Wenn Sie Adressetiketten aus einer Adressliste drucken möchten, die Sie in einer Excel-Tabelle pflegen, können Sie die Seriendruckfunktion von Microsoft Word verwenden
Microsoft Excel ist der ideale Ort, um die Kontakt- und Adressinformationen von Kunden zu speichern. Sie können ganz einfach eine Mailingliste/Adressliste in Excel organisieren. Aber das Drucken von Versandetiketten, Umschlägen, Grußkarten oder irgendetwas anderem kann harte Arbeit sein.
Angenommen, Sie möchten ein Massenmailing an eine Mailingliste senden, die Sie in einer Excel-Tabelle verwalten. Dies können Sie am besten mit der Seriendruckfunktion von Microsoft Word tun. Indem Sie ein Seriendruckdokument in Microsoft Word erstellen und dieses mit einem Excel-Arbeitsblatt verknüpfen, können Sie die Daten aus der Excel-Liste in druckbare Etiketten für den Versand übertragen.
So erstellen Sie Mailing-Etiketten in Word aus einer Excel-Tabelle
Mit der Seriendruckfunktion von Microsoft Word können Sie ein Blatt mit Adressetiketten aus einem Excel-Blatt erstellen, das Sie drucken können. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie Ihre Etiketten aus Excel massendrucken können, lesen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Bereiten Sie Ihre Mailingliste in Excel vor
Um die Adressetiketten zu erstellen und zu drucken, müssen Sie zunächst Ihr Arbeitsblatt richtig einrichten. Geben Sie die Spaltenüberschrift in die erste Zelle jeder Spalte ein und geben Sie die entsprechenden Informationen unter diesen Spaltenüberschriften ein. Da wir Adressetiketten erstellen möchten, erstellen Sie eine Spalte für jedes Element, das Sie den Etiketten hinzufügen möchten (wie Vorname, Nachname, Adresse usw.).
Wenn Sie beispielsweise Adressetiketten aus einer Excel-Tabelle erstellen möchten, enthält diese wahrscheinlich diese grundlegenden Kontaktinformationen (als Spaltenüberschriften):
- Vorname
- Nachname
- Adresse
- Stadt
- Zustand
- Postleitzahl
Siehe den Screenshot unten:
Wenn Sie Daten in Excel eingeben, teilen Sie die Informationen in einzelne Spalten auf. Anstatt beispielsweise eine einzelne Namensspalte zu erstellen, teilen Sie den Namen in separate Spalten wie Titel, Vorname, zweiter Vorname, Nachname auf, was das Zusammenführen von Daten mit Word-Dokumenten erleichtert.
Stellen Sie bei der Dateneingabe sicher, dass Ihr Arbeitsblatt keine leeren Zeilen oder Spalten enthält. Speichern Sie das Arbeitsblatt, wenn Sie mit der Dateneingabe fertig sind.
Benennen Sie die Mailingliste
Nachdem Sie den Datensatz erstellt haben, geben Sie den im Arbeitsblatt angezeigten Daten einen Namen. Das zu tun,
Wählen Sie die Liste der Adressen in der Excel-Tabelle aus, einschließlich der Überschriften. Gehen Sie als Nächstes zur Registerkarte „Formeln“ und klicken Sie in der Gruppe „Definierte Namen“ auf „Namen definieren“.
Ein neues Dialogfeld wird geöffnet, geben Sie den Namen in das Feld „Name“ ein und klicken Sie auf „OK“. Wenn der Name mehr als ein Wort enthält, fügen Sie einen Unterstrich (_) dazwischen hinzu (kein Leerzeichen oder Bindestrich zulässig).
Dateiformat bestätigen
Sie müssen das Word-Dokument mit dem Excel-Arbeitsblatt verbinden, das eine Mailingliste enthält, um Ihre Etiketten zu drucken. Wenn Sie Word zum ersten Mal mit Excel verbinden, müssen Sie ein Konvertierungsformat aktivieren, mit dem Sie Dateien zwischen den beiden Microsoft-Programmen konvertieren können.
Öffnen Sie dazu zunächst das Programm Microsoft Word. Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ und wählen Sie unten im linken Bereich „Optionen“.
Ein neues Fenster „Wortoptionen“ wird geöffnet. Klicken Sie dort im linken Bereich auf "Erweitert" und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt "Allgemein". Aktivieren Sie die Option „Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen“ und klicken Sie auf „OK“. Auf diese Weise können Sie ganz einfach Daten aus Excel importieren.
Einrichten des Seriendruckdokuments in Word
Als nächstes müssen Sie das Hauptetikettendokument in MS Word für die Adressetiketten einrichten, die Sie hinzufügen möchten.
Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument. Gehen Sie zu „Mailings“ und klicken Sie auf das Symbol „Serienbrief starten“. Dann die Option "Labels" aus der Dropdown-Liste.
Sie können auch die Option „Schritt-für-Schritt-Seriendruckassistent“ auswählen, die Sie durch den Vorgang führt.
Es erscheint das Dialogfenster „Etikettenoptionen“. Hier können Sie Ihren Etikettenlieferanten und die Produktnummer auswählen. Wir wählen den Etikettenhersteller 3M als unseren Lieferanten, weil wir diese Marke verwenden. Wenn Sie jedoch einen bestimmten Anbieter verwenden, z. Avery, dann können Sie sie stattdessen auswählen.
Klicken Sie als Nächstes auf die Schaltfläche „Details“ in der unteren linken Ecke des Fensters Etikettenoptionen und ein neues Dialogfeld wird geöffnet. Hier können Sie die Ränder, Höhe, Breite, Steigung und Größe des Etiketts ändern. Klicken Sie auf „OK“, nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben.
Nun sieht die Word-Seite so aus:
Verbinden Sie das Arbeitsblatt mit den Beschriftungen des Wortes
Jetzt haben Sie leere Etiketten in Microsoft Word eingerichtet, um Informationen aus Excel zu erhalten. Als nächstes sollten Sie das Word-Dokument mit dem Arbeitsblatt mit Ihrer Mailing-/Adressliste verbinden, um die Daten auf Ihre Etiketten zu übertragen.
Gehen Sie im Word-Dokument auf die Registerkarte „Mailings“ und wählen Sie die Option „Empfänger auswählen“. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Option "Bestehende Liste verwenden".
Navigieren Sie zur Excel-Tabelle mit der Mailingliste im Fenster Datenquelle auswählen, wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf „Öffnen“.
Wenn ein Dialogfeld zur Bestätigung der Datenquelle angezeigt wird, wählen Sie „OLE DB-Datenbankdateien“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.
Ein weiteres Popup-Fenster mit dem Namen Tabelle auswählen wird angezeigt. Wenn Sie Ihre Adressliste benannt haben (Customer_Mailing_List), wählen Sie diese aus und klicken Sie auf „OK“. Wenn nicht, wählen Sie das Arbeitsblatt mit Ihrer Liste aus und klicken Sie auf „OK“.
Wie Sie sehen, ist das Word-Dokument jetzt mit Adressetiketten gefüllt, auf denen „«Nächster Datensatz»“ steht.
Empfängerliste für Seriendruck bearbeiten
Klicken Sie im Reiter „Mailings“ auf die Option „Empfängerliste bearbeiten“.
Das Fenster „Serienbriefempfänger“ wird angezeigt, in dem alle Empfänger aus Ihrer Adressliste aufgeführt sind. Alle werden standardmäßig ausgewählt. Hier können Sie Empfänger sortieren, filtern, hinzufügen oder aus Ihrer Liste entfernen.
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Namen der Empfänger, die Sie nicht in Ihren Labels haben möchten.
Seriendruckfelder hinzufügen
Jetzt müssen Sie dem Dokument Seriendruckfelder hinzufügen, bevor Sie den Seriendruck abschließen können. Wenn Sie Ihren Etiketten Seriendruckfelder hinzufügen, werden diese Felder zu Platzhaltern für die Spaltenüberschriften in Ihrem Arbeitsblatt. Sobald die Zusammenführung abgeschlossen ist, werden die Platzhalter durch die Daten aus Ihrer Excel-Mailingliste ersetzt.
Um Seriendruckfelder hinzuzufügen, klicken Sie in der Gruppe „Felder schreiben und einfügen“ auf der Registerkarte „Mailing“ auf „Adressblock“.
Hier können Sie das entsprechende Format für den Namen des Empfängers auf dem Etikett festlegen. Im Abschnitt „Vorschau“ sehen Sie eine Vorschau des ausgewählten Adressmusters. Klicken Sie auf „OK“, um die Felder hinzuzufügen.
Wenn Teile Ihres Adressblocks fehlen oder nicht mit dem gewählten Adressformat übereinstimmen, bedeutet dies, dass die Spaltenüberschriften Ihrer Adressliste in Excel von den standardmäßigen Word-Serienbrieffeldern abweichen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Felder abgleichen“, um die richtigen Felder mit den für den Adressblock erforderlichen Feldern abzugleichen.
Prüfen Sie im Fenster „Felder abgleichen“, ob die erforderlichen Felder für den Adressblock mit der Spalte in Ihrer Arbeitsmappe übereinstimmen. Wenn nicht, klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche neben dem erforderlichen Feld und ordnen Sie es einer Spaltenüberschrift in Ihrer Excel-Datei zu. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „OK“.
Nun erscheint ‘«AddressBlock»’ im ersten Etikett Ihres Dokuments.
Als nächstes müssen Sie das Etikettenformat und das Layout des ersten Etiketts (<>) auf die restlichen Etiketten im Word-Dokument kopieren. Klicken Sie dazu im Bereich „Schreiben & Einfügen“ auf der Registerkarte „Mailings“ auf „Etiketten aktualisieren“.
Seriendruck durchführen
Bevor wir das Word-Dokument und die Excel-Datei zusammenführen, schauen wir uns an, wie die fertigen Etiketten aussehen werden.
Um Ihre Ergebnisse zu überprüfen, wählen Sie in der oberen Leiste die Option "Ergebnisse anzeigen".
Jetzt können Sie den eigentlichen Seriendruck durchführen.
Sie können das aktuell angezeigte Etikett auf der Registerkarte Start formatieren. Sie können sogar den Schrifttyp, die Schriftgröße, die Schriftfarbe usw. der Etiketten nach Ihren Wünschen ändern. Wenn Sie die Formatierung des aktuell in der Vorschau angezeigten Etiketts abgeschlossen haben, klicken Sie auf der Registerkarte „Mailings“ auf „Etiketten aktualisieren“, um die Formatierung auf alle Etiketten anzuwenden.
Um die Zusammenführung durchzuführen, gehen Sie zum Reiter „Mailings“ und klicken Sie in der Gruppe „Fertig stellen“ auf die Option „Fertig stellen und zusammenführen“. Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Einzelne Dokumente bearbeiten“.
Es wird ein kleines Popup-Fenster mit dem Namen „Merge to New Document“ angezeigt. Wählen Sie dort unter Datensätze zusammenführen „Alle“ aus und klicken Sie auf „OK“, um den Vorgang abzuschließen.
Nun werden die Informationen aus Ihrer Adressliste auf Ihre Etiketten übertragen und es erscheint ein neues Dokument mit den Adressetiketten aus Ihrer Excel-Adressliste. Sie können dieses Etikettendokument nun wie jedes andere Word-Dokument bearbeiten, formatieren, drucken und speichern.
Bonus-Tipp: Grenzen hinzufügen zu den Etiketten
Es ist schwierig, die Etiketten ohne Ränder zu schneiden. Um Rahmen hinzuzufügen, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) oben links neben den Texten.
Jetzt sind alle Etiketten im Dokument ausgewählt, klicken Sie im schwebenden Menü auf das Symbol "Rahmen" und klicken Sie in den Optionen auf "Alle Grenzen".
Sie sehen sofort Grenzen zwischen den verschiedenen Labels.
Jetzt müssen Sie nur noch Ihre Etiketten ausdrucken, ausschneiden, auf Mails kleben und Ihre Mails versenden.