An einem Arbeitsplatz ist es sehr wichtig, Ihre Besprechungen im Voraus zu planen und zu planen. Es gibt Ihren Mitarbeitern einen Heads-up und ermöglicht ihnen, alle notwendigen Vorbereitungen für das Meeting zu treffen. Heutzutage wird es immer schwieriger, die Zeit zu finden, um Telefonate zu führen oder persönliche Besprechungen zu planen. Es ist viel einfacher, Ihr Meeting über Videokonferenzdienste wie Google Meet anzusetzen.
Dazu müssen Sie zunächst einen Termin in Google Kalender einrichten. Mit der Terminplanung in Google Kalender können Sie Einladungen direkt an Ihre Kontakte senden. Und um die Dinge noch einfacher zu machen, können Sie Kalenderbesprechungen jetzt auch direkt aus Google Chat-Unterhaltungen heraus planen.
Planen eines Google Kalender-Meetings über Google Chat auf dem Desktop
Rufen Sie zunächst chat.google.com auf und melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an. Um dann ein Meeting in Google Kalender zu planen, bewegen Sie einfach den Cursor über den Namen der Person/Gruppe (auf der linken Seite des Bildschirms), mit der Sie das Meeting abhalten möchten, und klicken Sie auf das Symbol 'Kalender' im Pop-Over-Box.
Wenn ein Chat-Thread geöffnet ist, können Sie auch auf das Kalendersymbol rechts neben dem Feld klicken, in das Sie eine Nachricht eingeben.
Nachdem Sie auf das Symbol geklickt haben, wird das Kalenderfenster auf der rechten Seite Ihres Bildschirms geöffnet. Unten rechts finden Sie die Option, die Zeiten des Kalenderereignisses zu bearbeiten. Klicken Sie auf die Option „Im Kalender bearbeiten“.
Diese Aktion führt Sie zu Google Kalender. Oben auf Ihrem Bildschirm können Sie den Titel Ihres Meetings in Bezug auf den Zweck des Meetings ändern.
Direkt darunter können Sie das Datum des Meetings festlegen. Sie können das Datum entweder manuell eingeben oder aus dem bereitgestellten Kalender auswählen.
Als Nächstes können Sie festlegen, wann Ihr Meeting beginnt und wann es endet. Genau wie das Datum können Sie auch die Uhrzeit manuell eingeben oder aus den angebotenen Optionen auswählen.
Wenn das von Ihnen geplante Meeting ein tägliches, wöchentliches, monatliches oder jährliches Ereignis sein soll, müssen Sie es nicht immer wieder neu einrichten. Wählen Sie einfach die Option „Nicht wiederholen“ unter der Uhrzeit aus, um zu entscheiden, wie oft das Meeting stattfinden soll.
Im Folgenden können Sie unter „Ereignisdetails“ auswählen, wann Sie über das Meeting benachrichtigt werden möchten. Wir empfehlen Ihnen, einen Zeitpunkt näher am Meeting zu wählen (5-10 Minuten).
Weiter unten finden Sie das Feld „Beschreibung“. In diesem Bereich können Sie den Mitgliedern vermitteln, was in der Sitzung besprochen wird. Dies gibt den Mitgliedern eine Vorstellung davon, was sie erwartet und was von ihnen erwartet wird.
Auf der rechten Seite des Bildschirms unter „Gäste“. Sie können Ihrem Meeting weitere Mitglieder hinzufügen.
Wenn Sie einen Fehler machen und eine Person hinzufügen, die nicht in der Besprechung sein sollte, können Sie sie einfach entfernen, indem Sie auf das Kreuzsymbol (x) neben ihrem Namen klicken.
Sie können das Meeting jetzt in Ihrem Kalender speichern, indem Sie oben auf dem Bildschirm auf „Speichern“ klicken.
Google Kalender fragt Sie dann, ob Sie den Mitgliedern des Meetings eine E-Mail senden und diese benachrichtigen möchten. Klicken Sie auf „Senden“.
Das ist es. Wenn Sie Google Kalender öffnen, sehen Sie, dass Ihr Meeting gespeichert wurde.
Klicken Sie darauf und es werden weitere Optionen angezeigt.
Sie können dem Meeting direkt über Google Kalender beitreten.
Planen eines Meetings in Google Kalender über die Google Chat App auf dem Handy
Wenn Sie Ihr Telefon zum Einrichten einer Besprechung verwenden, müssen Sie nur die Google Chat-App starten und den Chat der Person (oder des Raums) öffnen, mit der Sie die Besprechung abhalten möchten. Tippen Sie dann auf das Google Kalender-Symbol unter dem Eingabebereich, um ein Kalender-Meeting zu erstellen und zu planen.
Sobald Sie auf das Kalendersymbol am unteren Bildschirmrand klicken, gelangen Sie zur Google Kalender-App mit einem kleinen Bereich am unteren Bildschirmrand mit einigen Details. Sie müssen das Bedienfeld ziehen und nach oben streichen, um es vollständig zu öffnen und weitere Details anzuzeigen.
Stellen Sie nach dem Wischen nach oben Datum und Uhrzeit der Besprechung ein. Um die Häufigkeit des Treffens auszuwählen, müssen Sie auf „Weitere Optionen“ klicken.
Wählen Sie „Nicht wiederholen“ als Häufigkeit des Meetings aus, wenn es sich um ein einmaliges Ereignis handelt.
Scrollen Sie als Nächstes nach unten, um auszuwählen, wann Sie über den Kalender benachrichtigt werden möchten. Klicken Sie auf die von der App ausgewählte Standardzeit, um weitere Optionen zu öffnen.
Wählen Sie aus, wann Sie benachrichtigt werden möchten. Neben der ausgewählten Option wird ein blaues Häkchen angezeigt.
Nachdem Sie die gewünschte Zeitdauer ausgewählt haben, kehren Sie zum Hauptfenster zurück und klicken Sie auf „Speichern und teilen“.
Die App fragt Sie vor dem Speichern, ob Sie die Mitglieder der Veranstaltung per E-Mail benachrichtigen möchten. Klicken Sie zur Bestätigung auf „Speichern & teilen“.
Die geplanten Besprechungen erscheinen in Ihrem Google Kalender sowie in Google Meet, wo die Besprechung tatsächlich stattfindet.