Entfernen Sie sensible Informationen dauerhaft, damit sie nicht in die falschen Hände geraten.
Dokumente enthalten oft sensible und private Informationen, die nicht für jedermann bestimmt sind. Bevor Sie ein solches Dokument freigeben können, müssen Sie diese Informationen schwärzen. Wäre es ein physisches Dokument, wäre es ziemlich einfach gewesen, sensible Informationen dauerhaft zu schwärzen – alles, was Sie brauchen, ist ein dicker Permanentmarker.
Aber die Schwärzung in digitalen Dokumenten ist ein bisschen kompliziert. Sie können nicht einfach schwarze Kästchen zeichnen, die eine dauerhafte Markierung über den sensiblen Informationen in Word oder anderen solchen Apps imitieren. Das wird das Problem nicht beheben. Ob Sie es glauben oder nicht, es ist extrem einfach, diese Kästchen zu entfernen, um den darunter liegenden Text anzuzeigen. Außerdem ändert es nichts an den Metadaten.
Was Sie brauchen, ist eine dauerhafte Lösung, und die Redact-Funktion in Adobe Acrobat ist die Antwort auf Ihre Anforderungen.
So schwärzen Sie in Adobe Acrobat
Das Wichtigste zuerst: Um die Schwärzungsfunktion in Adobe Acrobat verwenden zu können, benötigen Sie ein Pro-Abonnement. Die Funktion ist in Adobe Acrobat 2017, Adobe Acrobat 2020 und Adobe Acrobat DC verfügbar, jedoch mit einem Pro-Abonnement.
Öffnen Sie das Dokument, das Sie schwärzen möchten, in Adobe Acrobat. Wenn Sie viele Informationen schwärzen möchten, gehen Sie zum Menü „Extras“.
Wählen Sie „Schwärzen“ aus den Optionen im Menü „Extras“.
Sie können auch in der Menüleiste auf „Bearbeiten“ gehen und im Menü „Text und Bilder schwärzen“ auswählen.
Das Schwärzungstoolset wird in Ihrem Dokument in der sekundären Symbolleiste angezeigt.
Wählen Sie nun den Text oder die Bilder aus, die Sie schwärzen möchten. Sie werden mit roten Kästchen angezeigt, was bedeutet, dass sie zum Schwärzen markiert sind. Sie können den gesamten Text markieren, den Sie schwärzen möchten, bevor Sie die Änderungen übernehmen.
Wenn das Dokument Schwärzungen enthält, die auf allen oder vielen Seiten an derselben Stelle erscheinen, wie Wasserzeichen, Kopf-/Fußzeilen usw., müssen Sie diese nicht separat markieren. Nachdem Sie einen solchen Text markiert haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Menü „Markierung über Seiten hinweg wiederholen“.
Die endgültige Entfernung des Textes ist erst abgeschlossen, wenn Sie die Schwärzung anwenden. Wenn Sie versehentlich einen Text markiert haben, können Sie ihn löschen, solange er noch markiert ist. Sobald Sie jedoch die Änderungen übernommen und den Text geschwärzt haben, können Sie ihn nicht mehr löschen.
Um eine Markierung zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Löschen“ aus dem Menü.
Wenn Sie den gesamten Text markiert haben, den Sie schwärzen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Übernehmen" in der sekundären Symbolleiste.
Es wird ein Dialogfeld mit der Warnung angezeigt, dass Sie den Text dauerhaft schwärzen. Sobald Sie das Dokument gespeichert haben, können Sie es nicht mehr rückgängig machen. Klicken Sie auf „OK“, um fortzufahren.
Ein Dialogfeld zum Speichern des Dokuments wird geöffnet. Wenn das Dokument das Originaldokument überschreiben soll, speichern Sie es unter demselben Namen am selben Ort. Ändern Sie andernfalls entweder den Namen, den Standort oder beides.
Wenn Sie nur eine kleine Textmenge schwärzen möchten, beispielsweise eine einzelne Zeile, können Sie auch den Text auswählen und dann entweder im schwebenden Kontextmenü auf „Schwärzen“ klicken.
Oder wählen Sie den Text aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie dann „Schwärzen“ aus dem angezeigten Kontextmenü mit der rechten Maustaste.
Klicken Sie nun auf „Übernehmen“ und speichern Sie das Dokument.
Festlegen des Erscheinungsbilds von Schwärzungsmarkierungen
Schwärzungsmarkierungen werden standardmäßig als schwarze Kästchen ohne Überlagerungstext angezeigt. Sie können jedoch das Aussehen der Schwärzungszeichen ändern. Gehen Sie zum Schwärzungs-Toolset in der sekundären Symbolleiste und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Schaltfläche "Text und Bilder schwärzen".
Das Dropdown-Menü wird erweitert. Klicken Sie auf „Eigenschaften“.
Das Dialogfeld „Eigenschaften“ wird geöffnet. Bleiben Sie auf der Registerkarte Aussehen. Um die Farbe des Schwärzungszeichens zu ändern, klicken Sie auf das Farbquadrat neben der Option „Füllfarbe des geschwärzten Bereichs“ und wählen Sie die gewünschte Farbe aus.
Um auch Overlay-Text auf dem Schwärzungszeichen zu haben, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. Die Einstellungen für Overlay-Text, die zuvor grau waren, werden konfigurierbar. Geben Sie den Text ein und wählen Sie andere Attribute wie Farbe, Schriftart usw.
Klicken Sie abschließend auf „OK“, um die Änderungen zu übernehmen.
Alle Änderungen, die Sie an der Darstellung der Schwärzungsmarkierungen vornehmen, gelten nur für neue Schwärzungen. Das heißt, wenn das Dokument aus Schwärzungen besteht, die Sie bereits markiert oder angewendet haben, sind diese nicht betroffen. Änderungen gelten also für Text, den Sie in Zukunft markieren oder schwärzen.
Text suchen und entfernen
Sie können den Text auch in einem oder mehreren PDFs auf einmal suchen und mit dem Tool „Text suchen“ redigieren. Klicken Sie im Toolset für das Schwärzen auf den Dropdown-Pfeil neben Text und Bilder schwärzen und wählen Sie im Menü „Text suchen und schwärzen“.
Das Dialogfeld Suchen wird geöffnet. Hier können Sie festlegen, ob Sie nur das aktuelle Dokument oder alle PDFs an einem bestimmten Ort durchsuchen möchten.
Nachdem Sie die PDF-Datei angegeben haben, wählen Sie aus, ob Sie nach einem einzelnen Wort oder einer Phrase oder nach mehreren Phrasen suchen möchten. Um nach einem einzelnen Wort/einer Wortgruppe zu suchen, wählen Sie die Option und geben Sie die Wortgruppe in das Textfeld ein.
Um nach mehreren Wörtern zu suchen, wählen Sie die entsprechende Option und klicken Sie dann auf die Option „Wörter auswählen“.
Geben Sie ein Wort oder einen Satz in das Textfeld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Sie können auch eine Textdatei mit einer Liste von zu suchenden Wörtern importieren.
Wählen Sie zuletzt die Option „Muster“, um Informationen wie Kreditkartennummern, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Daten, Sozialversicherungsnummern usw. zu finden. Wählen Sie eines der verfügbaren Muster aus dem Dropdown-Menü aus. Sie können auch das Gebietsschema für Muster in eines der verfügbaren Länder ändern.
Bereinigen eines Dokuments
Jedes Mal, wenn Sie Schwärzungen anwenden, finden Sie eine Umschaltoption "Bereinigen und versteckte Informationen entfernen" automatisch ausgewählt. Was bedeutet es genau?
Ein Dokument enthält viele versteckte Informationen wie Metadaten, versteckten Text oder Ebenen, überlappenden Text, Anhänge, Lesezeichen, Kommentare usw., die andere nicht sehen können sollen, wenn Sie das Dokument veröffentlichen oder teilen.
Die obige Option zum Bereinigen des Dokuments löscht dauerhaft alle mit dem Dokument verknüpften versteckten Informationen.
Sie können auch angeben und auswählen, welche versteckten Informationen Sie entfernen und welche Sie behalten möchten. Deaktivieren Sie dazu zunächst beim Anwenden von Schwärzungen den Schalter für "Bereinigen und versteckte Informationen entfernen".
Gehen Sie nun zur Option "Dokument bereinigen" in der Schwärzungssymbolleiste.
Ein Dialogfeld wird angezeigt. Klicken Sie neben der Anweisung „Ausgeblendete Informationen selektiv entfernen“ auf die Option „Hier klicken“.
Das Fenster "Versteckte Informationen entfernen" wird geöffnet und listet alle im Dokument gefundenen versteckten Informationen auf, nachdem Sie es gründlich untersucht haben. Standardmäßig werden alle ausgeblendeten Informationen ausgewählt. Klicken Sie auf die Kontrollkästchen daneben, um sie abzuwählen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Entfernen“, um die noch ausgewählten Elemente zu entfernen.
Das Teilen sensibler Informationen mit Personen, die sie nicht sehen sollen, kann Sie in große Schwierigkeiten bringen. Bevor Sie Dokumente veröffentlichen oder freigeben, können Sie vertrauliche Informationen jetzt ordnungsgemäß schwärzen und das Dokument bereinigen, um Missgeschicke mit Adobe Acrobat zu vermeiden.