, in dem sich die Person gerade befindet, und klicken Sie darauf. Die Liste aller Teilnehmer im Raum wird angezeigt.

Wählen Sie die Namen der Personen aus, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Zuweisen". Wählen Sie dann entweder einen anderen Raum aus, in den Sie sie verschieben möchten, oder wählen Sie „Nicht zugewiesen“, um sie vollständig aus den Arbeitsräumen zu verschieben.

Räume hinzufügen und löschen: Sie können während des Meetings auch weitere Räume hinzufügen oder aktuelle Räume löschen.

Um einen Raum hinzuzufügen, gehen Sie zum Arbeitsraum-Panel und klicken Sie auf die Option „Raum hinzufügen“. Ein neuer Raum wird sofort erstellt.

Um einen Raum zu löschen, gehen Sie zu dem Raum und klicken Sie auf „Weitere Optionen“. Wählen Sie dann „Raum löschen“ aus dem Menü.

Erstellen Sie die Räume neu: Auch das ist jederzeit möglich, wenn Sie die bestehenden Breakout-Räume komplett verschrotten und von vorne beginnen möchten. Gehen Sie zu „Weitere Optionen“ oben im Arbeitsraumbereich und wählen Sie dann „Räume neu erstellen“ aus dem Menü. Die bestehenden Räume werden gelöscht und das Fenster zum Anlegen von Räumen erscheint wieder.

In großen Meetings kann es schwierig sein, offene oder sinnvolle Diskussionen zu führen, insbesondere wenn Kreativität gefragt ist. Breakout-Räume helfen Menschen, in kleineren Gruppen effizient zu brainstormen.